Tips voor het werken met MYOB-regels en bankfeeds - dummies

Een van de grote voordelen van MYOB AccountRight is dat u bankregels kunt instellen om transacties automatisch toe te wijzen. Hier zijn enkele tips voor het maken van regels die correct werken, elke keer opnieuw.

• Houd de voorwaarden van de regel zo eenvoudig mogelijk. Misschien komt een recente betaling aan uw monteur bijvoorbeeld naar voren als 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Natuurlijk, je zou een regel kunnen maken die MYOB vertelt om elke transactie met deze exacte woorden toe te wijzen aan Motorrijtuigdruk, maar in plaats daarvan een moment te nemen om de regelvoorwaarden te vereenvoudigen. Maak bijvoorbeeld een regel die MYOB opdraagt ​​om een ​​transactie met de woorden 'BAY AUTOMOTIVE' toe te wijzen aan motorvoertuigkosten. Op deze manier is het waarschijnlijker dat de regel correct blijft als u de volgende keer met een creditcard betaalt in plaats van EFTPOS of de monteur zijn handelsfaciliteit wijzigt zodat de banktekst anders wordt weergegeven.

• Houd de namen van de regels informatief en gemakkelijk te identificeren. MYOB gebruikt standaard de hele beschrijving uit de tekst op uw bankafschrift als regelnaam. Met behulp van het bovenstaande voorbeeld wordt de regelnaam 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Accepteer deze standaardinstelling niet, maar wijzig in plaats daarvan regelnamen om uw regels in de toekomst gemakkelijker te vinden. Een goede regelnaam voor deze transactie is bijvoorbeeld waarschijnlijk 'Bay Automotive Vehicle Repairs', aangezien deze naam zowel de relevante bankafschriftstekst bevat, als het type kosten.

• Ga bij het maken van een regel altijd naar Geavanceerde opties en voer de naam van de leverancier of klant in de rechterbenedenhoek in. Hoewel het niet verplicht is om een ​​kaart te selecteren, moet u er rekening mee houden dat u, tenzij u een kaart selecteert, niet alle transacties voor deze klant of leverancier in de toekomst kunt opzoeken. Deze afwezigheid van gedetailleerde transactiegeschiedenis kan een hele klus zijn, dus neem het extra moment om deze informatie toe te voegen elke keer dat u een nieuwe regel aanmaakt.

  Wanneer u internetbankieren gebruikt om elektronische betalingen aan leveranciers te doen, moet u goed nadenken over hoe de beschrijving op uw bankafschrift zal verschijnen. Stel uzelf de vraag, bent u in staat om een ​​regel te maken op basis van deze beschrijving? Het antwoord op deze vraag hangt af van uw bank en van de vraag of de naam van de begunstigde altijd op uw verklaring voorkomt. Een tip is om leveranciersdetails en betalingsomschrijvingen in uw internetbankieren op te slaan, zodat telkens dezelfde tekst verschijnt. Op deze manier kunt u een regel maken op basis van die specifieke tekst.

• Let op dubbele regels. Bekijk uw lijst met regels van tijd tot tijd en controleer nogmaals hoe u uw voorwaarden hebt ingesteld.Als u twee regels kunt zien die dezelfde voorwaarden hebben, verwijdert u een van de regels of wijzigt u de regelvoorwaarden.

• Laat MYOB persoonlijke percentages automatisch splitsen. Voor uitgaven die u regelmatig splitst tussen zakelijk en persoonlijk (u kunt bijvoorbeeld altijd 75 procent benzine aan bedrijven en 25 procent aan persoonlijk toewijzen), gebruikt u de geavanceerde opties om een ​​regel te maken die deze splitsing automatisch uitvoert.

• Plaats in het venster Bankfeeds altijd uw muis op het pictogram Toegepaste regel voordat u op Goedkeuren klikt. Op deze manier geeft MYOB aan voor welk account de transactie wordt toegewezen en kunt u controleren of de regel correct werkt.

• Maak geen regel met de voorwaarde dat een transactie met het woord 'BP' wordt toegewezen aan benzine. Waarom niet? Want als u dat doet, krijgt elke BPAY-transactie, ongeacht of deze voor elektriciteit, telefoon of belasting is, aan benzine toegewezen, simpelweg omdat 'BPAY' de letters 'BP' bevat.

• Als u een groot aantal transacties hebt, kunt u overwegen de naam van de regel in het veld Memo op te geven wanneer u een regel maakt. Als u bijvoorbeeld een regel maakt met de voorwaarde dat elke transactie met de woorden 'Katoomba Au' wordt toegewezen aan reparaties van motorvoertuigen (omdat Katoomba Au in dit geval staat voor Katoomba Automotive '), is een truc om naar Geavanceerde opties en typ als 'Memo voor deze regel' Transactie gemaakt met behulp van de Katoomba Automotive-regel '. Op deze manier, als u transacties aan het einde van het kwartaal of het einde van het jaar bekijkt en u vindt dat transacties verkeerd zijn toegewezen, weet u welke regel heeft veroorzaakt dat er iets fout is gegaan.

Op de juiste manier gebruikt, kunnen bankregels tot 90 procent van de gegevensinvoertijd besparen en de noodzaak voor tijdrovende bankafstemmingen vrijwel elimineren.