Outlook en Outlook Alerts en SharePoint Online - dummies

Met Outlook 2010 en integratie met SharePoint Online kunt u documentbibliotheken synchroniseren met Outlook en de documenten weergeven in de ingebouwde viewer van Outlook. U kunt ook lijsten, zoals agenda's, taken en contactpersonen naar Outlook slepen en zelfs offline hieraan werken, wetende dat wanneer u opnieuw verbinding maakt met internet, uw updates worden gesynchroniseerd naar SharePoint.

Klik voor zowel bibliotheken als lijsten op de optie Verbinden met Outlook op het lint en volg de aanwijzingen om ze te synchroniseren met Outlook. U moet dit doen voor elk van de bibliotheken en lijsten die u naar Outlook wilt trekken.

Als u Outlook gebruikt om uw eigen taken te beheren, los van uw teamtaken in SharePoint, kunt u nu zowel uw Outlook-taken als SharePoint-taken samenvoegen om ervoor te zorgen dat u niet vergeet melk op te halen van de supermarkt op weg naar huis terwijl je druk bezig bent met het leveren van geweldig werk voor je team.

Trek gewoon uw SharePoint-takenlijst naar Outlook en u ziet dat alle taken die aan u zijn toegewezen uit de SharePoint-lijst nu worden weergegeven in uw takenlijst, samen met de taken die u zelf in Outlook hebt gemaakt. U kunt de takenlijst op twee manieren bekijken:

• Klik in het navigatievenster van Outlook aan de linkerkant op Taken en selecteer vervolgens Takenlijst onder Mijn taken.

• Zoek in de takenbalk in Outlook aan de rechterkant naar uw takenlijst onder de kalender. Als u de taakbalk niet kunt zien, is deze waarschijnlijk verborgen. Toon het door te klikken op Weergave in het Menu, klik op het taak-pictogram van het lint en selecteer vervolgens Normaal.

Als u liever e-mailwaarschuwingen ontvangt om bovenaan de SharePoint-documentbibliotheken en -lijsten te blijven, stelt u in plaats daarvan Outlook-waarschuwingen in. Volg deze stappen:

1. Klik op uw Teamsite voor een abonnement voor professionals en kleine bedrijven (P-schema) op het menu Gebruikersinstellingen in de rechterbovenhoek van uw scherm. Als u een ondernemingsabonnement hebt (E-plan), klikt u op uw naam in de rechterbovenhoek van uw scherm.

   

2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Mijn instellingen.

3. Klik op Mijn meldingen.

4. Klik op Waarschuwing toevoegen.

5. Selecteer de lijst of bibliotheek waarvoor u een waarschuwing wilt ontvangen.

   U kunt er slechts één tegelijk selecteren.

6. Voer uw opties voor de waarschuwing in.

   De opties omvatten frequentie, naar wie moet worden verzonden, bezorgmethode, wanneer de waarschuwing moet worden verzonden, enzovoort.

7. Klik op OK.

Nog een andere manier om waarschuwingen in te stellen, is door naar uw documentbibliotheek of lijst te gaan, naar Bibliotheekhulpmiddelen op het lint te gaan en Mezelf te waarschuwen. Volg de aanwijzingen.

U ontvangt per e-mail bericht dat u uw melding met succes heeft ingesteld.