Hoe bronnen delen in Project 2013 - dummies

Wanneer een organisatie tegelijkertijd projecten van vergelijkbare aard uitvoert, kan het tekenen vanuit een gecentraliseerde resourcepool hen tijd besparen omdat ze geen resources hoeven te maken die al bestaan. Het bijhouden van bronnen in projecten kan ook nuttig zijn.

Veel organisaties beheren veel projecten op hetzelfde moment. Soms is een project het enige project in zijn soort in een bedrijf, zoals het organiseren van een verhuizing. Andere, zoals een bouwproject in een architectenbureau, gebeuren tegelijkertijd met verschillende andere, vergelijkbare projecten en maken gebruik van veel van dezelfde bronnen, zoals architecten en tekenaars.

U kunt een andere tijdbesparende Project 2013-functie gebruiken om bestaande bronnen uit een bedrijfsadresboek of uit uw eigen adresboek in Outlook te halen.

Skim van resourcepools

Als u Project 2013 in uw hele bedrijf gebruikt, hebt u mogelijk een resourcepool, een gecentraliseerde opslagplaats met gemeenschappelijke resources waarmee projectmanagers die resources aan hun verschillende projecten kunnen toewijzen. Door een resourcepool te gebruiken, kunt u op elk moment een realistischer idee vormen van hoe druk bronnen over alle projecten zijn.

Verwar geen resourcepools met bedrijfsresources, die vereisen dat u de webapp Project Project, Project Server en Microsoft Office Project instelt. Een resourcepool is eenvoudig een projectbestand dat alleen een lijst met bronnen bevat in de weergave Resource Sheet en wordt opgeslagen op een gedeeld netwerkstation voor uw werkgroep of op uw bedrijfsserver.

Iedereen met toegang tot het resourcepool-bestand kan de resources die het bevat, toewijzen aan projecten. Een resource pool bespaart iedereen de moeite van het herhaaldelijk maken van deze resources in hun individuele projecten.

Als u afzonderlijke projecten op een willekeurig moment in één hoofdproject combineert, kunt u met Project 2013 dubbele bronnen gebruiken. Als u de gecombineerde projecten koppelt en vervolgens een dubbele resource in het hoofdproject verwijdert, wordt deze ook in het subproject verwijderd.

Een betere methode is om alle afzonderlijke projecten resources uit een resourcepool te laten delen, zodat er geen dubbele bronnen bestaan ​​wanneer u het hoofdprojectbestand maakt.

Resources importeren uit Outlook

Met Project kunt u de tijd besparen die u hebt doorgebracht bij het invoeren van resource-informatie doordat u resources uit Outlook kunt ophalen.

Als u resources uit Outlook wilt ophalen, moet u dit als uw standaard e-mailprogramma opgeven: Open Outlook en als u wordt gevraagd of u wilt dat dit uw standaardprogramma is, zegt u Ja.

Wanneer u een of meer Outlook-bronnen in uw project invoegt, worden deze aan uw projectlijst toegevoegd, met behulp van de resourcenaam en het e-mailadres zoals ze bestaan ​​in het Outlook-adresboek. De standaard beginletter en werksoort van de eerste letter zijn ook vooraf toegewezen. U kunt vervolgens details toevoegen die u leuk vindt.

Als u resources uit uw Outlook-adresboek wilt invoegen, geeft u de weergave Resource Sheet weer en volgt u deze stappen:

1. Kies Bron → Bronnen toevoegen → Adresboek.

   Het dialoogvenster Resources selecteren wordt weergegeven.

2. Klik op de naam van een bron in de lijst Naam.

3. Klik op Toevoegen om de geselecteerde naam in de lijst met bronnen te plaatsen.

4. Herhaal stap 2 en 3 om alle resourcenamen die u wilt importeren aan uw project toe te voegen.

5. Klik op de knop OK als u klaar bent.

De namen verschijnen nu in de lijst met projectbronnen, zodat u ze aan taken kunt toewijzen.