De QuickBooks Edit Menu Commands - dummies

Wanneer u werkt met een register in QuickBooks, biedt het menu Bewerken verschillende andere nuttige opdrachten voor het invoeren van nieuwe transacties, het bewerken van bestaande transacties en het hergebruiken van transactie-informatie:

• Controleren / storten bewerken: deze opdracht komt overeen met de knop Transactie bewerken (die in het venster Registreren verschijnt). Als u de opdracht Check / Deponeren kiest, geeft QuickBooks het venster Cheques weergeven weer, zodat u de transactie met dat hulpmiddel kunt bewerken.

  De opdrachtnaam verandert afhankelijk van de geselecteerde transactie. U ziet de opdracht Bewerken controleren als de geselecteerde transactie een vinkje is. U ziet het Edit Deposit-commando als de geselecteerde transactie een storting is.

• Nieuwe controle: met deze opdracht wordt het venster Cheques weergeven weergegeven, zodat u een nieuwe chequetransactie kunt opnemen en deze in het kasregister kunt registreren.

• Cheque verwijderen: met de opdracht Delete Check wordt de geselecteerde transactie uit het register verwijderd. (De naam van deze opdracht verandert afhankelijk van de transactie die in het register is geselecteerd.)

• Controle onthouden: deze opdracht, die indien nodig wordt weergegeven, onthoudt de geselecteerde transactie, voegt de controle-informatie toe aan de opgeslagen transactielijst en biedt u daarmee de mogelijkheid de controle-informatie op enig moment in de toekomst opnieuw te gebruiken. (Als u een transactie hebt die u vaak opneemt - bijvoorbeeld elke maand - bespaart u de gegevensinvoertijd als u de transactie onthoudt en vervolgens opnieuw gebruikt.)

• Void Check: deze opdracht, die ook verschijnt wanneer dat van toepassing is, laat u de geselecteerde chequetransactie ongeldig maken.

• Kopiëren / Plakken: met de opdracht Kopiëren wordt de momenteel geselecteerde cheque gekopieerd. Als u de opdracht Plakken kiest, plakt QuickBooks de zojuist gekopieerde cheque in de volgende lege rij van het register.

• Ga naar overdracht: deze opdracht gaat naar de andere kant van een overdrachtstransactie. De opdracht Go To Transfer is uiteraard logisch en werkt alleen als de geselecteerde transactie een overdracht is.

• Transactiegeschiedenis: deze opdracht geeft een venster weer met alle transacties die betrekking hebben op de huidig ​​geselecteerde transactie. Doorgaans gebruikt u deze opdracht Transactiehistorie wanneer de geselecteerde transactie een klantbetaling is.

  In dit geval worden in het venster Transactiegeschiedenis alle transacties weergegeven die betrekking hebben op de betalingstransactie van de klant. U kunt het venster Transactiegeschiedenis gebruiken om snel naar een van de gerelateerde transacties te gaan. Klik eenvoudig op de vermelde transactie. U kunt ook transacties bewerken die worden weergegeven in het venster Transactiegeschiedenis.Klik op de transactie en klik vervolgens op de knop Betaling bewerken om dit te doen.

• Kladblok: kies deze opdracht om het dialoogvenster Kladblok weer te geven, zodat u gratis informatie over de begunstigde van de geselecteerde transactie kunt noteren. Het dialoogvenster Kladblok bevat een knop Datumstempel die u kunt gebruiken om de tijd op te nemen waarop u een notitie noteert en een knop Afdrukken die u kunt gebruiken om gedrukte exemplaren af ​​te drukken.

• Accountkleur wijzigen: met deze opdracht geeft u het dialoogvenster Accountkleur wijzigen weer, waarmee u een andere kleur voor de striping in het venster Register kunt kiezen. Als u een andere kleur wilt selecteren, klikt u op het vierkant in de kleur met de gewenste kleur en klikt u vervolgens op OK.

• Gebruik registreren: met deze opdracht geeft u het dialoogvenster Registreren gebruiken weer, waarmee u het account kunt selecteren dat u in een register wilt weergeven.

• Calculator gebruiken: deze opdracht geeft, voorspelbaar, de Windows-rekenmachine weer. Als u vragen hebt over hoe u met de Windows-rekenmachine kunt werken, raadpleegt u de Windows-documentatie of het Windows Help-bestand.

• Zoeken: de opdracht Zoeken geeft het tabblad Eenvoudig van het venster Zoeken of het tabblad Geavanceerd van het venster Zoeken weer. Op beide tabbladen kunt u uw register doorzoeken en transacties zoeken.

  

  Om het tabblad Eenvoudig te gebruiken, gebruikt u de velden Type transactie, Klant: opdracht, Datum, Factuurnummer en Bedrag om de gewenste transactie te beschrijven. Voer zoveel mogelijk informatie in als u kunt, maar houd er rekening mee dat als u onjuiste informatie invoert, QuickBooks (uiteraard) niet in staat zal zijn om de transactie te vinden die u zoekt.

  Nadat u de transactie zo gedetailleerd mogelijk hebt beschreven, klikt u op de knop Zoeken. QuickBooks geeft een lijst met transacties weer die overeenkomen met uw zoekcriteria. Als u naar een bepaalde transactie wilt gaan, klikt u op de transactie in de lijst en vervolgens op de knop Ga naar.

  

  Op het tabblad Geavanceerd kunt u een veel nauwkeuriger en complexere reeks zoekcriteria beschrijven. In wezen kunt u in een pijnlijk detail een filter beschrijven die QuickBooks moet toepassen op elk veld dat voor een transactie is geregistreerd. Als u bijvoorbeeld op basis van het account wilt filteren, selecteert u het accountitem in de lijst Filter.

  Open vervolgens de vervolgkeuzelijst Account en selecteer een van de accountgroepen die QuickBooks weergeeft. Het item Alle rekeningen is geselecteerd, zodat alle rekeningen worden weergegeven, maar u kunt in plaats daarvan het item Accounts selecteren kiezen om een ​​dialoogvenster weer te geven dat u kunt gebruiken om de accounts te selecteren die u wilt zoeken.

  

  Het opnemen van gesplitste details? Met keuzerondjes kunt u aangeven of u gesplitste detailinformatie wilt gebruiken. Nadat u het filter of de filters die u wilt gebruiken, beschrijft, klikt u op de knop Zoeken. Net als bij het tabblad Eenvoudig van het venster Zoeken, geeft QuickBooks een lijst met alle transacties weer die overeenkomen met uw filter. Als u naar een van de vermelde transacties wilt gaan, klikt u erop en klikt u vervolgens op de knop Ga naar.

• Zoeken: deze opdracht opent een zoekvenster dat u kunt gebruiken om te zoeken naar specifieke informatie in uw bedrijfsbestand.

• Voorkeuren: met deze opdracht kunt u de manier wijzigen waarop QuickBooks werkt, zodat deze het beste overeenkomt met de boekhoudvereisten van uw bedrijf.