Bibliotheken voor SharePoint Online Sites - dummies

Wanneer u een manier nodig hebt om bestanden te ordenen zodat ze toegankelijk zijn via op een SharePoint Online-site vindt u een selectie die vooraf is samengesteld voor de meest voorkomende typen bibliotheken in SharePoint Online. Neem een ​​kijkje in deze standaardbibliotheken en de korte beschrijvingen van wat ze doen:

• Asset-bibliotheek: Hier bewaart u andere informatie-items dan documenten - gebruiksklare informatie in de vorm van afbeeldingen, audiobestanden, videobestanden - om ze beschikbaar te maken en hun gebruik te regelen.

• Data Connection Library: In dit bibliotheektype kunt u bestanden plaatsen en delen die externe gegevensverbindingen specificeren en beschrijven. U wilt bijvoorbeeld mogelijk dat uw gebruikers gegevens uit een datawarehouse kunnen ophalen. Een verbinding met het datawarehouse opzetten en alle servernamen, gebruikersnamen en verbindingsinformatie precies goed krijgen, kan vervelend zijn.

  Met behulp van een Data Connection-bibliotheek kan een beheerder de verbindingen instellen en deze opslaan in de bibliotheek. De gebruikers zouden dan alleen de verbinding met het datawarehouse gebruiken wanneer ze data willen ophalen en analyseren.

• Documentbibliotheek: U vindt veel van deze - in SharePoint - en maakt deze aan in SharePoint. Dergelijke bibliotheken zijn bedoeld voor het opslaan van documenten, het organiseren ervan in mappen, het beheren van hun versies en het regelen van het gebruik ervan met een in- en uitchecksysteem.

• Formulierbibliotheek: Hier slaat u elektronische versies van blanco bedrijfsformulieren op en beheert deze voor dagelijkse documentatie, zoals inkooporders en statusrapporten. Om bibliotheken van dit type te maken en te onderhouden, hebt u een Microsoft-compatibele XML-editor nodig.

  Vanzelfsprekend biedt Microsoft er één - InfoPath. Houd er echter rekening mee dat de formulierbibliotheek slechts een plaats is om de gegevens op te slaan die in het formulier zijn ingevoerd. Als u het eigenlijke formulier wilt maken, moet u InfoPath gebruiken.

• Afbeeldingenbibliotheek: Dit bibliotheektype is voor het opslaan en delen van digitale afbeeldingen. Het verschil tussen de Assets-bibliotheek en de afbeeldingenbibliotheek kan subtiel zijn omdat ze beide afbeeldingen opslaan. Het belangrijkste onderscheid ligt in de naam. De afbeeldingenbibliotheek is specifiek ontworpen voor het opslaan van afbeeldingen en de bibliotheek van items wordt gebruikt voor het opslaan van afbeeldingen.

  Als u een afbeelding als een foto en een afbeelding ziet als een logo of afbeelding, dan beginnen de verschillen naar voren te komen. De afbeeldingen in een afbeeldingenbibliotheek tonen bijvoorbeeld een miniatuurafbeelding wanneer ze worden weergegeven in zoekopdrachten, maar de afbeeldingen in een afbeeldingenbibliotheek niet.

• Recordbibliotheek: U slaat bedrijfsrecords op in deze bibliotheek.Wanneer u een recordbibliotheek maakt, voegt u een aantal functies toe waarmee SharePoint recordbeheer- en retentieschema's kan maken. Dit type functionaliteit is belangrijk wanneer u ervoor wilt zorgen dat u uw due diligence uitvoert bij het bijhouden van uw bedrijfsrecords door SharePoint het zware werk te laten doen.

• Rapportbibliotheek: Dit type bibliotheek is bedoeld voor webpagina's en documenten die de prestaties bijhouden (en andere dergelijke statistieken), de voortgang naar bedrijfsdoelen en andere informatie die wordt gebruikt in Business Intelligence.

• Diabibliotheek: U kunt dit type bibliotheek gebruiken om Microsoft PowerPoint-dia's (of diegene die in compatibele vergelijkbare toepassingen zijn gemaakt) naar meerdere kijkers te tonen via het SharePoint-systeem. U kunt dit type bibliotheek ook gebruiken om bestaande dia's te zoeken, te ordenen en opnieuw te gebruiken.

• Wiki Paginabibliotheek: Bibliotheken van dit type hebben onderling verbonden webpagina's die inhoud bevatten, zoals tekst of afbeeldingen en functionaliteit in de vorm van webonderdelen die meerdere gebruikers gemakkelijk kunnen bewerken.