Lijsten voor SharePoint Online Sites - dummies

SharePoint Online wordt geleverd met een verzameling standaardlijsten en bibliotheken. Microsoft heeft al de tijd genomen om deze te ontwikkelen om uw leven als ontwikkelaar gemakkelijker te maken, zodat u ze net zo goed kunt gebruiken. De volgende lijst introduceert de standaard SharePoint-lijsten en biedt korte beschrijvingen:

• Aankondigingen: Deze lijst is voor korte nieuwsitems, snelle statuscontroles en andere snel en informatieve dingen.

• Kalender: Deze agenda is strikt zakelijk - deadlines, vergaderingen, geplande evenementen en dergelijke. U kunt de informatie in deze kalender synchroniseren met Microsoft Outlook of andere Microsoft-vriendelijke programma's.

• Circulations: Deze lijst is voor het verzenden van informatie naar teamleden via een kennisgeving per e-mail; de lijst bevat bevestigingsstempels, zodat leden kunnen aangeven dat ze hebben gezien wat u wilde dat ze te zien kregen. Een voorbeeld zou een belangrijk nieuw bedrijfsbeleid zijn.

  U kunt de lijst Circulaties gebruiken om bij te houden dat iedereen het beleid heeft gelezen en geaccepteerd. Merk op dat om deze lijstsjabloon te kunnen zien, u de functie Groepswerklijsten geactiveerd moet hebben.

• Contactpersonen: Als u een normale Outlook-gebruiker bent, heeft u mogelijk een lijst met contactpersonen ontwikkeld. Als dat niet het geval is, kunt u hier de personen vermelden die relevant zijn voor uw team (zoals partners, klanten of overheidsfunctionarissen). U kunt de lijst met SharePoint-contacten synchroniseren met Microsoft Outlook of andere programma's die goed spelen met Microsoft-producten.

• Aangepaste lijst: Als u probeert een lijst te ontwikkelen, maar geen van de standaardlijsttypen doet wat u in gedachten hebt, kunt u helemaal opnieuw beginnen met een lege lijst en kunt u de weergaven en kolommen die u wilt.

• Aangepaste lijst in weergave van gegevensblad: Dit is een bekende wending in de lege lijst: SharePoint toont het als een spreadsheet, dus u kunt een aangepaste lijst net zo gemakkelijk instellen als in Excel, met uitzicht en kolommen als nodig zijn. Merk op dat dit lijsttype een ActiveX-besturingselement vereist voor lijstgegevensbladen; gelukkig biedt Microsoft Office zo'n controle.

• Discussion Board: Als je een doorgewinterde Netizen bent uit de bloeitijd van de nieuwsgroep, zal deze lijst een vertrouwde plaats zijn voor online discussies. Natuurlijk wilt u de discussie zakelijk houden, dus dit lijsttype helpt u die besprekingen te beheren (u kunt bijvoorbeeld eisen dat de berichten worden goedgekeurd voordat iedereen ze kan zien).

• Externe lijst: Gebruik dit lijsttype om een ​​lijst met gegevens te creëren die zijn geïdentificeerd als een extern inhoudstype.Een extern inhoudstype is een term die wordt gebruikt om groeperingen van gegevens te beschrijven die buiten SharePoint wonen. Een voorbeeld kunnen gegevens zijn die in een backend-systeem leven, zoals SAP.

• Spreadsheet importeren: Als u gegevens in een bestaande spreadsheet (gemaakt in Excel of een ander Microsoft-compatibel programma) die u in SharePoint wilt gebruiken, kunt u deze in een lijst van dit type importeren. U krijgt dezelfde kolommen en gegevens als de originele spreadsheet.

• Probleemtracking: Als u de reacties van uw projectteam op een probleem in verband met (laten we zeggen) een belangrijk project wilt organiseren, is dit het soort lijst dat u gebruikt om prioriteiten in te stellen, taken toe te wijzen en voortgang bij te houden naar het oplossen van het probleem.

• * Talen en vertaling: SharePoint biedt een workflow voor vertaalbeheer waarmee vertaaltaken kunnen worden toegewezen. Dit lijsttype is voor het maken van een lijst met de talen die in die taken worden gebruikt - en van aangewezen vertalers voor elke taal.

• Koppelingen: Dit lijsttype helpt u bij het organiseren van koppelingen. De gebruiker kan een lijst met webpagina's en soortgelijke online bronnen raadplegen - en eenvoudigweg klikken om naar een van hen te gaan.

• Microsoft IME-woordenlijst: Maak een lijst met Microsoft-invoermethode-editor (IME) als u gegevens in een SharePoint-lijst wilt gebruiken als een Microsoft IME-woordenboek. Microsoft IME is een systeem waarmee u tekens kunt invoeren, zoals Japans of Chinees, die u niet op uw toetsenbord kunt vinden.

  Wanneer een toepassing die deze tekens ondersteunt, wordt uitgevoerd, verschijnt een klein virtueel toetsenbord op uw scherm waarmee u de tekens kunt invoeren. In de Microsoft IME-woordenlijstlijst kunt u de verschillende tekenwaarden in SharePoint opslaan. Merk op dat om deze lijstsjabloon te kunnen zien, u de functie Groepswerklijsten geactiveerd moet hebben.

• Projecttaken: Als je een veteraan bent van Microsoft Project 2010 (vooral als je Project hebt of een compatibel equivalent hebt) in je organisatie, is dit lijsttype waarschijnlijk bekend. Het is in wezen een grote takenlijst die wordt georganiseerd als een Gantt-diagram (dat u in feite kunt openen met Project): een plaats om team- of individuele voortgang bij taken bij te houden en uw toegewezen middelen en deadlines in de gaten te houden.

• Statuslijst: Dit lijsttype biedt een groot beeldperspectief van de status van een project. Het is een plek om doelen te laten zien voor (laten we zeggen) een project en laat zien hoe dicht je bij het bereiken van deze doelen bent.

• Enquête: Dit lijsttype is voor het verzamelen van informatie, met name door crowd-sourcing. Hier plaatst u een lijst met vragen die mensen moeten beantwoorden. Een vragenlijst helpt u bij het formuleren van uw vragen en kan de antwoorden die u terugkrijgt samenvatten. De antwoorden op de enquête worden opgeslagen in de lijst en kunnen vervolgens worden geanalyseerd, in kaart worden gebracht of geëxporteerd.

• Taken: Dit lijsttype is in wezen een taak voor een team of persoon.