Content Goedkeuring Workflow-opties in SharePoint 2010 - dummies

opstelt. U kunt opties selecteren voor hoe u de goedkeuringswerkstroom in SharePoint 2010 wilt laten werken wanneer u de werkstroom koppelt aan uw bibliotheek. Beschouw een workflow als een bedrijfsproces dat u automatiseert.

Stel dat u een bedrijfsproces hebt voor het beoordelen en goedkeuren van onroerendgoedcontracten. Dit proces kan bestaan ​​uit iemand die het contract opstelt, e-mailt een exemplaar naar iemand die het bekijkt en stuurt het vervolgens per e-mail ter goedkeuring naar iemand anders. De goedkeuringsworkflows in SharePoint 2010 bieden al deze opties, zodat u de routing van het document van de persoon die het opstelt naar de revisoren en goedkeurders van het document automatiseert.

De volgende lijst beschrijft de beschikbare opties voor goedkeuringswerkstromen:

• Approvers (Assign To): Individuen en groepen waaraan de goedkeuringstaken worden toegewezen. Als u meerdere goedkeurders heeft, kunt u ook de volgorde opgeven waarin ze het item hebben toegewezen. De goedkeuringsstatus verandert niet van In afwachting van goedkeuring totdat alle goedkeurders het item hebben goedgekeurd.

  Tenzij u de optie Annuleren bij afwijzing hebt ingeschakeld en als een goedkeurder een item weigert, gaat de goedkeuring door naar de volgende goedkeurder en wordt deze niet geannuleerd zoals u zou verwachten.

• Approvers (Order): Geeft aan of de Approvers de goedkeuringstaken in één keer worden toegewezen of dat wanneer een persoon goedkeurt, de volgende persoon de taak toegewezen krijgt, enzovoort.

  Ga met de norm - regel goedkeurders in oplopende volgorde van belangrijkheid, zodat u de directeur niet lastigvalt voordat de managers het hebben goedgekeurd.

• Een nieuw stadium toevoegen: Hiermee kunt u een fase toevoegen aan het goedkeuringsproces. Laat je hier niet meeslepen, want je moet al die stadia beheren.

• Groepjes uitvouwen: Wijst, indien geselecteerd, een goedkeuringstaak toe aan elk individu in elke goedkeurende groep, in plaats van één taak toe te wijzen aan de gehele groep. Als u ook een bestelling hebt opgegeven, worden alle goedkeurders in de uitgevouwen groep behandeld als één goedkeurder en krijgen zij de goedkeuring toegewezen wanneer de groep is.

• Kennisgevingsbericht: Het bericht dat naar elk lid van elke goedkeuringsgroep wordt verzonden. Alle goedkeurders krijgen hetzelfde bericht.

• Vervaldatum voor alle taken: een datum waarop alle niet voltooide taken als te laat worden beschouwd; dit overschrijft de waarden Duur voor seriële taken / Duration-eenheden.

• Duur voor seriële taken: Een getal dat met het veld Duurseenheden bepaalt hoe lang elke seriële taak actief kan zijn voordat het wordt gemarkeerd als Te lang.

• Duureenheden: Met de optie Tijdsduur voor seriële taken bepaalt u hoe lang een seriële taak actief kan zijn voordat deze wordt gemarkeerd als Te lang.

• CC: geeft opgegeven personen op wanneer de werkstroom is gestart maar wijst er geen taken aan toe (tenzij ze zich ook in de goedkeuringsgroep bevinden).

• Annuleren bij afwijzing: annuleert de gehele werkstroom als één goedkeurder het item heeft afgewezen. Het item wordt verplaatst naar de status Geweigerd en de auteur van het item wordt op de hoogte gebracht.

  In elk geval, als Annuleren bij afwijzing is geselecteerd, als een goedkeurder het item weigert, stopt dit de goedkeuringswerkstroom voor deze ronde, totdat het item opnieuw wordt ingediend. Maak een lijst van de hardere critici als eerdere goedkeurders om het aantal keren te verminderen dat je goedkeuring moet vragen aan iemand die het al heeft gegeven.

• Annuleren bij wijzigen: Annuleert de werkstroom als het item wordt gewijzigd terwijl de werkstroom actief is.

  Schakel deze optie in als u in een gereguleerde branche werkt en goedkeuring van gereguleerde artikelen aanvraagt.

• Goedkeuring van inhoud inschakelen: configureer uw Goedkeuringswerkstroom voor de meest betrouwbare resultaten voordat u Inhoudsgoedkeuring inschakelt.

Meer opties nodig? U kunt uw eigen workflows maken of de goedkeuringsworkflows aanpassen die SharePoint biedt met SharePoint Designer 2010 of Visual Studio 2010.