QuickBooks gebruiken om voorraad te beheren in een productiebedrijf - Trackingvoorraad voor dummies

Trackingvoorraad in een productiebedrijf is moeilijker dan in andere soorten bedrijven. Wanneer u alles in essentie in QuickBooks neerzet, komt het probleem voort uit enkele lastige boekhoudvereisten:

In een productieomgeving combineert de fabrikant grondstoffenartikelen tot gereed product. Dit betekent - en dit is het uitdagende gedeelte - dat het productieproces het aantal inventaris en de waarde voor sommige artikelen (de grondstoffen of de componenten) vermindert en tegelijkertijd het aantal en de waarde van de andere, afgewerkte, goederen artikelen.
In een productieomgeving zeggen de regels dat u niet alleen de waarde van artikelen in de voorraadwaarde voor afgewerkte artikelen meetelt. U meet ook de kosten van arbeid en fabriekskosten die worden gebruikt bij het maken van de artikelen.

QuickBooks lost het eerste probleem op met betrekking tot de productievoorraad, maar lost het tweede probleem niet op. Gelukkig, zolang je een kleine fabrikant bent, hoef je je waarschijnlijk niet al te veel zorgen te maken over het tweede probleem. Vraag dit aan uw CPA. Maar maak je geen zorgen - het Congres en de Internal Revenue Service hebben een aantal achterpoortjes opgeleverd die de boekhouding gemakkelijker maken voor de kleine jongens.

Omgaan met gefabriceerde inventaris op de eenvoudige manier

Als u QuickBooks Pro of een aantal eerdere versies van QuickBooks Premier gebruikt, hebt u niet de mogelijkheid om in QuickBooks rekening te houden met de productie van voorraad. Het beste wat u kunt doen, is groepeer items om te combineren in afzonderlijke items op de factuur van een klant.

Deze benadering klinkt slordig, maar het is niet zo erg als je op het eerste gezicht misschien zou denken. U kunt ervoor kiezen om alleen het groepsitem op een klantfactuur weer te geven. Dit betekent - teruggaan naar het voorbeeld van de bloemist die rode rozen en vazen verkoopt - dat de bloemist een kristallen vaas van een dozijn rode rozen kan "fabriceren" en het geproduceerde artikel vervolgens als een groepsitem op de factuur van de klant kan tonen.

Het enige dat problematisch is aan de benadering "gewoon een groepsitem gebruiken" is dat het u geen manier biedt om de voorraadwaarden van de afgewerkte producten te volgen.

Voorraadadministratie uitvoeren in QuickBooks

Om rekening te houden met de fabricage van voorraad in QuickBooks Premier of QuickBooks Enterprise Solutions, voegt u voorraadassemblagemateriaal toe aan de itemlijst voor de items die u produceert. U registreert ook de vervaardiging van artikelen terwijl u … tja, ze vervaardigt.

Stel dat Pine Lake-porselein meestal alleen koffiemokken en andere porselein-doodadden koopt en doorverkoopt. Maar stel ook dat Pine Lake Porcelain eenmaal per jaar een verzameling rode koffiemokken samenstelt in een cadeauverpakking met Valentijnsdagverpakking. In dit geval kan QuickBooks de assemblage van een cadeaupakket in een doosje registreren, waarin bijvoorbeeld vier rode koffiemokken, een kartonnen doos en een verpakking van een zakdoekje zijn gecombineerd.

Items voor inventarisassemblage toevoegen

Om gefabriceerde items te beschrijven, volgt u deze stappen:

Kies Lijsten → Itemlijst.
QuickBooks geeft het venster Itemlijst weer.
Klik op de knop Item in het venster Itemlijst en kies Nieuw in de vervolgkeuzelijst.
QuickBooks geeft het venster Nieuw item weer.
Kies het item Voorraadmontage in de vervolgkeuzelijst Type.
QuickBooks geeft de voorraadassemblageversie van het venster Nieuw item weer.
Geef het account op dat moet worden gebruikt om de kosten van dit item te volgen wanneer u het verkoopt.
QuickBooks stelt het account voor kosten van verkochte goederen voor. Als u echter andere accounts voor uw COGS hebt gemaakt, kiest u het andere geschikte account.
Beschrijf het gefabriceerde artikel.
Typ een beschrijving van het item dat u wilt weergeven in documenten die uw klanten zien, zoals facturen. (QuickBooks suggereert dezelfde beschrijving die u standaard hebt gebruikt in het veld Beschrijving van inkooptransacties.)
Voer het bedrag in dat u in rekening brengt voor het artikel in het vak Verkoopprijs.
Geef aan of het gefabriceerde artikel onderworpen is aan omzetbelasting met behulp van de vervolgkeuzelijst Belastingcode.
Gebruik de vervolgkeuzelijst Inkomstenrekening om het account op te geven dat u met QuickBooks wilt gebruiken om de inkomsten uit de verkoop van het artikel bij te houden.
Identificeer de componenten die in het afgewerkte item terechtkomen.
Gebruik de lijst met stuklijsten voor het identificeren van de afzonderlijke componentartikelen en de hoeveelheden die nodig zijn om de voorraadassemblage te maken. Elk onderdeel van een onderdeel staat op een aparte regel in de lijst. Niet te overbodig zijn, maar houd er rekening mee dat u zowel het componentitem als het aantal benodigde componentitems identificeert.
Identificeer het activarekening.
Geef het andere huidige activumaccount op dat u met QuickBooks wilt gebruiken om de waarde van dit voorraaditem bij te houden.
Selecteer een buildpunt.
Gebruik de vakjes bij Build Point om de laagste voorraadhoeveelheid van dit item op te geven die kan blijven voordat u meer gaat produceren. Wanneer het voorraadniveau daalt tot deze hoeveelheid, voegt QuickBooks een herinnering toe aan de lijst Herinneringen, die u informeert dat u meer van het item moet maken.
Negeer de vakken On Hand en Total Value.
Zie je dat op de handendoos? Laat het ingesteld op nul. Als u nu een nummer wilt invoeren, moet u een ongecategoriseerde transactie registreren en dat wilt u niet doen. Ga je gang en laat het veld Totale waarde ook op nul staan.
Laat het vakje Als van leeg of voer de huidige datum in.
Het maakt niet uit.

De voorraadassemblageversie van het venster Nieuw artikel.

Productie of assemblage van items maken

Om een assembly te bouwen kiest u de opdracht Vendors → Voorraadactiviteiten → Build Assemblies.QuickBooks geeft het venster Build Assemblies weer. Het enige wat u hoeft te doen, is het item kiezen dat u wilt bouwen in de vervolgkeuzelijst Assemblageartikel en vervolgens de hoeveelheid invoeren die u (of een ongelukkige collega) hebt gebouwd in het vak Aantal om te bouwen in de rechterbenedenhoek. Vervolgens klik je op de knop Build & Close of Build & New. (Klik op de knop Bouwen en Nieuw als u de assembly van een aantal andere items wilt opnemen.)

De Build Assemblies-versie van het venster Nieuw item.

Hier zijn enkele dingen die u moet onthouden over de opdracht Build Assemblies:

In de rechterbovenhoek van het venster geeft QuickBooks de hoeveelheid van de assembly weer die u bij de hand hebt en het aantal klanten dat bestellingen heeft geplaatst. Dat is behoorlijk nuttige informatie om te hebben, dus onthoud dat het er is.
Een tabel in het venster Build Assemblies toont u wat er in uw product past. Niet dat het je iets kan schelen, maar dit is een stuklijst.
Aan de onderkant van de lijst met stuklijsten geeft QuickBooks het maximale aantal merken weer dat u kunt maken, gelet op uw huidige voorraadposities.
Wanneer u een artikel samenstelt, past QuickBooks de voorraaditeltellingen aan. Als je cadeauverpakkingen in dozen doet, elk met vier rode mokken en twee inpakdoekjes, verlaagt QuickBooks het aantal items van rode mokken en inpakdoekjes, en worden de itemtellingen van de cadeausets in een doos verhoogd wanneer je de opbouw van de assembly opneemt.

Sommige onderdelen die in een assembly worden gebruikt, zijn mogelijk geen inventarisitems. U kunt niet-inventariserende onderdelen in een assembly gebruiken.

Meerdere voorraadlocaties beheren

Met QuickBooks Enterprise Solutions kunt u de uitdaging aan om uw inventaris op meerdere locaties op te slaan. Als u deze functie wilt inschakelen, Geavanceerde voorraadtracering genoemd, kiest u de opdracht Bewerken → Voorkeuren, klikt u op Items en Voorraad, klikt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en klikt u vervolgens op de knop Geavanceerde voorraadinstellingen.

Als u de Enterprise Solutions-versie van QuickBooks gebruikt, geeft QuickBooks dialoogvensters weer waarmee u een lijst met inventarislocaties kunt samenstellen en velden aan de juiste vensters en dialoogvensters kunt toevoegen, zodat u voorraadartikelen op locatie kunt volgen. Als u de Enterprise Solutions-versie van QuickBooks niet gebruikt, geeft QuickBooks informatie over hoe u kunt upgraden naar Enterprise Solutions.