Inhoud beheren met SharePoint Online-documentbibliotheken - dummies

Met SharePoint Online, een van de Office 365-producten, werken documentbibliotheken op dezelfde manier als wanneer u de tijd, energie en bronnen van het implementeren van SharePoint had besteed jezelf. Met SharePoint Online meldt u zich echter gewoon 's ochtends aan en begint u SharePoint in de middag te gebruiken.

Een documentenbibliotheek is een speciale map die u kunt openen via uw webbrowser of rechtstreeks vanuit Office-toepassingen, zoals Word of Excel. Als u ooit SharePoint hebt gebruikt, zijn dit vertrouwde documentbibliotheken.

Een SharePoint-documentbibliotheek zorgt voor het zware opheffen van het beheer van inhoud, zoals de mogelijkheid om in te checken en een document, versiebeheer, beveiliging en workflow te bekijken. Elk document in een bibliotheek heeft een contextmenu dat kan worden geopend door over het item te bewegen en vervolgens op het vervolgkeuzemenu in de rechterbovenhoek te klikken.

Een vertrouwd thema in Office 365 is integratie tussen producten. Naast het werken met functies van de documentbibliotheek, zoals in- en uitchecken met behulp van de browser, kunt u dit ook doen vanuit de Office-documenten.

Zoals je je wel kunt voorstellen, kost het veel ruimte in de database om meerdere versies van documenten op te slaan. Om deze reden is versiebeheer standaard uitgeschakeld in nieuwe SharePoint-documentbibliotheken.

Ga als volgt te werk om versiebeheer in te schakelen:

1. Klik op het lint op het tabblad Bibliotheek en klik vervolgens op de knop Bibliotheekinstellingen.

   De pagina Bibliotheekinstellingen wordt weergegeven.

2. Klik op de koppeling Versie-instellingen.

   De pagina Versie-instellingen wordt weergegeven.

   

3. Selecteer de versie-instellingen die vereist zijn voor uw scenario.

   • U kunt ervoor kiezen Geen versies, belangrijke versies of grote en kleine versies te hebben. Grote versies worden gemaakt wanneer u incheckt in een document en kleine versies worden gemaakt wanneer u een concept opslaat.

   • U kunt ook een aantal andere instellingen configureren, waaronder goedkeuring van de inhoud, het aantal versies dat u wilt behouden, het aantal te behouden conceptversies, het beveiligingsniveau en of de bibliotheek gebruikers moet vragen om het document te bekijken voordat ze wijzigingen kunnen aanbrengen.

4. Klik op OK om uw instellingen op te slaan.