Video: Begrip 2024
Zelfs bij QuickBooks vragen boekhouders zich vaak af hoe lang ze oude rapporten, kopieën van facturen en andere stukjes boekhoudkundige informatie. Er is hier geen eenduidig antwoord op, maar QuickBooks kan u helpen met het bewaren van documenten. Er zijn echter een paar dingen om over na te denken:
-
Overweeg of de andere partij bij een transactie ooit de informatie wil hebben. Als u bijvoorbeeld chronisch ruzie maakt met een leverancier over de vraag of u een rekening hebt betaald, is het verstandig om die leveranciersrekeningen en alle records van uw betaling vast te houden zolang het argument doorgaat. Dit betekent dat alle papierwerk dat facturen van leveranciers en betalingen registreert, niet per se hoeft te worden bewaard als u geen probleem ondervindt.
-
Overweeg de vereisten voor belastingberekening. Volgens de wet (veel mensen realiseren dit niet), is een bedrijf vereist om boekhoudkundige gegevens bij te houden om de winst, verliezen, inkomsten en aftrekken van de belastingdienst aan de Internal Revenue Service te melden. Dit betekent dat alles dat u nodig hebt om uw winst te berekenen of elementen van uw berekeningen te onderbouwen, moet worden gehandhaafd. Er bestaat echter een statuut van beperkingen dat doorgaans drie jaar loopt vanaf de datum waarop u de aangifte voor het laatst hebt ingediend. Dit betekent dat u in de meeste gevallen geen papierwerk hoeft te bewaren dat ouder is dan drie jaar na de aangifte waarop het betrekking heeft. Een woord van waarschuwing is op zijn plaats, omdat er een paar uitzonderingen bestaan op deze driejarige verjaringstermijn:
-
Als je echt slordig bent geweest en door je slordigheid een bruto-inkomen van meer dan 25 procent hebt gemist van wat je rendement laat zien, is het statuut van beperkingen gelijk aan zes jaar.
-
Als geen aangifte wordt ingediend of een frauduleuze aangifte wordt ingediend, bestaat er geen verjaringstermijn.
-
-
Overweeg de oude records die u mogelijk in de toekomst nodig heeft om een artikel voor uw belastingaangifte te berekenen. Deze moeten worden behouden. Als u bijvoorbeeld 30 jaar geleden een fabriek hebt gekocht, bewaar deze aankooprecords dan nadat u de fabriek hebt verkocht.
-
Bedenk dat in sommige industrieën andere bewaarregels of voorschriften voor het bewaren van documenten bestaan. Als u bijvoorbeeld een arts bent, bewaart u uw oude patiëntendossiers - en dit kan ook patiëntboekhoudingsinformatie bevatten - langer dan slechts drie jaar. Deze andere bewaarregels voor documenten verschillen per branche. Ontdek wat de regels zijn voor uw branche.
U wilt misschien nog een keer nadenken over het eenvoudig weggooien van financiële gegevens.Misschien wilt u ze versnipperen. Sommige grootschalige kantoorbenodigdheden bieden shreddingdiensten in winkels voor redelijke prijzen.
