QuickBooks Pro en Premier in een omgeving met meerdere gebruikers - dummies

U beperkt zich niet tot het gebruik van slechts één wachtwoord om de toegang tot uw QuickBooks-gegevensbestand te beheren. Ga als volgt te werk om extra gebruikers in QuickBooks Pro en QuickBooks Premier in te stellen:

1Kies het bedrijf → Gebruikers en wachtwoorden instellen → Gebruikers instellen.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer, waarin alle gebruikers worden geïdentificeerd waarvoor QuickBooks-toegang is ingesteld en die momenteel bij het systeem zijn aangemeld.

2Vertel QuickBooks waaraan u een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Gebruiker toevoegen te klikken.

QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer.

3Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

Geef elke gebruiker waarvoor u een wachtwoord opstelt een gebruikersnaam door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4Klik op Volgende om door te gaan en geef aan of u de toegang voor de nieuwe gebruiker wilt beperken.

Wanneer QuickBooks het tweede dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen toont, geeft u aan of u de toegang en de rechten van de gebruiker wilt beperken. Als u de toegang en rechten wilt beperken (rechten zijn eenvoudig de dingen die de gebruiker kan doen), selecteert u het keuzevak Geselecteerde gebieden van QuickBooks.

Selecteer het keuzerondje Alle gebieden van QuickBooks als u wilt dat de gebruiker iets kan doen. Als u aangeeft dat de nieuwe gebruiker toegang moet hebben tot alle delen van QuickBooks, bent u klaar met het instellen van het gebruikerswachtwoord. U kunt de resterende stappen overslaan.

5Klik op Volgende om door te gaan en beschrijf vervolgens de toegang tot verkoop- en klantgegevens en taken.

Nadat u stap 4 hebt voltooid, geeft QuickBooks het derde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Dit is de eerste van een reeks dialoogvensters die u door een interview leiden en gedetailleerde vragen stellen over wat voor soort toegang elke gebruiker moet hebben tot een bepaald gebied.

Wat betreft verkoopactiviteiten, vraagt ​​QuickBooks naar de toegang tot transacties (zoals facturen, creditnota's en debiteureninformatie). U kunt aangeven dat de gebruiker geen toegang mag hebben door het keuzerondje Geen toegang te selecteren.

U kunt aangeven dat de gebruiker volledige toegang moet hebben door het keuzerondje Volledige toegang te selecteren. Als de gebruiker gedeeltelijke toegang zou moeten hebben, selecteert u het keuzerondje Selectieve toegang en selecteert u vervolgens een van de selectieknoppen Selectieve toegang: Alleen transacties maken, Transacties maken en afdrukken of Transacties maken en Verslagen maken.

6Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de rechten voor aankopen en crediteuren.

Nadat u stap 5 hebt voltooid door op Volgende te klikken, geeft QuickBooks het vierde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Hiermee kunt u opgeven welke toegang deze nieuwe gebruiker heeft in de gebieden voor aankopen en accounts. U kunt het keuzerondje Geen toegang selecteren. U kunt het keuzerondje Full Access selecteren.

Of selecteer een middelste gebied door het keuzerondje Selectieve toegang en een van de hulpknoppen van Selective Access te selecteren. Dezelfde regels voor het instellen van rechten en toegang die van toepassing zijn op het gebied voor aankopen en crediteuren zijn van toepassing op het verkoop- en debiteurengebied.

7Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de resterende gebruikersrechten en toegang.

Wanneer u op de knop Volgende klikt onder aan elke versie van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, geeft QuickBooks verschillende andere versies weer van het dialoogvenster dat wordt gebruikt om u te vragen over gebruikersrechten en toegang.

Nadat u bijvoorbeeld hebt beschreven welke rechten geschikt zijn voor de gebruiker in het gebied voor aankopen en betalen, vraagt ​​QuickBooks u naar het gebied voor controleren en creditcard. Vervolgens vraagt ​​hij naar het voorraadgebied. Vervolgens vraagt ​​hij naar de salarisadministratie. Vervolgens vraagt ​​hij naar algemene, gevoelige boekhoudactiviteiten. Tot slot vraagt ​​QuickBooks naar de toegang tot financiële rapportagemogelijkheden.

8Specificeer of de gebruiker transacties kan wijzigen of verwijderen.

Nadat u ongeveer zes verschillende versies van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen hebt geopend met vragen over specifieke boekhoudgebieden, geeft QuickBooks de pagina Transacties wijzigen of verwijderen van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer.

Op de pagina Transacties wijzigen of verwijderen kunt u aangeven dat een gebruiker transacties die vóór de sluitingsdatum zijn geregistreerd wel of niet kan wijzigen. Over het algemeen wilt u de mogelijkheden van een gebruiker om transacties te wijzigen of verwijderen te beperken.

9Klik op Volgende en bekijk uw beslissingen over rechten.

Wanneer u op Volgende klikt, geeft QuickBooks de definitieve versie weer van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, dat de gebruikersrechten identificeert die u hebt toegewezen of toegestaan. U kunt dit dialoogvenster gebruiken om de rechten te bekijken die iemand heeft.

Als u zich realiseert dat u ten onrechte rechten hebt toegewezen, klikt u op de knop Vorige om terug door de dialoogvensters te bladeren naar de map waarin u een fout hebt gemaakt. Wijzig de toewijzing van rechten en klik op de knop Volgende om terug te keren naar het laatste venster van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen.

10Als u klaar bent met het beoordelen van gebruikersrechten en toegang, klikt u op Voltooien.

Vanaf dit punt kan de nieuwe gebruiker QuickBooks gebruiken; zijn of haar rechten zijn echter beperkt tot wat u hebt opgegeven.