Video: Wat gebeurt er met je als je dood gaat? 2024
Het condenswerkingsproces van QuickBooks doet twee dingen: de QuickBooks Condense-opdracht maakt een permanente kopie van het QuickBooks-gegevensbestand (een archiverende kopie van het bestand genoemd); het bestandscondenseproces maakt het databestand kleiner door een overzicht te geven van veel oude gesloten, gedetailleerde transacties die grote monsterjournaalboekingen gebruiken.
Omdat dit condenseren en archiveren een beetje verwarrend kan zijn, is hier een korte samenvatting van wat er precies gebeurt als u het bedrijfsdossier van QuickBooks comprimeert. Dit is wat QuickBooks gewoonlijk doet tijdens het proces:
-
Slaat een archiefkopie van uw bedrijfsbestanden op: wanneer u het QuickBooks-bedrijfsbestand condenseert, slaat QuickBooks een archiefkopie van dat bestand op.
-
Oude oude transacties verwijderen: als onderdeel van het condenseproces biedt QuickBooks u de mogelijkheid om oude, gesloten transacties te verwijderen uit de huidige, werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand. Vergeet niet dat archivering een archiefkopie van het QuickBooks-bedrijfsbestand maakt.
Je hebt echter nog steeds de werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand en het is deze huidige, werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand die wordt opgeschoond of gecomprimeerd door het verwijderen van oude, gesloten transacties.
Gesloten transacties zijn transacties die QuickBooks niet langer hoeft te volgen. Een oude klantfactuur - nadat deze is betaald - is bijvoorbeeld een gesloten transactie. Een oude cheque die naar een bepaalde leverancier is geschreven - nadat deze is gewist - is een gesloten transactie.
-
Vat oude, gesloten transacties samen: Omdat de oude, gesloten transacties uit het QuickBooks-gegevensbestand worden verwijderd, creëert condenseren meestal samenvattende maandelijkse journaalposten voor de oude, gesloten transacties en plaatst deze samenvattende transacties in de huidige, werkende versie van het QuickBooks-gegevensbestand.
Met deze overzichtelijke maandelijkse journaalboekingen kunt u doorgaan met het opstellen van maandelijkse financiële overzichten. Hoewel archivering bijvoorbeeld alle oude, gesloten transacties verwijdert uit bijvoorbeeld januari 2011, kunt u nog steeds financiële overzichten produceren voor januari 2011 in 2014. Om maandelijkse financiële overzichten te produceren voor januari 2011, gebruikt QuickBooks de samenvatting van de maandelijkse journaalboekingen.
-
Wist het auditspoor: QuickBooks houdt een auditspoor bij waaruit blijkt wie welke transacties heeft ingevoerd. Een bijna verborgen effect van het opruimen van de QuickBooks-gegevensbestanden betreft het controletraject. Als u een bedrijfsbestand opschoont en aangeeft dat het bedrijfsbestand moet worden gecomprimeerd, wist QuickBooks het controletraject vóór de datum "verwijderde gesloten transacties op of vóór".
Met andere woorden, voor de periode waarin QuickBooks oude, gesloten transacties verwijdert, wordt ook het controletraject van die transacties verwijderd.
Het condensebestandproces betekent meestal dat u een kopie maakt van het QuickBooks-gegevensbestand dat u opslaat en ergens opbergt en vervolgens een verkleinde versie van het werkende bedrijfsbestand maakt. De opdracht die u gebruikt om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenderen, biedt u echter ook de mogelijkheid om bijna lege bedrijfsbestanden te maken.
De meeste mensen hoeven deze optie nooit te gebruiken. Slechts één categorie QuickBooks-gebruikers die bijna lege bedrijfsbestanden willen maken: CPA's en consultants (die een bedrijfsdossier voor een ander bedrijfsonderdeel of een andere klant willen hergebruiken) kunnen deze opdracht gebruiken om bedrijfsgegevensbestanden te maken die veel van de lijsten zijn al opgezet.