Importeer een nieuwe aangepaste taxonomie in de SharePoint Online Term Store - dummies

Als een contentbeheersysteem biedt SharePoint Online uitstekende out-of-the-box metadata managementmogelijkheden via de Term Store. Als uw organisatie taxonomie gebruikt om gegevens te organiseren, kunt u eenvoudig wat u heeft gebruiken door uw aangepaste taxonomie in de Term Store te importeren.

Als u een klein bedrijf bent, kan het gebruik van taxonomie voor het coderen van inhoud een beter beheer van de manier waarop dingen in uw bedrijf worden beschreven, helpen bij het bouwen van het sociale weefsel of uw organisatie.

Stel bijvoorbeeld dat u SharePoint-gebruikers bepaalde informatie moet invoeren over bestanden die zij naar de documentbibliotheek uploaden. Ze moeten voor elk bestand de titel, de auteur, het bedrijfsonderdeel, het publiek en het onderwerp invoeren. U kunt taxonomie gebruiken, zodat wanneer een gebruiker metagegevens in het veld Doel invoert, deze kunnen kiezen uit zoekwoorden die al in de Term Store staan, zoals Intern of Extern.

Als de gebruiker Interne aanvullende weergave selecteert om uit te kiezen, afhankelijk van of de interne doelgroep voor leidinggevenden of managers is. Onder Onderwerp kunnen gebruikers kiezen uit trefwoorden, zoals HR, Legal of IT. U kunt gebruikers ook toestaan ​​hun eigen sleutelwoorden in te voeren om het onderwerp te beschrijven.

Zoals u ziet dat een patroon opkomt van veelgebruikte trefwoorden, kan het u als SharePoint Online Administrator signaleren om die zoekwoorden naar de hoofdtermset te verplaatsen. Niet alleen dat, maar het kan uw organisatie ertoe aanzetten om na te denken over het creëren van een nieuwe naam voor een product op basis van de woorden die het het beste beschrijven voor uw mensen en wat die woorden voor hen betekenen.

Voer de volgende stappen uit om een ​​aangepaste taxonomie te importeren naar de Term Store:

1. Klik op Termijn opslaan in de linkernavigatie in het SharePoint Online Beheercentrum.

   Zorg ervoor dat uw naam wordt vermeld onder Termijnwinkelbeheerders.

2. Klik onder Sample Import in het rechterdeelvenster op Voorbeeldimportbestand weergeven.

3. Download het bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) en bewerk het in Excel om aan uw taxonomie te voldoen.

4. Rangschik in Excel de termen in hiërarchieën tot zeven niveaus diep.

5. Sla het bestand op in het origineel. csv-formaat.

6. Ga terug naar de Term Store vanuit het SharePoint Online Administration Center, plaats de muisaanwijzer op de groep waar u de termreeks wilt laden en klik vervolgens op de pijl rechts om extra opdrachten weer te geven.

7. Selecteer Nieuwe termenset importeren.

8. Klik in het venster Termensetimport op Bladeren.

9. Navigeer naar de.CSV-bestand dat u in stap 5 hebt opgeslagen, selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen.

   U keert terug naar het venster Termenset importeren.

10. Klik op OK.

    U wordt teruggebracht naar de portal SharePoint Online Administration Center waar u de termreeks die u zojuist hebt geïmporteerd, ziet onder de groep die u in stap 6 hebt geselecteerd.