Video: How to Track Inventory in Excel with a Barcode Scanner 2024
Als u besluit om meerdere gebruikers toegang te geven tot het QuickBooks-gegevensbestand, wilt u misschien de Quick Trail-audittrailfunctie inschakelen. Met de functie Audittrail kunt u bijhouden wie welke wijzigingen in het QuickBooks-gegevensbestand aanbrengt. Als u meer dan één persoon hebt die de informatie in QuickBooks verandert - met andere woorden, u hebt meerdere gebruikers die werken met het QuickBooks-gegevensbestand - moet u het selectievakje Auditieselectie gebruiken selecteren. Houd er rekening mee dat het gebruik van de Audit Trail QuickBooks een beetje vertraagt. Voor deze verslechtering van de prestaties krijg je echter een permanent overzicht van wie wat doet in QuickBooks.
Als u een bedrijfsdossier archiveert en aangeeft dat het bedrijfsdossier gecomprimeerd moet worden, wist QuickBooks het controletraject vóór de datum "verwijderde gesloten transacties op of vóór". Met andere woorden, gedurende de periode waarin QuickBooks oude, gesloten transacties verwijdert, verwijdert het ook de audit trail van die transacties.
Volg deze stappen om de Quick Trail-functie voor audittrail in te schakelen:
1. Kies de opdracht Voorkeuren van het menu Bewerken.
QuickBooks geeft het dialoogvenster Voorkeuren weer.
2. Geef aan dat u een accountingvoorkeur voor het bedrijfsgegevensbestand wilt wijzigen.
Als u wilt aangeven dat u de accountingvoorkeuren wilt gebruiken, gebruikt u de pictogrambalk aan de linkerkant van het dialoogvenster Voorkeuren om de accountingset met voorkeuren te selecteren. (Het pictogram Accounting-voorkeuren wordt helemaal bovenaan de lijst weergegeven.) Klik nadat u dit hebt gedaan op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren.
3. Geef aan dat u een audittrail wilt gebruiken.
Om QuickBooks te vertellen dat u een audittrail wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Auditieselectie gebruiken in en klikt u op OK. Vanaf dat moment houdt QuickBooks bij welke gebruikers wijzigingen aanbrengen in uw boekhouding.
Als u een Audit Trail-rapport wilt maken, kiest u eenvoudig de opdracht Accountant en belastingen van het menu Rapporten en selecteert u vervolgens de opdracht Audit Trail in het submenu.