Uitvinden hoe SharePoint 2003 waarde toevoegt - dummies

Als u heen en weer zwaait over het implementeren van SharePoint, lees dan verder voor enkele specifieke manieren waarop dit teambuilding-tool waarde kan toevoegen aan uw bedrijf.

Zoeken kan u

kosten. Al uw medewerkers besteden aan het zoeken naar formulieren, bestanden en telefoonnummers. Om nog maar te zwijgen van de tijd die uw medewerkers slenteren door het kantoor op zoek naar de nieuwste versie van een merkimago of het beleid van het bedrijf om (bijvoorbeeld) persoonlijke telefoongesprekken te voeren op door het bedrijf geleverde mobiele telefoons. Houd uw medewerkers aan hun bureau en werk met SharePoint om de referentie-informatie te verstrekken die ze nodig hebben.

Self-service bespaart geld

Uw organisatie kan geld besparen door papieren documenten zoals brochures en presentaties voor interne distributie niet te reproduceren en te verspreiden. Het verzenden van papieren kopieën is duur en verspilling. U kunt elektronische kopieën per e-mail verzenden, maar dan belast u uw e-mailserver en belast u de ontvangers met de beslissing of (en waar) u het bijgevoegde bestand wilt opslaan.

Sla al die onzin over en gebruik SharePoint om elektronische versies van uw documenten op te slaan en te verspreiden:

• Gebruik document-, beeld- en formulierbibliotheken om elektronische versies van uw bestanden op te slaan.
• Stuur een hyperlink naar het bestand per e-mail.
• Maak een vermelding op de startpagina van de portal en kondig alle langverwachte documenten aan, zoals het marketingplan van volgend jaar.

Door een hyperlink te verzenden naar een bestand dat is opgeslagen in een SharePoint-bibliotheek, hoeven uw werknemers zich geen zorgen te maken over waar het elektronische of papieren bestand moet worden opgeslagen. Ze kunnen de hyperlink toevoegen aan hun persoonlijke lijst met hyperlinks in Mijn site. De volgende keer dat ze de presentatie van het verkoopseminar van het laatste kwartaal willen oproepen, hoeft deze niet verder weg te zijn dan de pagina Mijn site.

Uw eilanden overbruggen

De structuur van een bedrijf leent zich vaak om eilanden van informatie te creëren. Helaas is het vaak juist deze structuur die de productiviteit van uw werknemers belemmert of de tevredenheid van het vinden van een klant in de weg staat. In plaats van een bedrijf in termen van zijn functionele afdelingen (zoals Marketing en Accounting) te bekijken, gebruikt u SharePoint om eilanden te verbinden en de ketens van uw formele rapportagestructuur te verbreken. Dit is hoe SharePoint-functies helpen de klus te klaren:

• Teamflexibiliteit: U kunt teamsites gebruiken om een ​​aangewezen werkruimte voor een team te maken, ongeacht de fysieke locatie van de teamleden of wie rapporteert aan wie.
• Documentcentrische samenwerking: U kunt werknemers in staat stellen om samen te werken rond een document, zoals een bijgewerkte Human Resources-beleidshandleiding, met behulp van een documentwerkruimte.
• Home Sweet Meeting Workspace: U kunt vergaderwerkruimten gebruiken om vergaderingen te ondersteunen (afzonderlijk of in serie) met een centrale plaats voor alle bijbehorende deelnemers, agenda's en actie-items.
• Visies van bedrijfsprocessen: u documenteert uw bedrijfsprocessen door ze op een teamsite te zetten die het hele bedrijf of team kan zien en gebruiken.
• Formaliseren van het informele: U meldt zich aan bij uw afdelingen en neemt departementale spreadsheets, beleidsregels en formulieren op in SharePoint.

Een uniform bericht verzenden

Gebruik de portal om een ​​gemeenschappelijke visie aan uw werknemers over uw bedrijf te communiceren via de volgende elementen:

• Startpagina: Communiceer de waarde van een bericht, zoals de visie van het bedrijf verklaring, door het recht op de startpagina van de portal te plaatsen zodat iedereen deze kan zien.
• Navigatie: Gebruik de navigatiefuncties van uw portal om werknemers naar informatie over producten en promoties te leiden.
• Advertenties: Gebruik de vermeldingen - de links en aankondigingen - op uw portal om de aandacht van werknemers te vestigen op de interne teamsites en bedrijfsnieuws waarvan u wilt dat ze opmerken.
• Doelgroepen: doelgroepen van werknemers, zoals supervisors of iedereen in de klantenservice, met vermeldingen die een bericht versterken, zoals de waarde van upselling.
• Uiterlijk: Gebruik het kleurenschema en de branding van uw portal om uw SharePoint-portal te transformeren van een onpersoonlijk stukje software naar de bron voor intern bedrijfsnieuws en informatie.

Een gevoel van gemeenschap creëren

Gebruik SharePoint om uw medewerkers up-to-date te houden met aankondigingen van nieuwe baby's en nieuwe verhuur. U of uw medewerkers willen SharePoint misschien zelfs gebruiken om een ​​carpool te maken of een lunchpartner te zoeken.

De kosten van informatiesystemen verlagen

Stel u voor dat het aantal interne departementale oplossingen die gebruikmaken van spreadsheets en Access-databases, wordt verminderd. Door deze te vervangen door lijsten en bibliotheken in SharePoint, bereik je enkele onmiddellijke verbeteringen:

• Beheerdersgemak: Je bedrijfsspecifieke oplossingen zullen consistenter zijn - waardoor ze eenvoudiger te beheren, te ondersteunen, te back-uppen zijn en te herstellen dan tientallen eenmalige oplossingen bedacht door spreadsheet jockeys.
• Toegankelijkheid, draagbaarheid en herbruikbaarheid: De gegevens die zijn opgeslagen in de lijsten en bibliotheken van SharePoint worden opgeslagen in een SQL Server-database. Belangrijke informatie wordt niet opgesloten in een spreadsheet die maar door één afdeling wordt gebruikt.
• Verbeterde beveiliging: SharePoint biedt een ingebouwd model voor beveiliging en machtigingen dat voortbouwt op uw bestaande investering in Active Directory. Nog beter, uw afdelingen kunnen dat model gebruiken om te beheren wie toegang heeft tot wat-zonder de helpdesk te bellen.
• Mogelijkheid om Office-clients te verwijderen: Als u lijsten en bibliotheken in SharePoint gebruikt, hoeft u Office-toepassingen zoals Excel niet op al uw clientmachines te hoeven installeren.Mensen kunnen de browser gebruiken om gegevens op te zoeken (of om gegevens aan een lijst toe te voegen) in SharePoint. Die lijst kan zelfs worden gekoppeld aan een spreadsheet die wordt bijgewerkt terwijl een andere gebruiker gegevens toevoegt met behulp van de browser.
• Vereenvoudigde planning: Door al deze inhoud onder één dak en op de radar te brengen, wordt uw capaciteitsplanning aanzienlijk vereenvoudigd.
• Trainingshulp: Omdat SharePoint een consistent uiterlijk en gevoel biedt, is training eenvoudiger.