QuickBooks: 8 financiële tips voor ondernemers - dummies

Bedrijfseigenaren moeten een actieve rol spelen in de financiële kant van het bedrijf om pogingen tot verduistering of vervalsing te voorkomen. Neem de financiële overzichten van uw QuickBooks door, houd goed waar het geld naartoe gaat en weet wie de financiën behandelt. Houd uw bedrijf veilig en in goede staat door deze acht financiële tips te volgen.

Onderteken al uw eigen cheques

Dit is geen slag tegen boekhouders. In een klein bedrijf hebben mensen (met name full-charge boekhouders) echter de mogelijkheid om u gemakkelijk te misleiden. Door alle cheques zelf te ondertekenen, houdt u uw vinger aan de pols van uw gelduitstroom. Ja, deze oefening kan een gedoe zijn - je moet elke keer dat je een stapel cheques tekent papierwerk doornemen - maar onthoud het alternatief.

Trouwens, als u een partnerschap hebt, moet u op zijn minst een paar partners de cheques mede ondertekenen - of op zijn minst de grote cheques.

Onderteken niet op de verkeerde manier

Als u veel cheques tekent, komt u misschien in de verleiding om een snelle en furieuze (onvermijdelijk onleesbare) handtekening te gebruiken. Hoewel het onleesbaar is je naam onleesbaar te vatten als je handtekeningen signeert, doe het dan niet als je cheques tekent. Een duidelijke handtekening, vooral een met een gevoel voor persoonlijke stijl, is onderscheidend. Een golvende lijn met een kruis en een paar puntjes is gemakkelijk te vervalsen.

Controleer geannuleerde cheques voordat uw boekhouder het doet

Zorg ervoor dat u uw geannuleerde cheques (de controlebeeld die op uw bankafschrift staat) bekijkt voordat iemand anders het maandelijkse bankafschrift ziet.

Deze informatie gaat zeker niet over boekhouders die wangedrag plegen. Toch kan een bedrijfseigenaar bepalen of iemand handtekeningen vervalst alleen door de eerste te zijn om het bankafschrift te openen en door elk van de handtekeningen van de geannuleerde controles te controleren.

Als u de controles niet onderzoekt, kunnen gewetenloze werknemers - met name boekhouders die de bankrekeninggegevens kunnen bijwerken - uw handtekening ongestraft voortzetten. En ze worden niet betrapt als ze nooit de rekening overdragen.

Voel je niet geneigd om deze procedures te volgen? Dan zal u - niet de bank - waarschijnlijk de verliezen opeten.

Kies een boekhouder die op de hoogte is van computers en betalingsprocedures

Maak je geen zorgen, je hoeft geen FBI-achtergrondcontrole aan te vragen bij het inhuren van een boekhouder. Als u QuickBooks gebruikt, hoeft u geen mensen in te huren die bekend zijn met boekhoudsystemen voor kleine bedrijven. Zoek gewoon mensen die een chequeboekje kunnen bijhouden en met een computer kunnen werken.Ze zouden geen probleem moeten hebben met het begrijpen van QuickBooks.

Natuurlijk wil je niet iemand die net van de raapwagen is gevallen. Maar zelfs als je iemand inhuurt die de stad in is gereden, heb je niet zoveel moeite om die persoon op de hoogte te houden met QuickBooks.

Een boekhouder die dubbel boekhouden kent, is super behulpzaam. Maar om eerlijk te zijn, dergelijke kennis is waarschijnlijk niet essentieel. Maar onthoud: Zoek tijdens het inhuren iemand die weet hoe je de salarisadministratie moet doen - en niet alleen de federale loonheffingen, maar ook de aktieactiviteiten van de staat loonbelasting.

Controleer uw financiële overzichten regelmatig

Maak regelmatig een overzicht van de winst- en verliesrekening die QuickBooks moeiteloos genereert. Krijg de gewoonte om over uw balans te kijken met zijn lijsten met activa en passiva. Verken en vind een ander rapport of twee dat u nuttige inzichten geeft in de ritmen en rijmen van uw bedrijf. (Alle fouten die u maakt, zullen trouwens waarschijnlijk als zweverige nummers op uw balans worden weergegeven.)

Waarschijnlijk kunt u de werking vrij stevig vasthouden door naar twee of drie eenvoudig te begrijpen rapporten te kijken. En door regelmatig naar deze financiële overzichten te kijken, zeg een of twee keer per week, verandert u uw boekhoudsysteem in een hulpmiddel dat nuttig is voor zowel het ontdekken van verleidelijke kansen als het vermijden van gevaarlijke vallen.

Dit is een manier om uw bedrijven te runnen door te kijken naar drie QuickBooks-rapporten:

Een winst- en verliesrekening die de cijfers van jaar tot jaar van vorig jaar vergelijkt (zodat u kunt zien hoe u bent ' opnieuw doen in het lopende jaar in vergelijking met het voorgaande jaar)
De debiteurenoverzicht veroudering (zodat u kunt zien welke klanten en klanten achterstallig zijn)
De balans (u kunt dus bewaak uw geld en werkkapitaal en ontdek grappige dingen).

Kies een geschikt boekhoudsysteem

Wanneer u QuickBooks gebruikt, gebruikt u kasboekhouding of boekhouding op transactiebasis. Kasboekhouding is prima wanneer de kasinstroom van een bedrijf overeenkomt met de omzet en de uitgaande kasstroom een afspiegeling is van de kosten. In veel bedrijven is deze situatie echter niet het geval. Een contractbouwer van eengezinswoningen kan bijvoorbeeld contanten hebben die binnenkomen (door te lenen bij banken) maar mogen geen geld verdienen. Als alternatief kan een eigenaar van een pandjeshuis die geld leent voor een rentepercentage van 22 procent, misschien scads geld verdienen, zelfs als het geld elke dag uit het bedrijf stroomt.

Als algemene regel geldt dat wanneer u voorraad koopt en verkoopt, boekhouding op transactiebasis beter werkt dan kasbasisberekening. Cash-base accounting gaat echter vaak over op inkomstenbelastingen.

Als QuickBooks niet werkt voor uw bedrijf …

is QuickBooks een geweldig boekhoudprogramma voor kleine bedrijven. Maar als QuickBooks niet aan uw behoeften voldoet - als u bijvoorbeeld een programma nodig hebt dat beter werkt voor een fabrikant of dat een speciale branchespecifieke functie bevat - wilt u misschien een van de meer gecompliceerde (maar ook krachtiger)) boekhoudpakketten voor kleine bedrijven.

Voordat u van QuickBooks Simple Start of QuickBooks Pro springt, moet u de Enterprise Solutions-versie van QuickBooks bekijken, die meer kost, maar ook werkt voor grotere bedrijven. De Enterprise-versie van QuickBooks ziet eruit en werkt vrijwel identiek aan de "gewone" versies. Als u QuickBooks Pro kent, kent u QuickBooks Enterprise dus (of kent u dit meestal wel).

Als de Enterprise-versie van QuickBooks niet werkt, wilt u misschien met uw accountant praten over branchespecifieke pakketten. (Als u bijvoorbeeld een commerciële printer bent, heeft een bepaalde leverancier wellicht een speciaal boekhoudpakket ontwikkeld, alleen voor commerciële drukkers.)

Houd het simpel

Houd kleine en middelgrote zaken zo eenvoudig mogelijk. Houd uw zakelijke aangelegenheden zelfs zo eenvoudig dat u gemakkelijk kunt zien of u geld verdient en of het bedrijf gezond is.

Dit advies over eenvoud klinkt misschien vreemd, maar soms kunnen zeer slimme mensen monsterlijk complexe financiële structuren bouwen voor hun bedrijf, inclusief ingewikkelde lease-overeenkomsten, labyrintische partnerschappen en bedrijfsstructuren, en geavanceerde winstdeling en kosten -afspraken maken met andere bedrijven. Deze supergesofisticeerde financiële regelingen leveren geen winst op als u alle kosten in aanmerking neemt. Bovendien veranderen dergelijke complexe regelingen bijna altijd in management- en archiveringshoofdpijn.