SharePoint 2013 voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

Door Ken Withee

Microsoft SharePoint Server 2013 biedt een web- gebaseerd platform dat uw organisatie productiever en concurrerender maakt. Met SharePoint 2013 kunt u inhoud beheren, informatie publiceren, processen volgen en uw algehele bedrijfsactiviteiten beheren. Daarnaast biedt SharePoint 2013 sociale functies zoals microblogging, feeds, vind-ik-leuks, vermeldingen en hashtags om iedereen in uw organisatie op dezelfde pagina te krijgen en effectief te communiceren.

De SharePoint 2013 Technology Mix

SharePoint 2013 is een enorm en complex product. Niet alleen is SharePoint zelf gecompliceerd, maar het is ook afhankelijk van een hele reeks andere technologieën om de magie te laten gebeuren.

De SharePoint 2013-technologiestack bestaat uit

• Computerservers: Aan de basis van elk softwaresysteem bevindt zich een fysiek apparaat dat een -server wordt genoemd. Een server is niet anders dan uw laptop, desktop of zelfs telefoon. Ze gebruiken allemaal fysieke computerchips om dingen te laten gebeuren in de digitale wereld. Een SharePoint-server is speciaal ontworpen voor zware bedrijfs-type software.

• Besturingssystemen: Een fysieke computer is niet veel meer dan een presse-papier zonder software om deze te laten functioneren. De software die is ontworpen om computers dingen te laten doen, wordt een besturingssysteem genoemd. In de Microsoft-wereld wordt het besturingssysteem dat voor servers is ontworpen, toepasselijk genoeg Windows Server genoemd.

• Databases: Er is een database geïnstalleerd op het besturingssysteem en deze is specifiek ontworpen en geoptimaliseerd voor het opslaan en manipuleren van gegevens. Het Microsoft-databaseproduct heet SQL Server. SharePoint maakt gebruik van de geavanceerde mogelijkheden van SQL Server om de functies te bieden die gebruikers nodig hebben.

• Webservers: SharePoint is software waarmee u communiceert via uw webbrowser. Een speciaal softwareproduct dat een webserver wordt genoemd, is de engine die webpagina's aan uw webbrowser levert. De Microsoft-webserver wordt Internet Information Services (IIS) genoemd.

U hebt een paar verschillende opties bij het kiezen van SharePoint 2013:

• SharePoint Foundation 2013: Standaardsamenwerking met teamsites, blogs en apps

• SharePoint Server 2013, standaardlicentie: Intranet, portals, extranetten, zoeken en Mijn site sociaal netwerk

• SharePoint Server 2013, Enterprise-licentie: Geavanceerde scenario's voor business intelligence, applicatie-integratie en Office 2013-services

• SharePoint Online: De cloudversie van SharePoint 2013, aangeboden als een op zichzelf staand product of gebundeld met Office 365, bevat een aantal verschillende pakketopties die een mix zijn van de SharePoint Foundation en SharePoint Server-functies.

Algemene SharePoint 2013-sitesjablonen

Een sitesjabloon is wat u gebruikt wanneer u een nieuwe SharePoint-site maakt. Het biedt u een startopstelling voor SharePoint. Een aantal sitesjablonen is beschikbaar in SharePoint 2013. Sitesjablonen zijn gegroepeerd in categorieën zoals Collaboration, Enterprise en Publishing.

Opmerking: Welke sitesjablonen voor u beschikbaar zijn, is afhankelijk van de SharePoint 2013-versie die u gebruikt en de functies die zijn geactiveerd. Het sjabloon voor het Business Intelligence Center is bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie.

De sitesjablonen waarmee u vertrouwd moet zijn, zijn

• Teamsite: Hiermee kunnen teams samenwerken, documenten delen en gesynchroniseerd blijven.

• Blog: Produceert een blogsite.

• Projectsite: Hiermee kunnen teams een specifiek project beheren en eraan samenwerken.

• Communitysite: Hiermee kunnen communityleden samenkomen en gemeenschappelijke interesses bespreken.

• Documentcentrum: Hiermee kunt u algemene documenten op een centrale locatie beheren.

• Records Center: beheert bedrijfsrecords.

• Business Intelligence Center: Biedt alle functionaliteit die nodig is voor Business Intelligence in SharePoint.

• Enterprise Search Center: Schakelt zoeken in en bevat een aantal pagina's met zoekresultaten voor gespecialiseerde zoekopdrachten, zoals zoeken naar mensen, gesprekken, video's en algemeen.

• Basiszoekcentrum: biedt een algemene zoekcentrumsite. De basis mist de pagina's met meerdere resultaten van het enterprise class-zoekcentrum.

• Visio Process Repository: Slaat bedrijfsprocessen op in Microsoft Office Visio-indeling.

• Publishing Site: Creëert een lege publicatiesite. Een publicatiesite wordt gebruikt om webpagina's voor massaconsumptie te publiceren.

• Publicatie-site met workflow: Biedt de mogelijkheden van de sjabloon voor publicatiesites en bevat ook goedkeuringswerkstromen.

• Enterprise Wiki: Verzamelt en slaat informatie op van een collectief van een groep.

Algemene apps in SharePoint 2013

Wanneer u een app in SharePoint 2013 maakt, kiest u het type sjabloon dat moet worden gebruikt. Wat verwarrend kan zijn, is dat apps vaak hetzelfde worden genoemd als hun sjablonen. (Bijvoorbeeld een app met de naam Documentbibliotheek op basis van de documentsjabloon van de documentbibliotheek.)

Opmerking: De apps die u beschikbaar hebt, zijn afhankelijk van de SharePoint 2013-editie die u gebruikt en de functies die zijn geactiveerd. De app Report Library is bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie.

Hierna volgen enkele veelgebruikte SharePoint 2013-apps:

• Documentbibliotheek: Documenten bewaren.

• Form Library: bevat bedrijfsformulieren. Deze bibliotheek vereist een compatibele editor zoals InfoPath.

• Wiki-paginabibliotheek: Slaat wikipagina's op.

• Afbeeldingenbibliotheek: Slaat afbeeldingen op.

• Koppelingen: Bevat HTML-koppelingen.

• Aankondigingen: Maakt en verzendt aankondigingen.

• Contacten: slaat contactpersonen op.

• Kalender: Maakt een kalender.

• Discussion Board: Hiermee kunnen gebruikers onderwerpen in een forum met threads bespreken.

• Gesponsorde links: Creëert een plaats om links naar specifieke acties op te slaan met behulp van een op visuele tegels gebaseerde lay-out.

• Taken: slaat taken op.

• Problemen bijhouden: Traceert problemen.

• Aangepaste lijst: Hiermee maakt u een lege app op basis van een lijst.

• Aangepaste lijst in gegevensbladweergave: biedt een gegevensbladweergave (vergelijkbaar met de aangepaste lijstsjabloon).

• Externe lijst: Maakt verbinding met externe gegevens.

• Enquête: Voert enquêtes uit.

• Asset-bibliotheek: Slaat siteactiva op, zoals afbeeldingen, audio- en videobestanden.

• Data Connection Library: Slaat gegevensverbindingen op.

• Rapportbibliotheek: slaat rapporten op.

• Toegang tot app: Biedt de web-app voor Office Access.

• Spreadsheet importeren: Hiermee importeert u een spreadsheet en de bijbehorende gegevens.

Algemene SharePoint 2013-webonderdelen

Webonderdelen zijn herbruikbare componenten die inhoud weergeven op webpagina's in SharePoint 2013. Webonderdelen zijn een fundamenteel onderdeel bij het maken van SharePoint-pagina's. Een aantal webonderdelen wordt rechtstreeks uit de doos met de verschillende edities van SharePoint verzonden en u kunt ook webonderdelen van derden aanschaffen.

Opmerking: Welke webonderdelen beschikbaar zijn, is afhankelijk van welke SharePoint 2013-editie u gebruikt en welke functies zijn geactiveerd. De PerformancePoint-webonderdelen zijn bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie en alleen als de PerformancePoint Services-functie is geactiveerd.

Hierna volgt een lijst met de algemene webonderdeelcategorieën:

• Apps: Elke app-instantie die u aan uw site hebt toegevoegd, heeft een bijbehorend webonderdeel. Met de webonderdelen van de app kunt u een weergave toevoegen aan de gegevens in uw app voor uw webpagina's.

• Blog: levert webonderdelen voor een blogsite.

• Bedrijfsgegevens: Een groep webonderdelen die bedrijfsinformatie weergeven, zoals status, indicatoren en andere bedrijfsgegevens. Deze groep bevat ook webonderdelen voor het insluiten van Excel- en Visio-documenten en het weergeven van gegevens uit Business Connectivity Services (BCS, een onderdeel van SharePoint waarmee u verbinding kunt maken met gegevens die buiten SharePoint zijn opgeslagen).

• Community: Een groep webonderdelen voor de communityfuncties van SharePoint, zoals lidmaatschap, deelname aan een community en informatie over de community. Daarnaast zijn er hulpprogramma's voor communitybeheerders.

• Inhoudsrollup: bevat webonderdelen die worden gebruikt voor het oprollen (aggregeren) van inhoud, zoals het oprollen van zoekresultaten, het samenstellen van projectsamenvattingen, het weergeven van tijdlijnen en het weergeven van relevante documenten van overal op de site.

• Documentsets: webonderdelen die specifiek zijn ontworpen voor het werken met documentsets.

• Filters: webonderdelen die kunnen worden gebruikt om informatie te filteren. Deze webonderdelen zijn ontworpen om te worden verbonden met andere webonderdelen om een ​​nuttig filtermechanisme te bieden. U hebt bijvoorbeeld een lijst met inhoud en wilt dat gebruikers kunnen filteren op basis van bepaalde criteria. U zou deze webonderdelen kunnen gebruiken om het filtermechanisme te bieden.

• Formulieren: webonderdelen waarmee u HTML- of InfoPath-formulieren op een pagina kunt insluiten.

• Media en inhoud: webonderdelen die media weergeven, zoals afbeeldingen, video's en pagina's. Daarnaast is er ook een webonderdeel voor het weergeven van Silverlight-toepassingen.

• PerformancePoint: webonderdelen die speciaal zijn ontworpen voor PerformancePoint-services.

• Project-webtoepassing: webonderdelen die specifiek zijn ontworpen voor Project Server. Deze webonderdelen bevatten functionaliteit voor het weergeven van informatie over een project, zoals problemen, taken, urenstaten en status.

• Zoeken: biedt webonderdelen voor zoekfunctionaliteit, zoals het zoekvak voor het invoeren van een query, zoekresultaten en verfijning van resultaten.

• Zoekgedreven inhoud: biedt webonderdelen die inhoud weergeven op basis van zoekopdrachten. Bijvoorbeeld webonderdelen die items tonen die overeenkomen met een bepaald label, pagina's op basis van een zoekopdracht en recentelijk gewijzigde items.

• Sociale samenwerking: Webonderdelen die zijn ontworpen voor de sociale componenten van SharePoint, zoals gebruikerscontactdetails, gedeeld notitiebord, tag clouds en gebruikerstaken.

Paginatypen SharePoint 2013

Een webpagina is een document dat wordt weergegeven in uw webbrowser. Het enige verschil tussen een webpagina en een gewoon tekstdocument is dat een webpagina een speciale opmaak heeft die de webbrowser vertelt hoe deze moet worden weergegeven. SharePoint neemt de details van de speciale opmaak en gooit deze achter de schermen. Wat overblijft, is een paar verschillende soorten pagina's die u kunt toevoegen aan uw SharePoint-sites:

• Wiki-pagina: Ook bekend als een inhoudspagina . U kunt inhoud aan wikipagina's toevoegen door tekst te typen en op te maken. Bovendien kunt u afbeeldingen en webonderdelen invoegen. Het toevoegen van inhoud aan een wiki-pagina lijkt veel op werken met Microsoft Word, omdat alle mogelijkheden voor het formatteren van de inhoud bovenaan de pagina in het lint staan. En zoals de naam al aangeeft, verwerkt een wiki-pagina alle wiki-opdrachten, zoals de [en] karakters.

• Webonderdeelpagina: Een pagina met webonderdelen is specifiek ontworpen voor webonderdelen. Een pagina met een webonderdeel bevat zones met webonderdelen waar u webonderdelen kunt toevoegen. Met behulp van een pagina met een webonderdeel kunt u webonderdelen tussen zones slepen en ze met elkaar verbinden. U kunt kiezen uit meerdere zoneverdelingen voor webonderdelen wanneer u een pagina met een webonderdeel maakt.

• Publicatiepagina: De publicatiepagina wordt gebruikt wanneer u een scheiding moet maken tussen het publiceren van inhoud en de lay-out van de inhoud op de pagina. Op een publicatiepagina kunt u een standaard pagina-indeling maken en vervolgens meerdere gebruikers toegang geven tot inhoud met behulp van de paginalay-out. Hierdoor kunnen gebruikers die bekend zijn met hun inhoud, maar niet met SharePoint-lay-outs, publiceren naar de site terwijl ze toch een consistent uiterlijk behouden.