Hoe u e-mailwaarschuwingen voor een SharePoint-groep maakt - dummies

Als RSS niet jouw ding is, kun je ervoor kiezen om e-mailmeldingen te ontvangen wanneer SharePoint-apps veranderen door een waarschuwing te maken. Meldingen zijn een uitstekende manier om op de hoogte te blijven van de wijzigingen die uw teamgenoten aanbrengen in documenten en items.

U hebt de machtiging Meldingen nodig om meldingen te maken. Deze toestemming wordt meestal verleend met de out-of-the-box-configuratie van de Site leden SharePoint-groep.

Ga als volgt te werk om een ​​melding voor een app te maken:

1. Blader naar de app waarop u zich wilt abonneren op een waarschuwing en klik vervolgens op de vervolgkeuzelijst Waarschuw mij in de Share & Volg het gedeelte van het tabblad Bibliotheek van het lint (voor een op een bibliotheek gebaseerde app) of het tabblad Lijst van het lint (voor een op een lijst gebaseerde app).

   Als u de knop Waarschuwing mij niet ziet, is de kans groot dat uw beheerder de instellingen voor uitgaande e-mail niet heeft geconfigureerd. Als de instellingen voor uitgaande e-mail niet zijn geconfigureerd in Centraal beheer, wordt de knop Waarschuwing mij eenvoudig niet weergegeven voor gebruikers. Als u SharePoint Online echter gebruikt, is uitgaande e-mail al door Microsoft geconfigureerd en kunt u beginnen.

2. Kies Waarschuwing instellen in deze bibliotheek in de vervolgkeuzelijst.

   Het venster Nieuwe waarschuwing verschijnt.

   U kunt zich abonneren op een waarschuwing voor een artikel of document door het item of document te selecteren en Alert me op het tabblad Items van het lint te kiezen.

3. Voer in het tekstvak Waarschuwingstitel een naam in voor de melding.

   Maak de naam iets waardevols in uw inbox, zoals Vandaag gewijzigde documenten - Budget Team Site . Anders heb je geen zinvolle manier om de ene waarschuwing van de andere te vertellen.

4. Voer in het tekstvak Verzendwaarschuwingen naar de namen in van mensen naast u die de melding zouden moeten ontvangen.

   Inderdaad, u kunt andere mensen abonneren op een melding! U moet de machtiging Beheren van machtigingen hebben, die standaard wordt verleend aan site-eigenaren.

   Organisaties en site-eigenaren willen mogelijk meerdere gebruikers abonneren op een melding om ervoor te zorgen dat ze belangrijke updates ontvangen, en ze aanmoedigen om bij te dragen aan een discussiebord, blog of wiki. Gebruikers kunnen nog steeds afmelden door instellingen in hun waarschuwingsinstellingen te wijzigen.

5. Selecteer in het gedeelte Leveringsmethode of u meldingen per e-mail of sms aan uw mobiele telefoon wilt ontvangen.

   Voor SMS-berichten moet uw SharePoint-beheerder deze service via een externe partij configureren, zodat u mogelijk geen meldingen naar uw telefoon kunt verzenden.

6. Selecteer in het gedeelte Type wijzigen de optie die overeenkomt met het type meldingen dat u wilt ontvangen: alle wijzigingen, nieuwe items worden toegevoegd, bestaande items worden gewijzigd of items worden verwijderd.

   Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van een app, ontvangt u een melding wanneer items worden verwijderd.

7. Kies in het gedeelte Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden wanneer u meldingen wilt ontvangen.

   De opties die u hier ziet, zijn afhankelijk van het soort app waarmee u werkt. Met een Taken-app kunt u bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen wanneer een taak is gemarkeerd Voltooid of wanneer een taak met hoge prioriteit wordt gewijzigd.

8. Kies in het gedeelte Wanneer alarmen verzenden de frequentie van uw bezorging van meldingen.

   Je kunt ze onmiddellijk, één keer per dag of één keer per week ontvangen. Dagelijkse samenvattingen zijn leuk; anders krijgt u waarschijnlijk te veel e-mails.

9. Klik op OK om uw melding te maken.

Bekijk dit voorbeeld van het configureren van een melding.

Een e-mail ontvangen wanneer een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

Telkens wanneer gebruikers aangeven dat ze een workflow nodig hebben om meldingen te ontvangen, probeert u eerst een melding. Je zou verbaasd zijn over hoe vaak waarschuwingen de opties bieden die nodig zijn.

Als uw app een persoonlijke of openbare weergave heeft met een filter, kunt u zich abonneren op wijzigingen in die weergave. Stel bijvoorbeeld dat u via sms op de hoogte wilt worden gesteld wanneer een item in een Issue Tracking-app de prioriteit heeft ingesteld op Hoog. U zou een weergave maken die de app filtert voor problemen met hoge prioriteit. Selecteer de gefilterde weergave in het gedeelte Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden wanneer u uw melding maakt en u ontvangt meldingen wanneer artikelen voldoen aan de filtercriteria.

U moet een e-mailadres hebben geconfigureerd in uw SharePoint-profiel om waarschuwingen te ontvangen. Als uw SharePoint-server zich in uw netwerk bevindt, is dat meestal geen probleem. Office 365 is mogelijk echter niet geïntegreerd met uw netwerk- en e-mailinformatie. In dergelijke situaties kan uw beheerder uw e-mailadres handmatig configureren of u toestemming verlenen om dit te doen.

U kunt al uw meldingen beheren vanaf één pagina in plaats van naar elke lijst te navigeren. Volg deze stappen om alle meldingen te beheren die u op een bepaalde site hebt en deze aan te passen of te verwijderen:

1. Blader naar een app waarop u zich momenteel abonneert op een melding.
2. Kies op het tabblad Lijst van het lint in het gedeelte Delen en bijhouden de optie Mij waarschuwen → Mijn meldingen beheren.
3. Selecteer de juiste meldingslink.

   De pagina Mijn meldingen beheren op deze site wordt weergegeven met alle opties die u hebt bekeken toen u de melding voor het eerst maakte. Wijzig de instellingen naar wens.

   Heeft u de alert niet ingesteld om mee te beginnen? U kunt nog steeds de instellingen lezen en de keuzes wijzigen (zie de voorgaande stappenlijst). Uw wijzigingen hebben geen invloed op de waarschuwingsinstellingen voor anderen als de waarschuwing tegelijkertijd voor meerdere gebruikers is gemaakt.

4. Klik op OK om de waarschuwing te wijzigen met uw nieuwe instellingen of op Wissen om de waarschuwing te verwijderen.

   Als u een waarschuwing verwijdert die voor u is gemaakt, wordt de waarschuwing niet verwijderd van andere gebruikers in de groep waarvoor de waarschuwing is gemaakt.

Als u de sitebeheerder bent, kunt u de meldingen van iedereen op de site beheren door op de link Gebruikerswaarschuwingen te klikken in het gedeelte Sitebeheer op de pagina Site-instellingen.