Instellen voor het instellen van de QuickBooks 2014 Leverancierslijst - dummies

Net zoals u een klantenlijst in QuickBooks gebruikt om records bij al uw klanten bij te houden, gebruikt u een leverancierslijst om records bij uw leveranciers te bewaren. Net als een klantenlijst kunt u met behulp van een leverancierslijst informatie verzamelen en opnemen, zoals het adres van de leverancier, de contactpersoon, enzovoort.

Ga als volgt te werk om een ​​leverancier aan uw leverancierslijst toe te voegen:

1Kies de leveranciers → Leverancierscentrum-opdracht.

Wanneer u dat doet, geeft QuickBooks het venster Leverancierscentrum weer.

2Als u een nieuwe leverancier wilt toevoegen, klikt u op de knop Nieuwe leverancier en selecteert u vervolgens Nieuwe leverancier in de vervolgkeuzelijst.

QuickBooks geeft het venster Nieuwe leverancier weer.

3Gaat de leverancier een naam in het vak Vendor Name.

Zoals het geval is met de klant: takenlijst, gebruikt u deze naam om naar de leverancier in QuickBooks te verwijzen. Om deze reden is een afkorting prima. U wilt gewoon iets gemakkelijk invoeren en gemakkelijk te onthouden.

4 (Optioneel) Als u uw leverancier betaalt in een andere valuta dan uw gebruikelijke eigen valuta, selecteert u die valuta in de vervolgkeuzelijst Valuta.

Als u QuickBooks vertelt dat u in meerdere valuta's werkt - dit zou u tijdens het installatieproces van EasyStep Interview hebben gedaan - wilt QuickBooks dat u vaststelt wanneer u facturen ontvangt van een leverancier in een andere valuta dan uw eigen valuta. (Opmerking: in de figuur wordt de vervolgkeuzelijst Valuta niet weergegeven omdat de functie voor het volgen van meerdere valuta's niet is ingeschakeld.)

5 (gebruikelijke regel) Negeer het beginsaldo en vanaf velden.

Doe niets met het beginsaldo en vanaf het vakje. Mensen die deze vakken niet beter kennen gebruiken om de openingsbalans in te vullen die een verkoper verschuldigd is en de datum waarop het bedrag verschuldigd is. Maar dit zorgt pas later voor problemen. Op een bepaald moment in de toekomst zal de accountant van deze arme ziel deze fout moeten vinden en corrigeren.

Zoals bij het toevoegen van nieuwe klanten, bestaat er echter een uitzondering op de gebruikelijke regel.

Hoewel de gebruikelijke regel is dat u geen beginsaldo voor een leverancier wilt instellen, heeft deze regel een belangrijke uitzondering. U boekt uw te betalen saldo op de conversiedatum door een beginsaldo in te stellen voor elke leverancier vanaf de conversiedatum. De som van deze beginsaldi is wat QuickBooks gebruikt om uw totale te betalen rekeningen op de conversiedatum te bepalen.

6Bestuur de adresgegevens van de leverancier.

Het tabblad Adresinformatie levert een aantal gemakkelijk te begrijpen kaders die u gebruikt om de naam en adresinformatie van de leverancier te verzamelen. U voert, voorspelbaar, de volledige naam van de leverancier in het vak Bedrijfsnaam in.

U kunt op de knoppen Bewerken op het tabblad Adresinformatie klikken om een ​​ander dialoogvenster weer te geven met de naam Adresinformatie bewerken, waarmee u het adres kunt invoeren in een standaard straatadres, stad, staat en postcode. De knoppen Bewerken verschijnen rechts van de adresblokken die zijn gefactureerd en verzonden.

7Breng eventuele aanvullende informatie aan.

Het tabblad Betalingsinstellingen verzamelt de meest relevante leveranciersinformatie, inclusief rekeningnummer, kredietlimiet en betalingsvoorwaarden, maar als u op het tabblad Belastinginstellingen, het tabblad Accountinstellingen of het tabblad Aanvullende informatie klikt, geeft QuickBooks een handvol andere vakken die u kunt gebruiken om informatie te verzamelen en op te slaan:

Op het tabblad Belastinginstellingen kunt u het belastingidentificatienummer van de verkoper verzamelen, zodat u (zoals soms vereist door federale belastingwetten) de verkoper een formulier 1099 kunt sturen aan het einde van de jaar.

Op het tabblad Accountinstellingen kunt u opgeven welke accounts QuickBooks moet gebruiken om accountvelden in te vullen bij het invoeren van een transactie voor de leverancier.

Op het tabblad Aanvullende informatie kunt u de leverancier categoriseren volgens type en kunt u ook andere aangepaste velden maken.

Als u voor de eerste keer een leverancier betaalt, is het een goede richtlijn om zijn btw-nummer te krijgen. Als iemand je zijn belastingidentificatienummer niet geeft - waardoor het onmogelijk wordt om betalingen die je aan hem geeft - te melden, is dit waarschijnlijk een teken van iets niet in de haak.

Als u op het tabblad Accountinstellingen klikt (het vierde tabblad dat beschikbaar is in het venster Nieuwe leverancier), geeft QuickBooks de vakken weer die u kunt gebruiken om de accounts weer te geven die QuickBooks automatisch voor u moet invullen wanneer u een cheque opneemt bij een bepaalde leverancier of wanneer u een factuur van een bepaalde leverancier opneemt.

Als de cheque aan de verhuurder bijvoorbeeld altijd huurlasten en hulpprogramma's betaalt, kunt u QuickBooks vooraf invullen door deze twee accounts te gebruiken elke keer dat u aangeeft dat u een cheque intoetst of een rekening van de verhuurder opneemt.