SharePoint 2010 Lijsttypen - dummies

SharePoint 2010 biedt vele soorten lijsten die u kunt gebruiken om informatie bij te houden. Een lijst is vergelijkbaar met een Excel-werkblad of een tabel in Access-database. In tegenstelling tot een spreadsheet die leeg is wanneer u deze voor het eerst maakt, biedt SharePoint verschillende voorgedefinieerde lijsten. Deze lijsten bevatten kolommen en formulieren waarmee u alles kunt volgen, van contacten tot taken.

SharePoint biedt drie soorten lijsten:

• Communicatielijsten worden gebruikt om aankondigingen, contacten en discussieborden bij te houden.

• Trackinglijsten worden gebruikt om informatie bij te houden, zoals koppelingen, agenda's, taken, problemen en enquêtes.

• Aangepaste lijsten bieden een beginsjabloon waarop u kunt bouwen om een ​​lijst te maken met de exacte kolommen die u nodig hebt.

Welke soorten lijsten u kunt maken met SharePoint 2010, is afhankelijk van de producteditie die uw bedrijf heeft geïnstalleerd. Mogelijk hebt u meer of minder opties.

Bibliotheken zijn een speciaal soort SharePoint-lijst. Ze zijn een lijst die wordt gebruikt om naast tracking-items ook bestanden op te slaan. De items die u in een bibliotheek bijhoudt, zijn de bestanden zelf. Alles wat u weet over lijsten is ook van toepassing op bibliotheken.

Bepalen welk type SharePoint-lijst moet worden gebruikt, kan in eerste instantie verwarrend zijn. Heeft u een lijst met contactpersonen of een aangepaste lijst nodig? Hoewel alle lijsten dezelfde basisfunctie hebben voor trackinginformatie, bieden sommige lijsten extra kolommen of menuopdrachten die uniek zijn voor dat soort lijst.

Sommige mensen beginnen altijd met een aangepaste lijst omdat ze denken dat ze precies weten hoe ze hun lijst willen laten zien. Met die aanpak krijgt u echter nooit inzicht in de functies en beperkingen van de andere lijsttypen. Wees niet bang om lijsten te maken, gebruik ze een tijdje en gooi ze dan weg. Dit proces is prototyping, en professionals doen het de hele tijd. Er is geen "juiste" lijst.

Alle lijsten in SharePoint 2010 gebruiken het lint om toegang tot alle lijstopdrachten weer te geven.

De volgende tabel is een vergelijking van enkele van de SharePoint-lijsttypen. Dit is geenszins een volledige lijst. De lijsttypen in de tabel worden weergegeven in dezelfde volgorde waarin ze worden weergegeven wanneer u een nieuwe lijst maakt.

Vergelijking van lijsttypen van SharePoint

Type lijst	Wanneer gebruiken	Wat maakt het bijzonder
Aankondigingen	Om korte aankondigingen weer te geven op de startpagina van uw site.	U kunt vervaldatums voor aankondigingen invoeren.
Contacten	Om contactpersonen bij te houden, vooral als u Outlook wilt gebruiken voor gegevensinvoer.	U kunt kolommen verwijderen die u niet nodig hebt.
Discussion Board	Een discussieforum maken waar mensen berichten kunnen plaatsen en kunnen beantwoorden.	Evalueer add-ons van derden als u een degelijk discussieforum wilt.
Links	Om hyperlinks bij te houden.	Gebruikt een hyperlinkkolom die ingevoerde tekst automatisch opmaakt als HTML-ankerlinks.
Kalender	Kalenderitems bijhouden.	Kan synchroniseren met Outlook en weet hoe om te gaan met terugkerende gebeurtenissen.
Taken	Om taken bij te houden.	kan synchroniseren met Outlook; Takenlijsten kunnen worden gegroepeerd met samenvattingstaken.
Projecttaken	Werkitems voor een project bijhouden.	Kan worden weergegeven als een Gantt-diagram. Veel mensen beschouwen het Project Lite-aanbod van dit SharePoint.
Problemen opsporen	Problemen met treffers bijhouden.	Werkt goed met problemen met drie staten: open, gesloten en opgelost.
Enquête	Een peiling uitvoeren.	Hiermee kunt u een reeks vragen maken die gebruikers moeten doorlopen .
Aangepast	Een lijst maken met kolommen die u definieert.	Hiermee kunt u een lijst maken die specifiek is voor uw inhoud en bijvoorbeeld op bepaalde manieren op bepaalde inhoud reageren.
KPI (Key Performance Indicator)	Om grafische statusindicators weer te geven.	Hiermee kunt u geselecteerde bedrijfsgegevens vergelijken met opgegeven doelen en die informatie weergeven in verschillende indelingen, zoals scorekaarten en dashboards.
Spreadsheet importeren	Een lijst maken op basis van een bestaande spreadsheet.	Hiermee kunt u een bestaand Excel-werkblad gebruiken als basis voor de -lijst; kan helpen bij het vermijden van herwerken en herhaalde inspanning bij het invoeren van gegevens.
Extern	Een lijst maken op basis van een gegevensbron buiten SharePoint.	Hiermee kunt u gegevens uit andere (niet-SharePoint) databases of webservices weergeven.

De lijsten zijn voornamelijk bedoeld voor het bijhouden van informatie voor een team, zoals een afdelingskalender of een logboek voor projectproblemen. De lijsten hier krassen alleen maar naar de oppervlakte van wat u kunt doen met lijsten in SharePoint. Er kunnen lijsten worden gebruikt die lijken op hoe tabellen worden gebruikt in databases om de gegevens voor een toepassing op te slaan.

Hoewel lijsten kolommen en rijen hebben zoals een databasetabel, zijn dit geen databasetabellen. In feite worden de lijsten van uw teamsite opgeslagen in een enkele tabel in de inhoudsdatabase van SharePoint.