Te schatten hoe de inspanning en de duur in Project 2013 kan worden geschat - dummies

Het ontwikkelen van nauwkeurige schattingen - of voor middelen, duur of kosten - is een van de meest uitdagende en omstreden onderdelen van het beheer van een project. U moet de aard van het schatten en het verschil tussen de inspanning die nodig is om het werk te doen en de duur, die het aantal vereiste werkperioden (duur van de activiteit) in Project 2013 aangeeft, begrijpen.

Er zijn verschillende technieken beschikbaar om u te helpen bij het ontwikkelen van schattingen, afhankelijk van de aard van het werk. U kunt beginnen door te kijken naar het verschil tussen inspanning en duur en vervolgens naar de vaardigheden die u nodig hebt om nauwkeurige schattingen te maken.

Inspanning is het aantal arbeidseenheden dat vereist is om een ​​taak te voltooien. Inspanning wordt meestal uitgedrukt als personeelsuren, personeelsdagen of personeelsweken.

Duur is het totale aantal werkperioden (exclusief vakanties of andere perioden zonder werk) die nodig zijn om een ​​taak te voltooien. Duur wordt meestal uitgedrukt als werkdagen of werkweken.

Soms lijken mensen de duur te schatten door ze uit de lucht te roven of een Magic 8 Ball te raadplegen. Schatten is ongetwijfeld een kunst en een wetenschap.

De kunst komt voort uit het expertoordeel dat teamleden en schatters inbrengen in het proces. Hun ervaring en wijsheid uit projecten uit het verleden zijn van onschatbare waarde bij het ontwikkelen van schattingen, het bepalen van de beste schattingsmethode en het evalueren van schattingen (of de veronderstellingen erachter) om hun validiteit te beoordelen. Naast de kunstzinnige bijdrage van experts, teamleden en schatters bestaat een aantal methoden uit de wetenschap van het schatten.

Analoge schatting is de meest gebruikelijke schattingsmethode. De hiervoor genoemde experts voeren normaal gesproken deze vorm van inschatten uit. In de meest eenvoudige vorm vergelijkt deze methode eerdere projecten met het huidige project, bepaalt ze hun gelijkheidsgebieden en verschillengebieden en ontwikkelt ze vervolgens een schatting.

Een robuustere toepassing bepaalt de duurdrivers en analyseert de relatie tussen soortgelijke projecten uit het verleden met het huidige project. Duurdrivers kunnen grootte, complexiteit, risico, aantal resources, gewicht of andere aspecten van de beïnvloedingsduur van het project omvatten.

Als u een analoge schatting effectief wilt gebruiken, moeten uw projecten in feite vergelijkbaar zijn en niet alleen qua uiterlijk lijken. Een software-upgrade lijkt misschien op iemand die niet bekend is met software, maar er zijn enorme verschillen in wat een software-upgrade met zich meebrengt, dus een software-upgrade hoeft niet noodzakelijk vergelijkbaar te zijn met andere.

Parametrische schatting gebruikt een wiskundig model om de projectduur te bepalen. Hoewel niet al het werk kan worden geschat met behulp van deze methode, is het snel en eenvoudig: vermenigvuldig de hoeveelheid werk met het aantal uren dat nodig is om dit te bereiken.

Als een schilder bijvoorbeeld 100 vierkante voet per uur kan schilderen en u 6, 000 vierkante voet kunt verven, kunt u 60 uur inspanning verwachten. Als drie mensen aan het schilderen zijn (60 ÷ 3), moet de taak 20 uur duren, of het equivalent van 2. 5 dagen.

Wanneer veel onzekerheids-, risico- of onbekende factoren een activiteit of een werkpakket omringen, kunt u driepuntschatting gebruiken om een ​​bereik en een verwachte duur te produceren. In deze methode verzamelt u drie schattingen op basis van dit soort scenario's:

• Beste case: In dit optimistische scenario (vertegenwoordigd door de letter O ), zijn alle benodigde bronnen beschikbaar, niets gaat verkeerd, en alles werkt de eerste keer correct.

• Hoogstwaarschijnlijk: de realiteit van de projectlevensduur is meegewogen in de schatting, zoals de uitgebreide niet-beschikbaarheid van een resource, een werkonderbreking of een fout die een vertraging veroorzaakt. Dit is het m ost-likely (of M) scenario.

• Slechtste geval: Deze p essimistische (P) schatting gaat uit van ongeschoolde bronnen, of onvoldoende bronnen, veel rework en vertragingen.

De eenvoudigste manier om de verwachte duur te ontwikkelen is om de drie schattingen bij elkaar op te tellen en te delen door 3. Deze techniek is echter niet de meest nauwkeurige omdat deze veronderstelt - onrealistisch - een gelijke waarschijnlijkheid dat de beste, meest waarschijnlijk, en in het ergste geval scenario's zouden optreden.

In werkelijkheid heeft de meest waarschijnlijke schatting een grotere kans om te voorkomen dan scenario's met de beste of slechtste score. Wijs daarom het meest waarschijnlijke scenario en bepaal het gewogen gemiddelde.