Hoe taken importeren vanuit Microsoft Outlook - dummies

Microsoft biedt een gemakkelijk te gebruiken importfunctie die de taken die u in Outlook maakt, overzet naar Project 2013. Nadat u bent gaan nadenken over wat er moet worden bereikt in een project, taken beginnen te lijken op fokkonijnen; wat zou kunnen beginnen als een reeks eenvoudige taken in Outlook wordt vaak een volwaardig project. Dat is waar de import binnenkomt.

De functie Outlook-taken importeren is in wezen een importmap die vooraf is ingesteld om met Outlook-taakvelden te werken. Volg deze stappen om Outlook-taken in Project te importeren:

1. Open het plan waarin u taken wilt invoegen of open een nieuw project (kies Bestand → Nieuw, klik op Leeg project en klik op Maken).

2. Klik op het tabblad Taken op het lint, klik op het onderste gedeelte (met de pijl omlaag) van de knop Taak in de groep Invoegen en klik op Outlook-taken importeren.

3. Klik op Toestaan ​​als een waarschuwingsbericht van Microsoft Outlook wordt weergegeven.

   Het dialoogvenster Outlook-taken importeren wordt weergegeven.

   

4. Schakel het selectievakje in naast elke taak die u wilt importeren of klik op de knop Alles selecteren om alle Outlook-taken te importeren.

   Outlook slaat standaard taken op in de map Taken. Het selectievakje Map selecteren: Taken is een andere manier om alle taken in Outlook te selecteren.

5. Klik op de knop OK.

   De taken worden geïmporteerd en worden vervolgens weergegeven aan het einde van de takenlijst waarop de wijziging is toegepast.

Wanneer u een taak uit Outlook importeert, worden de naam, duur en opmerkingen (indien aanwezig) ook geïmporteerd. Als een taak in Outlook geen duur heeft en u Auto Schedule hebt ingesteld als de projecttaakmodus, maakt Project de taak met een geschat tijdvak van een dag.

Hyperlinks invoegen

U kunt hyperlinks in een projectoverzicht invoegen, wat een handige manier is om snel een ander project, een ander bestand van een willekeurig type of een webpagina te openen.

U kunt een hyperlink invoegen en een taak maken die u kunt gebruiken om de timing of kosten van een ander project of subproject in het plan weer te geven, omdat de timing- en kosteninformatie niet wordt getransporteerd van het gehyperlinkte project. Hyperlinks worden vaker gebruikt om een ​​koppeling te maken naar documentatie voor een bestaande taak, zoals technische documentatie, aannames of externe informatie.

Ga als volgt te werk om een ​​hyperlink naar een andere hyperlink in het project in te voegen:

1. Typ de naam van de nieuwe taak in een lege taaknaamcel.

2. Klik met de rechtermuisknop op de nieuwe taaknaamcel waarvoor u de hyperlinktaak wilt weergeven.

3. Kies Hyperlink.

   Het dialoogvenster Hyperlink invoegen wordt weergegeven.

   

4. Typ in het vak Weer te geven tekst de tekst die u voor de hyperlink wilt weergeven.

   Zorg ervoor dat in deze tekst duidelijk staat welke informatie wordt samengevat.

5. Klik in het gebied Koppeling naar op het pictogram Bestaand bestand of webpagina.

   U kunt linken naar een document van elk type of naar een webpagina.

6. Zoek en selecteer in de lijst Zoeken in het bestand waarnaar u een hyperlink wilt invoegen.

7. Klik op de knop OK.

   De koppelingstekst wordt ingevoegd en een hyperlinksymbool verschijnt in het veld Indicator. U kunt eenvoudig op dat link-symbool klikken om het andere bestand te openen.

Eén project invoegen in een ander

U kunt ook taken van het ene project in het andere invoegen. Dit doet u door een volledig, bestaand project in te voegen in een ander project. Het project dat is ingevoegd is een deelproject. Deze methode is handig wanneer verschillende projectteamleden verschillende fasen van een groter project beheren.

De mogelijkheid om deelprojecten op één plaats samen te stellen, stelt u in staat een hoofdplanning te maken van waaruit u alle stukken van een groter, complexer project kunt bekijken.

Als u meerdere subprojecten invoegt, maakt u een pool met bronnen die u beschikbaar stelt voor alle subprojecten voor consistentie van de resourcetoewijzing.

Volg deze stappen om een ​​ander projectbestand in het schema in te voegen:

1. Selecteer in de Gantt-diagramweergave de taak in de takenlijst waarboven u het andere project wilt invoegen.

2. Kies Project → Subproject.

   De opdracht Subproject bevindt zich in de groep Invoegen.

   

3. Zoek in het navigatiedeelvenster en de bestandslijst naar het bestand dat u wilt invoegen en klik erop om het te selecteren.

4. Als u naar het andere bestand wilt linken, zodat eventuele updates ervan worden weergegeven in de kopie van het project dat u invoegt, zorgt u ervoor dat het aankruisvakje Koppelen aan project is ingeschakeld.

5. Klik op de knop Invoegen om het bestand in te voegen.

   Het ingevoegde project verschijnt boven de taak die u hebt geselecteerd toen u aan het invoegproces begon.

De taak op het hoogste niveau van het ingevoegde project verschijnt op het niveau van de taak die u hebt geselecteerd toen u het project invoegde, met alle andere taken eronder in volgorde van omtrek. Gebruik zo nodig de gereedschappen Outdent en Inspringen op de werkbalk Opmaak om de ingevoegde taken op het juiste niveau in het project te plaatsen.