Documenten in- en uitchecken met SharePoint 2010 - dummies

Het lint in SharePoint 2010 toont veel van dezelfde documentacties als het menu Bewerken. Een van de voordelen van het gebruik van het lint is dat u het kunt gebruiken om acties op meerdere documenten tegelijk uit te voeren. Stel dat u bijvoorbeeld drie documenten tegelijk wilt bekijken.

Zo kunt u het doen met het lint:

1. Schakel in uw documentbibliotheek het selectievakje in naast elk document dat u wilt uitchecken.

2. Klik op de knop Uitchecken op het tabblad Documenten van het SharePoint-lint.

3. Klik op OK bij de bevestigingsprompt.

   De documenten zijn uitgecheckt.

U kunt ook het menu Bewerken van een document gebruiken om toegang te krijgen tot de menuopdracht Uitchecken.

Uitchecken - en zijn tegenhanger, inchecken - is gewoon een goede documentbibliotheeketiquette. Wat is een betere manier om anderen te laten weten dat je wijzigingen aanbrengt in een document dan door het te bekijken? Als u een document uitcheckt, wordt de vlag Uitgecheckt in Ja en wordt de naam opgeslagen van de persoon die het document heeft uitgecheckt.

Controleer in het algemeen elk document dat u van plan bent te bewerken voor een periode van langer dan vijf minuten. Met andere woorden, als u meer wilt doen dan alleen een verkeerd gespeld woord wijzigen of de datum in een voettekst bijwerken, bekijk dan het document. Vergeet natuurlijk niet om documenten in te checken wanneer uw bewerkingen voltooid zijn.

Een reden om SharePoint Workspace (voorheen bekend als Microsoft Groove) te gebruiken voor toegang tot documenten in SharePoint-documentbibliotheken, is dat u off line met documenten kunt werken, wijzigingen kunt aanbrengen en deze wijzigingen vervolgens kunt synchroniseren. Het is veel gemakkelijker om te onthouden om SharePoint Workspace aan het begin en het einde van elke dag te synchroniseren, dan om te onthouden om documenten uit te checken en in te checken.

Wanneer u één document tegelijkertijd uitcheckt, vraagt ​​SharePoint 2010 u om het document op te slaan in uw map Local Drafts. Volg deze stappen om het zelf te zien:

1. beweeg de muisaanwijzer over de kolom Naam voor het document dat u wilt uitchecken in een documentbibliotheek.

2. Wanneer de pijl verschijnt, klikt u erop om het bewerkingsmenu van het document weer te geven en kiest u Uitchecken.

   SharePoint geeft de checkout-prompt weer.

   

3. Accepteer de standaardwaarde om Mijn lokale ontwerpmap te gebruiken door op OK te klikken.

   Het document wordt uitgecheckt en gedownload naar uw lokale harde schijf.

   Tenzij uw beheerder de locatie heeft gewijzigd, is uw map met lokale concepten te vinden op C: users% username% documentsshare drafts.

Als u het document wilt openen dat u net hebt uitgecheckt en hebt gedownload, bladert u met Windows Verkenner naar de map Local Drafts en opent u het bestand.De meeste mensen willen geen moeite doen met deze extra stap.

Wanneer u een document uitschakelt en in een bepaalde Windows-compatibele toepassing (zoals Word) staat, ontvangt u een bericht waarin u kunt aangeven of u het document wilt uitchecken in de map Local Drafts. Over het algemeen wilt u de map Mijn lokale Drafts-map gebruiken selecteren omdat deze een tijdelijk bestand op uw harde schijf maakt en u in staat stelt het uitgecheckte bestand te bewerken, zelfs wanneer u offline bent.

Door ervoor te kiezen uw lokale conceptenmap niet te gebruiken, wordt het bestand geopend vanaf de SharePoint-server. Hierdoor kan uw systeem vastlopen en niet meer reageren omdat het moet wachten totdat uw wijzigingen heen en weer over het netwerk naar de server gaan. Als u uw netwerkverbinding verliest, kunt u wijzigingen in uw document verliezen.

Download een lokale kopie van het bestand wanneer u wijzigingen aanbrengt. U kunt uw lokale conceptenmap, SharePoint Workspace gebruiken of het bestand handmatig downloaden en opnieuw uploaden wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen.

Documenten die zijn uitgecheckt, tonen een pijl in het documenttypepictogram. Zoals hier getoond, wordt het onderste item uitgecheckt, terwijl de bovenste twee dat niet zijn.

Als u wilt zien wie een document heeft uitgecheckt, moet u de uitgecheckte kolom weergeven in de documentbibliotheek.

Om een ​​document in te checken nadat u klaar bent met het aanbrengen van uw wijzigingen, kunt u de stappen herhalen die u eerder hebt gevolgd om het document te bekijken. Alleen in stap 2 kiest u de optie Inchecken in het menu Bewerken van het document of klikt u op de knop op het tabblad Document van het lint.

Als u zich bedenkt en wilt doen alsof er nooit is uitgecheckt, kunt u klikken op de knop 'Afmelden' in plaats van het document in te checken. Dit kan handig zijn als u per ongeluk het verkeerde document hebt uitgecheckt.