Bekijken Aanvullende opties voor factuuraanpassing in QuickBooks 2012 - dummies

Op het tabblad Kop van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing kunt u opgeven welke informatie boven in het venster Facturen maken en in het bovenste gedeelte van een werkelijk afgedrukt factuurformulier wordt weergegeven. Deze informatie wordt de header genoemd en biedt het factuurnummer, de factuurdatum en de factuur- en verzendinformatie.

U kunt ook kiezen hoe informatie wordt gelabeld door de inhoud van de tekstvakken in te vullen of te bewerken. Met de selectievakjes Standaardnaam kunt u bijvoorbeeld opgeven of de formuliertitel moet worden weergegeven in de schermversie van de factuur (dit zou zich binnen het venster Facturen maken) en op de afgedrukte versie van de factuur bevinden. In het tekstvak Standaardtitel kunt u opgeven wat de titel van het formulier moet zijn.

Op vergelijkbare wijze kunt u met de selectievakjes Datum aangeven of de datum op het scherm moet verschijnen en versies van de factuur moet afdrukken en welk label moet worden gebruikt om de factuurdatum te beschrijven.

Kolominformatie opgeven om QuickBooks 2012-facturen aan te passen

Het kolomgedeelte van een factuur beschrijft in detail de artikelen waarvoor een factuur wordt gefactureerd. Productfactuurkolommen beschrijven bijvoorbeeld de specifieke producten, inclusief prijs en hoeveelheid; ze beschrijven ook de items die gefactureerd worden.

De kolommen van een servicefactuur beschrijven de specifieke services die in rekening worden gebracht. Het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing lijkt op het tabblad Koptekst. U gebruikt de selectievakjes Schermen en Afdrukken om aan te geven of een bepaald stuk kolomniveau-informatie moet worden weergegeven als een kolom in het venster Facturen maken of op de werkelijk gemaakte factuur.

Op dezelfde manier gebruikt u de titeltekstvelden om de beschrijvende labels te geven die QuickBooks gebruikt in het venster Facturen maken en op het afgedrukte factuurformulier.

De enige ongebruikelijke optie die wordt weergegeven op het tabblad Kolommen is de tekstbox Bestelling. In de vakjes Volgorde kunt u aangeven in welke volgorde (van links naar rechts) de kolom moet verschijnen. Als het itemnummer of de code bijvoorbeeld in de eerste kolom aan de linkerkant moet worden weergegeven, voert u de waarde 1 in het vak Order in.

Specificeer prog-kolommeninformatie om QuickBooks 2012-facturen aan te passen

Het gedeelte over de prog-kolommen van een factuur bevat informatie die relevant is voor situaties waarin u progress-facturen gebruikt. U kunt op het tabblad Prog Cols klikken om informatie toe te voegen en te verwijderen, zoals het bestelde bedrag, het eerder gefactureerde bedrag en eventuele nabestellingen.

Als u zich realiseert dat u een fout heeft gemaakt - misschien heeft u het verkeerde stukje beschrijvende tekst gebruikt of de kolommen verkeerd hebt besteld - kunt u uw factuur opnieuw aanpassen en daarmee uw eerdere fouten herstellen.

Geef voetnootinformatie op om QuickBooks 2012-facturen aan te passen

Op het tabblad Voettekst van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing kunt u opgeven welke informatie wordt weergegeven op het venster Facturen maken onder het kolommengebied en op de werkelijke afgedrukte factuur onder het kolommengebied.

De voettekstinformatie omvat een klantboodschap, het factuurtotaal, betalingen en kredietinformatie, een balansveld en, optioneel, een langer tekstvak. U werkt op het tabblad Voettekst op dezelfde manier als u met andere tabbladen werkt.

Schakel het selectievakje Scherm en het selectievakje Afdrukken in als u een kleine hoeveelheid informatie wilt weergeven. Om het stukje tekst dat QuickBooks gebruikt te wijzigen, bewerkt u de inhoud van het titeltekstvak.

Geef afdrukinformatie op om QuickBooks 2012-facturen aan te passen

Op het tabblad Print van het dialoogvenster Aanvullende aanpassingen kunt u een beetje controle uitoefenen over hoe QuickBooks facturen afdrukt die de sjabloon gebruiken die u hebt aangepast.

Met de keuzerondjes boven aan het tabblad kunt u bijvoorbeeld opgeven dat QuickBooks bij het afdrukken van deze specifieke factureringssjabloon de standaardinstellingen voor de oude factuurprinter moet gebruiken of als alternatief andere speciale afdrukinstellingen moet gebruiken. Met de afdrukinstellingen kunt u QuickBooks ook laten weten hoe het de pagina's van een factuur met meerdere pagina's moet nummeren.