Documentbibliotheken en SharePoint 2010 - dummies

Met SharePoint 2010-documentbibliotheken kunt u veilig bestanden opslaan en delen, en ze voegen ook functies toe die u helpen zaken als documentworkflow (de processen waarmee mensen documenten kunnen bewerken, becommentariëren en goedkeuren) en versiegeschiedenis (wat is er met een bestand gebeurd en wie deed wat).

En hoewel bestandsaandelen u één pad door mappen naar uw document bieden, bieden SharePoint-documentbibliotheken u andere paden om inhoud weer te geven. U kunt documenten rechtstreeks vanuit de browser openen, u kunt ze laten bubbelen in webonderdelen en u kunt ze sorteren en filteren met hun metagegevens en inhoudstypen. En met documentbibliotheken kunt u bestanden aan hun titel blootstellen, niet alleen hun bestandsnaam.

Documentbibliotheken bieden u meerdere keuzes over hoe de documenten er ook in komen. U kunt een document opslaan met de URL van de documentbibliotheek, maar u kunt ook documenten e-mailen naar documentbibliotheken of slepen en neerzetten vanuit Windows Verkenner. En u kunt documenten rechtstreeks in hun documentbibliotheken maken.

Als u een zoekopdracht uitvoert op een bestandsshare, haalt u mogelijk hits op documenten op waarvan u niet de machtigingen hebt om deze te openen; Met SharePoint kunnen de resultaten echter worden bijgesneden, zodat u deze niet eens kunt zien in uw zoekresultaten als u hier geen toegang toe hebt.

Alles in SharePoint is een lijst. Een documentenbibliotheek is slechts een speciaal soort lijst. Hoewel de meeste andere SharePoint-lijsten zijn georganiseerd rond dingen die hoofdzakelijk worden bepaald door hun metadata, zijn documentbibliotheken georganiseerd rond bestanden die afzonderlijk bestaan ​​en worden beschreven door hun metadata.

Een documentbibliotheek moet niet alleen Microsoft Word-bestanden bevatten. Documentbibliotheken kunnen vele bestandstypes bevatten, waaronder Excel-, PDF- en Visio-bestanden. Zelfs webpagina's worden opgeslagen in documentbibliotheken.

Documentbibliotheken voegen de mogelijkheid toe om uw documenten te vinden. In tegenstelling tot een bestandsshare, waarin bestanden als afzonderlijke objecten worden behandeld, behandelen documentbibliotheken documenten als inhoud en kunt u bepaalde informatie ( metadata ) aan de sets documenten in deze delen koppelen. Dit betekent dat documenten kunnen worden gevonden op basis van de overeenkomsten die worden beschreven door metadata, en niet alleen door de zoekopties die u op een bestandsshare hebt.

U vraagt ​​zich misschien af ​​waarom het achterlaten van uw documenten op een gedeeld netwerkstation niet eenvoudiger is dan het gebruik van een documentbibliotheek in SharePoint 2010. De meest dwingende reden daarvoor is dat SharePoint vele manieren biedt om uw documenten te ordenen, zoals

• Document bibliotheken bieden een uniek webadres voor toegang tot een groep documenten. Documentbibliotheken maken het mogelijk om beveiliging toe te passen op groepen verwante documenten en door middel van beveiligingsrimming voorkomen ze dat ongeautoriseerde gebruikers ze in de zoekresultaten zien.

• Documenteigenschappen maken het mogelijk om veel weergaven van dezelfde documenten te maken.

• Mappen maken het mogelijk een subset documenten te groeperen op basis van toestemmingsvereisten.