Video: SharePoint 2024
In SharePoint Online, een van de Microsoft Office 365-productsuite, kunt u met een documentset groeperen documenten samen op basis van een aantal criteria en vervolgens werken met de groep documenten als een enkele entiteit.
U hebt bijvoorbeeld een project waaraan u werkt voor marketing en een project waaraan u werkt voor de boekhouding. U kunt uw marketingdocumenten samen groeperen en uw boekhoudingsdocumenten groeperen. U kunt dan als afzonderlijke groep communiceren met de boekhoud- of marketingdocumenten in plaats van individueel.
Met behulp van documentsets kunt u al uw marketingdocumenten tegelijkertijd in een batch in een batch verzenden of versiebeheer voor alle documenten weergeven als een set op een bepaald tijdstip.
Als u documentsets wilt gaan gebruiken, moet u eerst de functie voor uw siteverzameling activeren. Hiertoe gaat u als volgt te werk:
-
Klik op de knop Siteacties en klik vervolgens op Site-instellingen.
De pagina Site-instellingen verschijnt met alle instellingen voor deze specifieke SharePoint-site.
-
Ga naar de groepsverzameling siteverzameling en klik op de link Sitecollectiefuncties.
De pagina met functies voor deze specifieke siteverzameling wordt weergegeven.
-
Klik op de knop Activeren naast de documentset-functie.
Nadat de functies voor documentsets is geactiveerd, kunt u de functionaliteit aan elke bibliotheek toevoegen. De documentset heeft de vorm van een inhoudstype in SharePoint. Een inhoudstype is het groeperen van metagegevensvelden in een enkele groep. U hebt bijvoorbeeld een recept met een inhoudstype dat metagegevens bevat, zoals ingrediënten, kooktijden en vereiste smaakmakers.
Het inhoudstype van de SharePoint-documentset bevat alle functionaliteit die nodig is om meerdere documenten in een enkele entiteit te groeperen.
Een gemeenschappelijke documentbibliotheek in SharePoint is de bibliotheek Gedeelde documenten. U kunt de documentset-functionaliteit toevoegen aan de bibliotheek voor gedeelde documenten door deze stappen te volgen:
-
Navigeer naar de bibliotheek waarin u de functies van documentsets wilt toevoegen.
-
Klik op de knop Bibliotheekinstellingen op het tabblad Bibliotheek.
Om een Inhoudstype aan deze bibliotheek toe te voegen, moet je eerst bewerken inschakelen.
-
Klik op de pagina Bibliotheekinstellingen op de link Geavanceerde instellingen.
De pagina Geavanceerde instellingen verschijnt en biedt de mogelijkheid om geavanceerde instellingen voor deze bibliotheek uit te voeren.
-
Selecteer in het gedeelte Inhoudstype Ja om het bewerken van inhoudstypen toe te staan.
-
Klik op OK om terug te gaan naar de pagina Bibliotheekinstellingen.
Merk op dat een nieuwe sectie verschijnt op de pagina die nu Content Types heet.
-
Klik op de koppeling Toevoegen van bestaande sitecategorieën om een bestaand site-inhoudstype toe te voegen.
-
Selecteer het inhoudstype van de documentset, klik op de knop Toevoegen en klik vervolgens op OK.
Nu de functies van de documentset aan de bibliotheek is toegevoegd, kunt u een nieuwe documentset maken. Als u een nieuwe documentset wilt maken, klikt u op het tabblad Documenten van het lint en selecteert u vervolgens Documentset in het vervolgkeuzemenu Nieuw document.
Een documentset wordt weergegeven in de bibliotheek Gedeelde documenten, net als een ander document. U kunt communiceren met een documentset, net zoals u met een enkel document in de bibliotheek werkt. Het verschil is echter dat wanneer u op een documentset klikt, u de groepering van documenten opent in plaats van een enkel document.
Wanneer de documentset wordt geopend, verschijnt er een nieuw documentset-tabblad op het lint. Op dit tabblad kunt u de documentset beheren met functies, zoals het bewerken van de eigenschappen, het wijzigen van beveiligingsrechten, het delen van documenten, het vastleggen van versies of het in batch doorvoeren van alle documenten via de workflow.
