Offline Toegang met SharePoint Online Werkruimte - dummies

Microsoft SharePoint Workspace is de artiest die voorheen bekend stond als Microsoft Office Groove, een desktoptoepassing die is bedoeld voor mensen die online en offline willen samenwerken aan documenten. Het komt gebundeld met Office 2010 en biedt een gebruikersinterface vergelijkbaar met Windows Verkenner voor het bekijken en bewerken van bestanden en lijsten van een SharePoint-site.

SharePoint Workspace is eenvoudig in te stellen, biedt directe toegang tot de nieuwste versie van documenten in een bibliotheek en levert een robuuste zoekfunctionaliteit. U kunt standaard SharePoint-taken uitvoeren, zoals documenten in- en uitchecken, koppelingen naar bestanden kopiëren, documenten slepen en neerzetten tussen mappen (inclusief mappen van uw lokale schijf), snel toegang krijgen tot de versiegeschiedenis van een bestand en nog veel meer!

SharePoint-werkruimte instellen

Synchronisatie van uw SharePoint-site met SharePoint Workspace gaat snel en eenvoudig. Volg deze stappen:

1. Ga vanaf uw SharePoint Online-site naar Siteacties → Synchroniseren naar SharePoint-werkruimte.

2. Klik op OK in het venster Sync to SharePoint Workspace dat wordt geopend.

   SharePoint Workspace begint met het synchroniseren van uw site met een lokale kopie in de cache op uw harde schijf.

3. Nadat de synchronisatie is voltooid, klikt u op de knop Werkruimte openen voor een Explorer-achtige weergave van uw SharePoint-site-inhoud.

   

SharePoint Workspace ondersteunt nog geen SharePoint Online-agenda's, Wiki-pagina en Enquête vanaf het afdrukken van dit boek. Een Gantt-weergave van projecttakenlijsten wordt ook niet ondersteund. Merk ook op dat u alleen bijlagen kunt openen naar lijstitems in alleen-lezen. Ten slotte zullen lijsten en bibliotheken die worden beschermd door Information Rights Management (IRM) niet worden weergegeven.

Als u afzonderlijke lijsten of bibliotheken liever wilt synchroniseren dan de hele site, gaat u eenvoudig naar uw lijst of bibliotheek, klikt u op Bibliotheek of Lijst onder Extra op het lint en klikt u vervolgens op de knop Synchroniseren naar SharePoint-werkruimte.

Documentenbibliotheken en lijsten synchroniseren

SharePoint Workspace biedt tweewegs directe synchronisatie voor uw bibliotheken en lijsten tussen uw computer en uw SharePoint-site. Synchronisatie gebeurt elke 15 minuten of op elk moment met een handmatige verversing.

Als u een handmatige synchronisatie wilt uitvoeren, klikt u op het menu Synchroniseren en vervolgens op de groene Sync-knop aan de linkerkant.

Als u opslag op uw harde schijf wilt vrijmaken en een lijst of bibliotheek wilt loskoppelen van SharePoint Workspace, klikt u op de lijst of bibliotheek, selecteert u Synchronisatie-instellingen wijzigen in het menu Synchroniseren en klikt u vervolgens op Verbinding verbreken [bibliotheek of lijst] "van Server.

Als u op Synchronisatiestatus klikt in het menu Synchroniseren, krijgt u meer informatie over de synchronisatiestatus voor uw bibliotheken en lijsten.