Een spreadsheet importeren als een lijst in SharePoint 2010 - dummies

Heeft u al gegevens in een spreadsheet waarvan u een SharePoint 2010-lijst wilt zijn? Je bent halverwege daar! Voordat u begint, moet u het volgende doen:

• De lijst opschonen. Zorg ervoor dat uw lijst op een tabel lijkt, zonder lege kolommen of rijen.

• Zorg ervoor dat uw lijst kopteksten bevat. Alle kolommen moeten een kolomtitel hebben.

• Zorg ervoor dat uw kolomgegevens consistent zijn. Als een kolom bijvoorbeeld een opmerking bevat in een kolom die anders een datum zou zijn, verwijdert u de tekst.

• Zorg ervoor dat uw eerste rij representatief is voor de rest van de gegevens. SharePoint leest die eerste rij en maakt aannames over de informatie in die kolom. Hier is een voorbeeld van een schone spreadsheet die klaar is om te importeren.

  

SharePoint zoekt naar wat volgens hem de eerste tekstkolom is en gebruikt het als het pseudo-titelveld (het primaire veld in de lijst waaraan het menu Bewerken is gekoppeld).

Probeer daarom een ​​tekstveld met unieke gegevens in de eerste kolompositie te plaatsen. Helaas, als uw unieke veld een nummer is, zoals een serienummer, kan dit problemen veroorzaken. Om dit probleem te omzeilen, maakt u de lijst en kopieert en plakt u de gegevens uit de spreadsheet.

Een goed voorbeeld van een eerste kolom is een unieke naam van een persoon of een item, zoals de gebeurtenisnaam.

Een slecht voorbeeld van een eerste kolom is de categorie van een artikel of een afdeling van een medewerker.

Om uw spreadsheet in een aangepaste lijst te importeren:

1. Kies Siteacties → Alle site-inhoud bekijken.

   Andere opties omvatten Alle site-inhoudskoppelingen bekijken op de werkbalk Snel starten of de koppeling Optie creëren in het menu Siteacties.

2. Selecteer de opdracht Maken en selecteer vervolgens de optie Spreadsheet importeren in de categorie Lijst en klik op de knop Maken.

3. Voer in het tekstvak Naam een ​​naam in voor uw lijst.

   Volg de naamgevingsconventies voor lijstnamen: houd ze kort en verwijder spaties.

4. (Optioneel) Voer een beschrijving van de lijst in het tekstvak Beschrijving in.

5. Klik op de knop Bladeren, blader naar uw spreadsheet, selecteer deze en klik op de knop Importeren.

   Er wordt een dialoogvenster weergegeven met de vraag hoe uw bereik is toegewezen. De standaardwaarde is Tabelbereik, maar andere opties zijn Benoemd bereik of Bereik van cellen. Als u uw reeks geen naam hebt gegeven in Excel of hebt ingesteld als een tabel, selecteert u de optie Bereik van cellen.

6. Als u de optie Bereik van cellen hebt gekozen, klikt u in het dialoogvenster op het veld Bereik selecteren en klikt u vervolgens op uw spreadsheet om het gewenste bereik te markeren.

7. Klik op de knop Importeren in het dialoogvenster.

Nadat u uw spreadsheet hebt geïmporteerd, controleert u de kolomtypen die SharePoint voor u heeft gekozen. Over het algemeen neemt SharePoint de tekst, het nummer en de datums over. Misschien wilt u sommige tekstvelden wijzigen in Keuze, Ja / Nee, enzovoort.

Heb niet het geduld om al uw aangepaste kolommen één voor één te maken, maar u hebt ook geen huidige lijst in een andere indeling? Maak een spreadsheet met uw kolomkoppen en ten minste één rij met gegevens, en importeer vervolgens deze spreadsheet en pas de kolomeigenschappen waar nodig aan.