Afstemmen van uw bankrekening in Sage 50 - dummies

Voordat u begint met een bankafstemming in Sage 50, moet u ervoor zorgen dat u het grootste deel van uw financiële transacties hebt ingevoerd voor de periode die u afstemt. Traditioneel zouden boekhouders de bankrekening aan het eind van elke maand verzoenen, nadat ze hun bankafschriften hadden ontvangen. De komst van online bankieren betekent echter dat het nu eenvoudiger is om uw bankrekening op een veel regelmatiger manier te verzoenen. In theorie zou je je transacties dagelijks kunnen verzoenen, hoewel het wekelijks waarschijnlijker is.

Hier volgt een lijst met dingen die u moet doen om ervoor te zorgen dat u heeft gepost voordat de bankrekening werd afgestemd:

• Controleer of alle verkoopfacturen op uw administratiesysteem zijn geboekt en bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat alle ontvangen overschrijvingen kunnen worden toegewezen aan de juiste factuur.

• Zorg dat alle ontvangsten die handmatig op de bankrekening zijn gestort, worden geboekt naar het accountsysteem. U kunt BACS-ontvangsten rechtstreeks van de bankafschriften plaatsen.

• Zorg ervoor dat u alle cheques op het boekhoudsysteem hebt gepost dat u hebt geschreven en verzonden.

• Controleer of u alle leveranciersfacturen op het systeem hebt gepost. Dit zorgt ervoor dat alle betalingen die u aan uw leveranciers doet, kunnen worden toegewezen aan de juiste factuur.

• Als u Sage 50 gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u bankherhalende boekingen die u hebt ingesteld voor regelmatig uitgevoerde of ontvangen betalingen hebt verwerkt.

Wanneer u er zeker van bent dat u alle bovenstaande taken hebt voltooid, kunt u beginnen met het afstemmingsproces.

1. Selecteer in de module Bankrekeningen het account dat u wilt afstemmen en klik op het pictogram Afstemmen.

   Hierdoor wordt het venster Overzicht van de verklaring geopend waarin u een titel voor de bankafstemming moet invoeren en het bankafschriftenaldo moet invoeren dat u wilt afstemmen en de datum van de afrekening.

2. Als u op OK klikt, wordt het scherm voor afstemming van de bank geopend en kunt u uw bankafschriften gebruiken om alle transacties die momenteel in Sage 50 worden weergegeven, af te vinken tegen de bankafschriften zelf.

   Als items niet zijn afgevinkt, zoals automatische incasso's en BAC-ontvangsten, kunt u deze toevoegen met behulp van de aanpassingsknop en het juiste type betaling of ontvangst selecteren.

   Vergeet niet dat u de afstemming op elk gewenst moment kunt opslaan, dus als u wordt onderbroken, kunt u de afstemming opslaan en later terugkeren. Alle matches die je hebt gemaakt, worden opgeslagen. Zorg ervoor dat wanneer u de bankafstemming de volgende keer opent, u op de optie 'Gebruikt opgeslagen' en niet op 'Opgeslagen bewaren' klikt, anders moet u helemaal opnieuw beginnen!

3. Wanneer u tevreden bent dat u alle items in Sage heeft gekoppeld aan een vermelding op uw bankafschriften en dat er geen resterende items ongemarkeerd blijven op uw werkelijke bankafschrift, kunt u het afstemmingsproces voltooien.

   Controleer echter voordat u op de knop Opnieuw afstemmen klikt of het vakje 'Verschil' in de rechterbenedenhoek nul aangeeft. Als dit niet het geval is, controleert u of u het juiste bankafschriftbedrag hebt ingevoerd en controleert u nogmaals alle items die u hebt aangevinkt. Mogelijk hebt u per abuis per ongeluk een extra item gevonden.

4. Als u tevreden bent dat uw cijfers kloppen en het vak voor het verschil nul is, klikt u op Opnieuw afstemmen. Klus geklaard!

   Een kopie van uw bankafstemming wordt in de archieven opgeslagen voor toekomstig gebruik.