Opnemen van uw rekeningen met QuickBooks 2003 - dummies

Wanneer een factuur wordt ontvangen, moet u deze eerst opnemen. U kunt rekeningen opnemen via het venster Rekeningen invoeren of het crediteurenadministratie-register. Als u van plan bent rekeningen per uitgave en item te volgen, moet u het venster Rekeningen invoeren gebruiken.

Volg deze stappen om een ​​factuur op te nemen via het dialoogvenster Rekeningen invoeren:

1. Kies Leveranciers -> Voer rekeningen in.

Of selecteer Leveranciers in de lijst Navigators en klik vervolgens op het pictogram Rekeningen invoeren. U merkt ongetwijfeld dat de bovenste helft van dit venster veel op een cheque lijkt - dat komt omdat veel van de informatie die u hier plaatst op de cheque belandt die u schrijft om uw rekening te betalen. (Als u boven aan het formulier het woord Credit ziet in plaats van Bill, klikt u op de optieoptie Bill in de linkerbovenhoek. U kunt dit scherm ook gebruiken om tegoed in te vullen bij leveranciers.)

2. Selecteer de naam van de leverancier die u betaalt.

Als u deze factuur wilt betalen aan een leverancier die al op de leverancierslijst staat, klikt u op de pijl-omlaag aan het einde van de leveranciersregel en kiest u de leverancier. (QuickBooks vult vervolgens automatisch het venster Rekeningen invoeren in met zo veel informatie als het zich kan herinneren.) Maar als deze leverancier nieuw is, vraagt ​​QuickBooks u om snel informatie toe te voegen of in te stellen over de leverancier - het adres, de kredietlimiet, betalingsvoorwaarden, enzovoort. U verstrekt deze informatie in het venster Nieuwe leverancier.

Als u een of meer niet-ingevulde bestellingen hebt bij de leverancier die u selecteert, vraagt ​​QuickBooks u of u het wilt ontvangen tegen een bestelling. Klik op Ja als u het doet of Nee als u dat niet doet. Als u tegen een bestelling wilt ontvangen, geeft QuickBooks het dialoogvenster Openstaande bestellingen weer. Het geeft eenvoudigweg de geopende bestellingen weer die u hebt opgenomen. Wanneer u één of meerdere inkooporders selecteert om tegen te ontvangen, vult QuickBooks de artikelen en bedragen van deze bestellingen voor u in, die u indien nodig kunt wijzigen.

Om een ​​inkooporder te creëren, die slechts een record is van items die u bij leveranciers bestelt, kiest u Leveranciers -> Aankooporders creëren. Wanneer QuickBooks het venster Bestellingen creëren weergeeft, beschrijf dan uw bestelling. U print en bewerkt bestellingen op dezelfde manier als waarop u facturen en creditnota's afdrukt.

3. Selecteer de betalingsvoorwaarden die beschrijven wanneer de factuur moet worden betaald.

Open in de regel Termijnen de vervolgkeuzelijst en selecteer de betalingsvoorwaarden (als de informatie er nog niet is vanaf wanneer u de leverancier instelt).

4. (Optioneel) Voer een memo in om de factuur te beschrijven.

U kunt een notitie invoeren in het vak Memo. De notitie die u invoert, verschijnt in het A / P-register.

5. Verplaats de cursor naar de kolom Account op het tabblad Kosten en voer de naam van een kostenrekening in.

De kans is groot dat u de naam wilt invoeren van een onkostenrekening die al in het rekeningschema staat. Als dat het geval is, klikt u op de pijl-omlaag om een ​​lijst met al uw accounts te bekijken. U moet waarschijnlijk door de lijst scrollen om naar de onkostenrekeningen te gaan (een snelle manier om door de lijst te bladeren is om de accountnaam te typen - u gaat rechtdoor in de lijst). Klik op het account dat deze rekening vertegenwoordigt (hoogstwaarschijnlijk Supplies of iets dergelijks).

Als u een nieuwe onkostenaccountcategorie voor deze factuur wilt maken, kiest u bovenaan de lijst. U ziet het dialoogvenster Nieuwe account. Vul de informatie in en klik op OK.

Wat als het geld dat u uitbetaalt vanwege deze rekening kan worden gesplitst tussen twee, drie of vier onkostenrekeningen? Klik eenvoudig onder het account dat u zojuist hebt ingevoerd. De pijl omlaag verschijnt. Klik erop om een ​​ander onkostenaccount in te voeren en een ander, en een ander, als u dat wilt.

6. Ga zo nodig naar de kolom Bedrag en wijzig de cijfers.

Als u deze factuur over meerdere accounts splitst, moet u ervoor zorgen dat de cijfers in de kolom Bedrag optellen tot het totaal van de factuur.

7. (Optioneel) Voer woorden van uitleg of wijsheid in de kolom Memo in.

8. (Optioneel) Wijs de kosten toe aan een klant: opdracht.

Als u van plan bent om deze kosten te vergoeden, of als u gewoon uw uitgaven per baan wilt bijhouden, voert u de klant in die u gaat vergoeden. Voer indien nodig een bedrag in voor elk account. U kunt de pijl-omlaag gebruiken om klanten te vinden en vervolgens erop klikken.

9. (Optioneel) Wijs de kosten toe aan een klas.

U kunt uitgaven ook per klas volgen door in de kolom 'Class' in te voeren. Let op de gebruikelijke pijl naar beneden en klik erop om een ​​lijst met klassen te zien. (U ziet geen kolom Class tenzij u QuickBooks hebt verteld dat u klassen wilt gebruiken.)

Als u wilt dat QuickBooks kosten per klas bijhoudt, kunt u dit instellen. Als u QuickBooks wilt instellen om uitgaven bij te houden, kiest u Bewerken -> Voorkeuren. Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Voorkeuren weergeeft, klikt u op het pictogram Accounting, klikt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en schakelt u het selectievakje Class-tracking gebruiken in.

Klik desgewenst op de knop Opnieuw berekenen om de uitgaven te totaliseren.

10. Gebruik het tabblad Items om de verschillende items vast te leggen die de factuur vertegenwoordigt.

Klik op het tabblad Items. Voer de items in die je hebt gekocht en de prijzen die je ervoor hebt betaald.

Als u na het gedeeltelijk voltooien van de factuur weet dat de factuur inderdaad een bestelling betaalt, klikt u op de knop Selecteer bestelling, die wordt weergegeven op het tabblad Items van het venster Factuur invoeren.

Klik in de vervolgkeuzelijst Verkoper op de naam van de leverancier die u de factuur heeft gestuurd. Klik in de lijst met openstaande inkooporders in de kolom links om een ​​vinkje te plaatsen naast de bestelling (of bestellingen) waarvoor u betaalt. Makkelijk genoeg? Klik op OK als u klaar bent en QuickBooks vult automatisch het tabblad Items voor u in.

11. Ga naar de kolom Item en voer een naam in voor het item.

Let op de pijl-omlaag in deze kolom. Klik erop om de lijst met items te zien. Wordt het artikel waarvoor u betaalt in deze lijst weergegeven? Als dat het geval is, klikt u op dat item. Als dat niet het geval is, kiest u bovenaan de lijst en vult u het venster Nieuw item in.

12. Vul de rest van de rijen met items op het tabblad Items in.

U kunt hier alle artikelen invoeren die u wilt kopen. Zorg ervoor dat het tabblad Items nauwkeurig de items toont die u koopt, hun kosten en hun hoeveelheden. Als u wilt, klikt u op de knop Opnieuw berekenen om de items te totaliseren.

13. Bewaar de rekening.

Klik op Opslaan en nieuw om uw record van de factuur op te slaan en voer vervolgens nog een factuur in. Of klik op Opslaan en sluiten om uw factuur te registreren, maar geen andere factuur te betalen.