10 Gouden regels voor projectbeheer - dummies

Naarmate u Project 2016 gaat gebruiken, kunnen de algemene uitspraken (of aforismen, axioma's en voorschriften) hier u helpen basisprincipes van projectbeheer te herinneren. Plak ze op uw kantoormuur, zodat u ze de hele werkdag kunt bekijken.

Roll with it

Rolling wave-planning is een uitstekende manier om het beheer van een project te vereenvoudigen. Plan niet verder in de toekomst dan je redelijkerwijs kunt zien - en plan niet in meer detail dan logisch is. Wanneer een project voor de eerste keer gecharterd wordt, heb je alleen mijlpaaldata. Naarmate u meer over het project begint te begrijpen, kunt u de levenscyclus van het project en de belangrijkste te leveren prestaties in elk van zijn fasen definiëren.

Bouw het project gefaseerd. Begin met de eerste fasen en vul gedetailleerde taken, sequenties, middelen en tijdsduren in. Laat de latere fasen op een hoog detailniveau; op die manier hebt u minder werk om later taken uit te voeren die eenvoudigweg niet kunnen worden verwacht aan het begin van het project. U zult ook minder moeite hebben om de basislijn van die latere taken te manipuleren: als taken in de toekomst te ver gaan, zullen hun tijdvereisten niet overeenkomen met de bronnen die u oorspronkelijk voor hen had gereserveerd.

Vermijd in het begin van het spel gedetailleerde informatie over taken die ver in de toekomst liggen. Project kan u helpen met rollende golfplanning wanneer u deze functies van het programma gebruikt:

Netwerkdiagramweergave: Helpt u projectfasen grafisch te visualiseren
Tijdlijn: Geeft mijlpalen, deliverables en fasen weer in een hoog niveau
Taakuitbreiding en samenvouwen: Hiermee kunt u projectfasen verbergen

Zet eenden op een rij

Maak je huiswerk voordat je begint met het maken van het project. Als je niet alle informatie hebt die je nodig hebt wanneer je achter de computer zit om met Project te werken, stop je, stop je in het midden en ren je weg om de informatie te vinden - niet een efficiënte manier van werken.

Denk aan de volgende projectinformatie voordat u gaat zitten om een projectplanning op te stellen:

Realiteitscontrole van basisverwachtingen: Bepaal op basis van uw ervaring met het beheren van soortgelijke projecten in de loop van de tijd of de deliverables, het budget, en voorlopige planning zijn redelijk. Bepaal of u wijzigingen in de scope en het budget wilt bespreken om een project te vermijden dat vanaf het begin onrealistisch is.
Resource-informatie: Als de resource menselijk is, noteert u de volledige naam van de resource, contactgegevens, vaardigheden, kosten, planning, timingconflicten, manager's naam en contactgegevens van de manager.Voor apparatuur of faciliteiten, vindt u de beschikbaarheid en kosten.
Teamstructuur: Bepaal of een teamlid de voortgang van iedereen registreert of dat alle bronnen hun eigen tracking uitvoeren. Bepaal wie de planning bijwerkt nadat wijzigingen zijn doorgevoerd, wie exemplaren ontvangt van welke rapporten en wie online toegang heeft tot het masterschema.
Verwachtingen van het management: Vraag of het management verwacht om regelmatig geplande basisrapporten of een ander type rapport te zien. Vraag hoe, en van wie, om goedkeuring van de begroting te krijgen in verschillende fasen van de projectplanning en vraag of er intercommunistische belangen zijn die rapporten of goedkeuring van meerdere bronnen vereisen.
Bedrijfsbeleid: Deze documenten bevatten mogelijk werkuren en overurenbeleid, vakantiekalenders, kosten voor overheadkosten of projectmarkeringen en het delen (of niet) van informatie met klanten en leveranciers.

Nadat u de problemen in deze lijst hebt bekeken, bent u klaar om te gaan zitten en begint u informatie in te voeren in een projectproject. (Hoor je hier een echo?)

Verwacht het onverwachte

Je weet dat hij daar is - Murphy en zijn verdomde wet bepalen dat alles wat fout kan gaan fout gaat. De meeste projecten, met name langere en meer complexe projecten, worden niet op tijd of binnen het budget voltooid. Jouw taak als projectmanager is om zo nauwkeurig mogelijk te plannen en dan voorzichtige aanpassingen te doen wanneer iemand een sleutel in de fabriek gooit - en Project geeft je veel tools om het te doen. Maar naast alle geautomatiseerde functies van Project, kunt u op veranderingen anticiperen door er eenvoudig een planning voor te maken. Het kritieke pad bepaalt de projectduur. Elke verstandige projectmanager bouwt onvoorziene reservetijd en geld op in zijn of haar projecten. Wanneer een project een week vertraging oploopt en $ 5,000 over het budget, weet alleen de projectmanager dat het

vier weken later was en $ 25, 000 duurder dan oorspronkelijk gepland, zonder reserve voor onvoorziene uitgaven. Voeg onvoorziene reserve toe vóór belangrijke deliverables of het einde van een fase om rekening te houden met onverwachte gebeurtenissen. U kunt zelfs een onvoorziene taak toevoegen en deze met Murphy gebruiken.

Gebruik het type kostenresource (in plaats van een werk- of materiaalresource) om een vast bedrag aan reserve voor onvoorziene uitgaven toe te voegen aan een taak of fase.

Laat u niet afschrikken tot morgen …

Hoewel de Project Management-software vele aspecten van uw werkleven kan vereenvoudigen, worden de meeste mensen die Project voor het eerst gebruiken, overweldigd door de hoeveelheid tijd die zij besteden aan het invoeren en bijwerken van gegevens. Deze taken kunnen zeker omslachtig zijn, maar de beloning die voortvloeit uit het beheersen van de geautomatiseerde update- en rapportagemogelijkheden in Project maakt meer dan goed voor elke vorm van arbeid die ze vooropstaan.

Importeer indien mogelijk taken vanuit Outlook of Excel naar Project om de gegevensinvoer in de planningsfase te versnellen.

Volg zo vaak als je kunt - minstens één keer per week. Als je niet de taak hebt om de voortgang van een project te volgen, kun je terechtkomen achter de spreekwoordelijke achtbal.Met deze strategie hoeft u niet alleen een berg traceergegevens in te voeren, maar kunt u ook - en uw team - op elk gewenst moment de status van het project bekijken. Op die manier kunt u snel naderen van een ramp en preventieve aanpassingen maken.

Delegeren, delegeren, delegeren

Vermijd de drang om alles zelf in een project te doen. Hoewel het lijkt alsof u alleen het projectbestand maakt en onderhoudt om u meer controle over het resultaat te geven, is vliegen in een groter project vrijwel onmogelijk (en mogelijk een voltijdbaan). Je kunt natuurlijk niet toestaan dat tientallen mensen wijzigingen aanbrengen in het plan, omdat je het risico loopt uit het oog te verliezen wie wat heeft gedaan en wanneer. Het volgen van deze paar eenvoudige handelingen kan echter een paar vingers in de projecttaart omzetten van schadelijk in nuttig:

Stel één persoon aan om met alle gegevens om te gaan.

De missie van deze persoon is om alle volggegevens in te voeren in het hoofdbestand. Breek het project op in een paar deelprojecten en wijs mensen die u vertrouwt toe als beheerders van die deelprojecten.
Laat ze hun eigen tracking en aanpassingen afhandelen en assembleer deze projecten vervolgens in een hoofdproject, zodat u de algehele status kunt volgen. Stel uniforme procedures voor het team vooraan in.
Laat een teamlid geen tijd op een interofficememo melden, een ander stuur je zijn voortgang per e-mail en anderen noteren hun werkuren op het urenformulier. Werk een strategie uit die gebruikmaakt van projectfuncties om consistent te communiceren. U kunt de voortgang op een hoog niveau volgen, zoals 25 procent, 50 procent, 75 procent en 100 procent voltooid.

Documenteer het

De meeste mensen hebben de waarschuwing voor projectbeheer gehoord: "Behandel uw veronderstellingen" en Project helpt u dit gemakkelijk te doen. Gebruik deze functies om de details van het project te documenteren:

Notes-gebied:

Gebruik het voor zowel taken als bronnen om achtergrondinformatie, wijzigingen of speciale problemen vast te leggen. Rapporten:
pas ze aan om alle relevante informatie op te nemen en help trends en wijzigingen te documenteren. Visuele rapporten:
Gebruik deze nieuwe functie om de afbeelding van de projectstatus te schilderen voor visueel georiënteerde belanghebbenden. Sla meerdere versies van het project op, vooral als u de basislijn in latere versies wijzigt. Op deze manier heb je een overzicht van elke stap in de projectplanning waar naar verwezen moet worden als er vragen opduiken.

Houd het team in de gaten

Volg deze methoden om communicatiekanalen open te houden:

Gebruik de projectfuncties die worden geïntegreerd met Outlook of andere e-mailprogramma's.

Gebruik deze om projectbestanden of andere soorten communicatie te verzenden. Werk het communicatiebeheersplan bij.
Documenteer wie welke informatie nodig heeft, wanneer en hoe vaak. Bekijk de voortgang van teamleden door regelmatig persoonlijk, telefonisch of via vergaderingssoftware te vergaderen.
Zorg ervoor dat alle teamleden beschikken over de nieuwste versie van het projectschema waarnaar tijdens deze vergaderingen moet worden verwezen. Geef de WBS-code (Work Breakdown Structure) weer in rapporten.
Dan kunt u eenvoudig en zonder verwarring verwijzen naar specifieke taken in grote projecten. Succes meten

Wanneer u met het project begint, moet u een idee hebben van wat succes is en moet u weten hoe u dat succes kunt meten. U hebt dit gehoord: "U kunt het product op tijd, binnen het budget of juist afleveren. Kies er twee. "Succes kan te maken hebben met het behalen van veel doelen, zoals

Klanttevredenheid

Managementtevredenheid
Tegemoetkomen aan budgetbeperkingen
Op tijd zijn
Om te bepalen hoe u het succes kunt meten, stelt u de volgende vragen: > Betekent het succes van budgettering dat de oorspronkelijke schattingen niet met meer dan 10 procent worden overschreden?

Zal het project op tijd worden beoordeeld als u eraan werkt het geschatte aantal weken minus een periode van twee maanden wanneer u in de wacht was gezet voor een vakbondsstaking, of is de totale werktijd minder belangrijk dan het behalen van een specifieke deadline?

Hoe meet u de klanttevredenheid?
Heeft een succesvolle productlancering hoge verkoopcijfers na de lancering, of was het project succesvol alleen omdat u het de deur uitging?
Plaats mijlpalen in het project die de prestaties van elk type succes weerspiegelen. Wanneer je er een bereikt, kun je je team op de achterkant kloppen. Weten hoe succes eruit ziet, helpt je om je team te motiveren om er te komen.
Een flexibele strategie behouden

Er gebeurt spul. Er is nooit een project geweest waarvoor geen accommodaties voor verrassingen nodig waren. Het kenmerk van een goede projectmanager is dat ze alert is op deze veranderingen en aanpassingen doorvoert om snel met ze om te gaan.

Het aanpassen van slecht nieuws is niet eenvoudig; in feite kan het echt moeilijk zijn om slecht nieuws te leveren. Als je echter een probleem in het project vermijdt en hoopt dat het eenvoudigweg zal verdwijnen, heb je een vervelende gewoonte om te sneeuwballen in een nog erger probleem. Met de volgende hulpmiddelen kunt u alert blijven op wijzigingen en aanpassingen doorvoeren:

De optie voor werkcontouren kan u helpen de contouren van het werk te wijzigen om de werkverdeling over de duur van het werk te laden, te laden of anderszins te wijzigen de taak.

Gebruik de taakinspector om te zien wat een taak bestuurt. U kunt zoeken naar opties zoals het toevoegen van bronnen, het herzien van de taakafhankelijkheidsrelaties en het gebruik van reserve.

Schakel de indeling voor kritieke paden in om het kritieke pad van het project te bekijken en bij te houden hoeveel speling overblijft. Aanpassen van taken om hun speling efficiënt op te gebruiken, kan u in een crisis op schema houden.
Leer van je fouten
Een geweldig geschenk dat Project biedt, is de mogelijkheid om terug te kijken na het voltooien van een project, zodat je van je fouten kunt leren. U kunt het originele schema bekijken, en elke versie erna, om te zien hoe goed u de tijd en het geld schat, en vervolgens uitzoeken hoe u het beter kunt doen.

Door records van het project te gebruiken, kunt u trends ontdekken om bijvoorbeeld te achterhalen waar u de timing altijd lijkt te missen, of waarom u altijd veel te weinig tijd laat voor marktonderzoek en veel te veel tijd voor vragen en antwoorden.Misschien vergeet u altijd om te budgetteren voor tijdelijke hulp tijdens rush periodes, of u overstaff vroeg als u slechts een paar mensen nodig hebt.

Gebruik de schat aan informatie in Projectplanningen om uzelf te onderwijzen over uw eigen sterke en zwakke punten als projectplanner en manager en om uw vaardigheden te verbeteren met elk project dat u uitvoert.