SharePoint 2010 Sitebeheer - dummies

Website-governance gaat over de mensen, het beleid en de processen die uw site vormen. En uw beheer helpt u erachter te komen hoe u alle SharePoint 2010-functies toepast die voor u beschikbaar zijn.

Falen is geen optie

Een van Microsoft's belangrijkste SharePoint-productstuurprogramma's was het doel om meer controle en configuratie in handen te geven van de gebruikers; SharePoint is ontworpen als The Platform of the People.

En mensen zijn, zoals je waarschijnlijk hebt opgemerkt, onvoorspelbaar. Dus SharePoint + Menselijke natuur = Chaos. Vroeg of laat zal een ongecontroleerde wildgroei van sites en subsites, manieren om dingen te doen, manieren om metadata te labelen en toe te passen en manieren om documenten te beheren een zeer onhandige SharePoint-installatie opleveren.

Kies voor executive buy-in en steun

Succesvolle governanceplannen hebben meestal een voorstander van hoge zichtbaarheid om deze te ondersteunen en te communiceren. Dus zoek een executive buy-in. Je zult niet al te veel tijd moeten besteden aan leiderschap; ze hebben al geïnvesteerd in een krachtig SharePoint-platform en het ondersteunt waarschijnlijk functies die cruciaal zijn voor het succes van uw organisatie.

Lijn uitvoerende ondersteuning en schakel die ondersteuning in om de vorming en deelname aan activiteiten van het bestuurscomité te stimuleren.

Bouw een effectieve governancegroep

IT domineert doorgaans bestuurscomités; ze moeten de serverruimte beheren, omgaan met beveiligingsgroepen en nieuwe functionaliteit implementeren. Dit zijn voldoende motivatie om veel van wat ze met SharePoint doen te formaliseren. Maar een bestuurscommissie die volledig of zelfs grotendeels uit IT-middelen bestaat, zal u niet brengen waar u moet zijn.

Naast uw uitvoerende sponsor, moet uw bestuursgroep een gevarieerde mix van vertegenwoordigers van het bedrijf, vertegenwoordigers van eventuele nalevingsgebieden en mensen uit zakelijke communicatie en training vertegenwoordigen.

Zoek het juiste niveau

Probeer niet alles wat iemand met SharePoint doet te identificeren en aan te pakken; bieden vangrails om uw gebruikers te sturen in de juiste dingen om te doen of te vermijden. Die dingen verschillen per organisatie; er is geen magische lijst van wat te adresseren. (Grotere organisaties hebben doorgaans meer bestuur nodig dan kleinere organisaties.)

In de loop van de tijd zal uw bestuursgroep gebieden blootleggen die bestuurd moeten worden, en dit zal worden geholpen als u al een duidelijk proces hebt om voorstellen te doen, te evalueren en governance implementeren waar en wanneer dat nodig is.

De jouwe, de mijne, de onze: beslis wie wat bezit

Start een bestuursinspanning door na te denken over de vraag: wie kan wat doen?Wie heeft wat? U kunt bijvoorbeeld beginnen met het identificeren van wie sites van het hoogste niveau kan leveren en wie subsites kan leveren.

Als u over een globale navigatie beschikt, moet u bepalen wie er beslist wat daar naartoe gaat. Enzovoort. De who's zullen het Hows voorstellen, zodat u de volgende kunt overwegen.

(Her) bezoek beleidsregels voor sociale netwerken

Als u een beheersplan voor sociale media hebt opgesteld, is het mogelijk ontwikkeld om externe sociale netwerkhulpprogramma's te beheren; als dit het geval is, moet u dit opnieuw bezoeken in de context van SharePoint.

SharePoint 2010 brengt componenten van sociale media die in de echte wereld worden gebruikt naar de werkplek. En de mogelijkheid voor werknemers om niet alleen contact te leggen met hun collega's, maar ook een door een bedrijf gesanctioneerd hulpmiddel (SharePoint) te gebruiken om de activiteiten van collega's te volgen (via live feeds en Twitterachtige statusupdates), meningen uit te wisselen met collega's (via sociale tagging en beoordelingen) en poolinformatie (wiki's) vertegenwoordigt een significante verandering ten opzichte van externe sociale media.

Dus als u een specifiek besturingsbeleid rond sociale media heeft, kunt u dit opnieuw bekijken in de context van interne communicatie. Je zult waarschijnlijk merken dat je een hele nieuwe strategie nodig hebt.

Ontwerp en branding

Of uw SharePoint nu een intern portaal is of een openbare website, de interface moet uw bedrijfsimago weerspiegelen, een bepaald niveau van ontwerpintegriteit bieden en gebruikers een consistent navigatieschema bieden dat hen helpt hun weg vinden.

Uw beheerplan moet kijken naar het uiterlijk en het gevoel en hoe zaken als wereldwijde navigatie op uw site blijven bestaan. (Masterpagina's kunnen zeker helpen bij het definiëren van wat kan worden gewijzigd en wat niet.)

De inhoudsbeheerbits

Metagegevens, inhoudstypen en taxonomieën kunnen helpen de plaag van dubbele maar enigszins afwijkende informatie te verminderen.

Om gebruik te maken van het contentbeheer van uw SharePoint-installatie, moedigt u consistentie rond metadata aan en hoe dingen worden getagd. Inhoudstypen zijn een goede manier om ervoor te zorgen dat een kernset van tags consequent wordt toegepast op vergelijkbare inhoud, waardoor de inhoud gemakkelijker te vinden, gemakkelijker te hergebruiken en gemakkelijker te filteren is.

Identificeer dus belangrijke metadata die moeten worden geformaliseerd via inhoudstypen en toegepast op SharePoint-sites, en ontwikkel vervolgens governance eromheen.

Webonderdelen opnieuw gebruiken

Een geweldige functie van SharePoint is het feit dat iemand een echt handig webonderdeel kan maken en het vervolgens kan exporteren en importeren voor gebruik ergens anders. Veel community-webonderdelen zijn beschikbaar om te downloaden op internet. Helaas bevatten sommige webonderdelen schadelijke code die beveiligingsproblemen kan opleveren of gewoon niet werken zoals geadverteerd.

Evenzo kunnen zelfs sommige intern ontwikkelde webonderdelen problemen opleveren als ze gebruikers toestaan ​​deze te configureren.

Webonderdelen moeten worden onderworpen aan controles voordat ze worden toegevoegd aan uw SharePoint-sites. Ontwikkel governance rond hoe ze worden getest en goedgekeurd, hoe het veranderproces eruit ziet en hoe ze worden vrijgegeven en beschikbaar worden gesteld.

Houd de actualiteit bij: Web Operations Management

Web Operations Management is de verzorging en invoer van uw SharePoint-sites.Misschien vindt u het gemakkelijk om over SharePoint-sites na te denken als projecten met een gedefinieerd begin, gemiddelde en einde. Maar in werkelijkheid zijn ze meer organisch dan dat. Websites zijn levende wezens die met de tijd groeien en veranderen. Hoe meer verkeer uw site te zien krijgt, des te belangrijker het is om op de hoogte te blijven van dat onderhoud.