SharePoint 2016 voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

te krijgen. Door Ken Withee, Rosemarie Withee

Microsoft SharePoint Server 2016 biedt een web- gebaseerd platform dat uw organisatie kan gebruiken om productiever en concurrerender te zijn. Met SharePoint 2016 kunt u inhoud beheren, informatie publiceren, processen volgen en uw algemene bedrijfsactiviteiten beheren. Daarnaast biedt SharePoint 2016 sociale functies zoals microblogging, feeds, vind-ik-leuks, vermeldingen en hash-tags om iedereen in uw organisatie op dezelfde pagina te krijgen en effectief te communiceren.

De SharePoint 2016-technologiemix

SharePoint 2016 is een enorm en complex product. SharePoint is niet alleen ingewikkeld, maar het is ook afhankelijk van een hele reeks andere technologieën om de magie te laten gebeuren.

De SharePoint 2016-technologiestack bestaat uit:

• Computerservers: Aan de basis van elk softwaresysteem bevindt zich een fysiek apparaat dat een server wordt genoemd. Een server is niet anders dan uw laptop, desktop of zelfs telefoon. Ze gebruiken allemaal fysieke computerchips om dingen te laten gebeuren in de digitale wereld. Een server is speciaal ontworpen voor zware software van het type onderneming.
• Besturingssystemen: Een fysieke computer is niet veel meer dan een papiergewicht of deurstop zonder software om deze te laten werken. De software die is ontworpen om computers dingen te laten doen, wordt een besturingssysteem genoemd. In de Microsoft-wereld wordt het besturingssysteem dat voor servers is bedoeld, toepasselijk genoeg Windows Server genoemd.
• Databases: Er is een database geïnstalleerd op het besturingssysteem en deze is specifiek ontworpen en geoptimaliseerd voor het opslaan en manipuleren van gegevens. Het Microsoft-databaseproduct heet SQL Server. SharePoint maakt gebruik van de geavanceerde mogelijkheden van SQL Server om de functies te bieden die in het boek worden onderzocht.
• Webservers: SharePoint is software waarmee u communiceert via uw webbrowser. Een speciaal softwareproduct, een webserver genaamd, is de engine die webpagina's aan uw webbrowser levert. De Microsoft-webserver wordt Internet Information Services (IIS) genoemd.

Het kost deze hele stapel technologie om SharePoint mogelijk te maken. Je zou zelfs kunnen zeggen dat het een softwaredorp kost. Wanneer deze stapel software aanwezig is, kan uw IT-team SharePoint installeren. Wanneer uw IT-team SharePoint op uw lokale locatie installeert, wordt dit SharePoint On Premise genoemd. Wanneer u SharePoint als een service van Microsoft koopt en deze via internet opent, wordt dit SharePoint Online genoemd.Met SharePoint Online wordt de softwarestack geïnstalleerd in de datacenters van Microsoft en ze nemen zaken als installeren, beheren, back-uppen en beveiligen van alles.

Door Microsoft de SharePoint-infrastructuur te bieden, kan uw organisatie zich richten op uw bedrijf. U kunt zich met name richten op het gebruik van SharePoint om uw bedrijfswaarde te vergroten in plaats van u zorgen te maken over de knipperende lampjes van de servers en de complexiteit van alle software die de stapel vormt.

U hebt een paar verschillende opties bij het kiezen van SharePoint 2016. Deze opties omvatten:

• SharePoint Server 2016, standaardlicentie: intranet, portals, extranetten, zoeken en het sociale netwerk van mijn site.
• SharePoint Server 2016, Enterprise-licentie: Geavanceerde scenario's voor business intelligence, applicatie-integratie en Office 2016-services.
• SharePoint Online: De cloudversie van SharePoint. Aangeboden als een op zichzelf staand product of gebundeld met Office 365. SharePoint Online bevat een aantal verschillende pakketopties, die een mix zijn van de SharePoint Server-functies. Vanaf nu voegt Microsoft de nieuwste en beste nieuwe functies toe aan SharePoint Online. Op een bepaald moment in de toekomst (misschien SharePoint 2019?), Zullen ze al dat werk met SharePoint Online doen en een nieuwe On-Premises-versie van SharePoint maken. Als u bij de nieuwste en beste wilt blijven, is SharePoint Online uw beste optie.

Algemene sitesjablonen in SharePoint 2016

Een sitesjabloon is wat u gebruikt wanneer u een nieuwe SharePoint-site maakt. Een sitesjabloon biedt u alleen een beginopstelling voor SharePoint. Als u bijvoorbeeld een Teamsitesjabloon kiest, bevat de site die u maakt SharePoint-componenten die zijn ontworpen voor een team. Dingen zoals een Documenten-app, Agenda-app, Taken-app en tijdlijnvisualisatie.

Er zijn een aantal sitesjablonen beschikbaar in SharePoint 2016. Sitesjablonen zijn gegroepeerd in categorieën zoals Samenwerking, Enterprise en Publicatie.

Welke sitesjablonen beschikbaar zijn, is afhankelijk van de SharePoint-versie die u gebruikt en van de functies die u hebt geactiveerd. De sjabloon voor het Business Intelligence Center is bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie. En de publicatiesites zijn alleen beschikbaar wanneer de SharePoint Server-publicatie-infrastructuur is geactiveerd.

De sitesjablonen waarmee u vertrouwd moet zijn, zijn onder meer: ​​

• Teamsite: Een sjabloon ontworpen voor teams om samen te werken, documenten te delen en gesynchroniseerd te blijven.
• Blog: Een sjabloon dat een blogsite produceert.
• Projectsite: Een sjabloon waarmee een site wordt gemaakt voor het beheren en samenwerken aan een specifiek project.
• Communitysite: Een sjabloon die is ontworpen om een ​​site te maken waarmee communityleden samenkomen en gemeenschappelijke interesses bespreken.
• Documentcentrum: Een sjabloon die is ontworpen voor het beheren van algemene documenten op een centrale locatie
• Records Center: Een sjabloon waarmee een site wordt gemaakt om bedrijfsrecords te beheren.
• Business Intelligence Center: Een sjabloon met alle functionaliteit die vereist is voor Business Intelligence in SharePoint.
• Enterprise Search Center: Een sjabloon dat wordt gebruikt om een ​​site te maken voor zoeken. Bevat een aantal pagina's met zoekresultaten voor gespecialiseerde zoekopdrachten zoals zoeken in mensen, gesprekken, video's en algemeen.
• Basiszoekcentrum: Een sjabloon dat is gebruikt om een ​​algemene zoekcentrumsite te maken. De basis mist de pagina's met meerdere resultaten van het enterprise class-zoekcentrum.
• Visio Process Repository: Een sjabloon die u kunt kiezen bij het maken van een site voor het opslaan van bedrijfsprocessen in Microsoft Office Visio-indeling.
• Publicatie-site: Een sjabloon waarmee een lege publicatiesite wordt gemaakt. Een publicatiesite wordt gebruikt om webpagina's voor massaconsumptie te publiceren.
• Publicatie-site met workflow: Een sjabloon die de mogelijkheden van de sjabloon voor de uitgeverssite biedt en ook goedkeuringswerkstromen bevat.
• Enterprise Wiki: Een sjabloon voor het maken van een site voor het vastleggen en opslaan van informatie van een groepscollectief.

Algemene apps in SharePoint 2016

Een app is een component in SharePoint die enige plicht heeft. Er kan een app worden gemaakt om boekhoudingsdocumenten op te slaan of klantcontacten bij te houden. Als u bekend bent met het idee van lijsten en bibliotheken, dan bent u bekend met apps.

Wanneer u een app maakt, kiest u het type sjabloon dat moet worden gebruikt. Er zijn sjablonen voor zaken als bibliotheken, lijsten, kalenders, taken en discussieborden. Wanneer u een app aan uw site toevoegt, geeft u deze een naam. U kunt bijvoorbeeld een Agenda-app toevoegen en dit Bedrijfsvakanties noemen.

Wat verwarrend kan zijn, is dat apps vaak hetzelfde worden genoemd als hun sjablonen. Als u bijvoorbeeld een site gebruikt met een app met de naam Documentbibliotheek op basis van de app-sjabloon voor de documentbibliotheek, is het begrijpen van apps erg verwarrend. Als u uw eigen app maakt met de naam Mijn documenten-app en vervolgens de sjabloon Documentbibliotheek kiest, zijn de verschillen gemakkelijk te herkennen. U kunt zien dat u een app Mijn documenten 1, Mijn documenten App 2 en Mijn documenten App 3 kunt maken, die allemaal dezelfde sjabloon kunnen gebruiken: Documentbibliotheek.

Welke apps beschikbaar zijn, is afhankelijk van de SharePoint 2016-versie die u gebruikt en van de functies die u hebt geactiveerd. De app Report Library is bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie.

Hieronder volgen algemene apps waarvan u op de hoogte moet zijn.

• Documentbibliotheek: Gebruikt om apps te maken die documenten bevatten.
• Form Library: Creëert een app die bedrijfsformulieren bevat. Deze bibliotheek vereist een compatibele editor zoals InfoPath.
• Wiki-paginabibliotheek: Wordt gebruikt om apps te maken die wikipagina's opslaan.
• Afbeeldingenbibliotheek: Met deze sjabloon maakt u apps om afbeeldingen op te slaan.
• Koppelingen: Creëert een app die HTML-koppelingen bevat.
• Aankondigingen: Resultaten in een app die kan worden gebruikt voor aankondigingen.
• Contacten: Maakt een app om contacten op te slaan.
• Agenda: Een sjabloon voor het maken van agenda-apps.
• Discussion Board: Creëert een app waarin gebruikers onderwerpen in een threaded forum kunnen bespreken.
• Gesponsorde links: Een app-sjabloon die een plaats creëert om koppelingen naar specifieke acties op te slaan met behulp van een visuele tile-gebaseerde lay-out. Wanneer u een nieuwe Teamsite maakt, bevat deze een app die is gebaseerd op de sjabloon met gesponsorde links. Wanneer u de muis over een tegel beweegt, verschijnt er informatie om te beschrijven wat er zal gebeuren wanneer op de koppeling wordt geklikt.
• Taken: Een sjabloon dat wordt gebruikt om apps te maken voor het opslaan van taken.
• Probleemtracking: Wordt gebruikt om een ​​app te maken om problemen op te sporen.
• Aangepaste lijst: Een sjabloon waarmee een lege app wordt gemaakt op basis van een lijst.
• Aangepaste lijst in gegevensbladweergave: Deze sjabloon lijkt op de aangepaste lijstsjabloon, maar biedt standaard een gegevensbladweergave.
• Externe lijst: Wordt gebruikt om een ​​app te maken die verbinding maakt met externe gegevens.
• Enquête: Creëert een app die wordt gebruikt om enquêtes uit te voeren.
• Asset-bibliotheek: Een sjabloon dat wordt gebruikt om een ​​app te maken waarin siteactiva worden opgeslagen, zoals afbeeldingen, audio- en videobestanden.
• Data Connection Library: Creëert een app die gegevensverbindingen opslaat.
• Rapportbibliotheek: Wordt gebruikt om een ​​app te maken voor het opslaan van rapporten.
• App openen: Een sjabloon dat wordt gebruikt om een ​​app te maken die de op Office Access web gebaseerde app is.
• Spreadsheet importeren: Een sjabloon dat wordt gebruikt om een ​​spreadsheet te importeren. Het resultaat is een app die de gegevens in de spreadsheet bevat. Het equivalent zou handmatig kunnen worden gedaan door de app te maken met behulp van de aangepaste lijstsjabloon, alle kolommen in de spreadsheet toe te voegen en vervolgens alle gegevens in te voeren.

Algemene webonderdelen in SharePoint 2016

Webonderdelen zijn herbruikbare componenten die inhoud weergeven op webpagina's in SharePoint 2016. Webonderdelen zijn een fundamenteel onderdeel bij het maken van SharePoint-pagina's. Er zijn een aantal webonderdelen die direct uit de doos worden verzonden met de verschillende edities van SharePoint en u kunt ook webonderdelen van derden aanschaffen die rechtstreeks in uw SharePoint-omgeving kunnen worden ingevoegd.

Welke webonderdelen beschikbaar zijn, is afhankelijk van de SharePoint 2016-versie die u gebruikt en van de functies die u hebt geactiveerd. De PerformancePoint-webonderdelen zijn bijvoorbeeld alleen beschikbaar met de Enterprise-licentie en wanneer de PerformancePoint Services-functie is geactiveerd. En de webonderdelen Web Web App zijn alleen beschikbaar wanneer u Project Server hebt geïnstalleerd.

Hierna volgt een lijst met de algemene categorieën van webonderdelen waarmee u bekend moet zijn:

• Apps: Elke app-instantie die u aan uw site hebt toegevoegd, heeft een bijbehorend webonderdeel. Met de webonderdelen van de app kunt u een weergave toevoegen aan de gegevens in uw app op uw webpagina's.
• Blog: levert webonderdelen voor een blogsite.
• Bedrijfsgegevens: Een groep webonderdelen die is ontworpen om bedrijfsinformatie weer te geven, zoals status, indicatoren en andere bedrijfsgegevens. Deze groep omvat ook webonderdelen voor het insluiten van Excel- en Visio-documenten en voor het weergeven van gegevens uit Business Connectivity Services (BCS).BCS is een onderdeel van SharePoint waarmee u verbinding kunt maken met gegevens die buiten SharePoint zijn opgeslagen.
• Community: De communitygroep bevat webonderdelen voor de communityfuncties van SharePoint. Dit omvat zaken als lidmaatschap, lid worden van een community en informatie over de community. Daarnaast zijn er hulpprogramma's voor communitybeheerders.
• Inhoudsrollup: Bevat webonderdelen die worden gebruikt om inhoud samen te voegen (samen te voegen). Er zijn webonderdelen voor het oprollen van zoekresultaten, het leveren van projectsamenvattingen, het weergeven van tijdlijnen en het tonen van relevante documenten van overal op de site.
• Documentsets: webonderdelen die specifiek zijn ontworpen voor het werken met documentsets.
• Filters: webonderdelen die kunnen worden gebruikt om informatie te filteren. Deze webonderdelen zijn ontworpen om te worden verbonden met andere webonderdelen om een ​​nuttig filtermechanisme te bieden. U hebt bijvoorbeeld een lijst met inhoud en wilt dat gebruikers kunnen filteren op basis van bepaalde criteria. U zou deze webonderdelen kunnen gebruiken om het filtermechanisme te bieden.
• Formulieren: webonderdelen waarmee u HTML- of InfoPath-formulieren op een pagina kunt insluiten.
• Media en inhoud: Deze categorie biedt webonderdelen die media zoals afbeeldingen, video's en pagina's weergeven. Daarnaast is er ook een webonderdeel voor het weergeven van Silverlight-toepassingen.
• PerformancePoint: webonderdelen die speciaal zijn ontworpen voor PerformancePoint-services.
• Project-webtoepassing: webonderdelen die specifiek zijn ontworpen voor Project Server. Deze webonderdelen bevatten functionaliteit voor het weergeven van informatie over een project, zoals problemen, taken, urenstaten en status.
• Zoeken: biedt webonderdelen voor zoekfunctionaliteit, zoals het zoekvak voor het invoeren van een query, zoekresultaten en verfijning van resultaten.
• Zoekgedreven inhoud: biedt webonderdelen die inhoud weergeven op basis van zoekopdrachten. Er zijn bijvoorbeeld webonderdelen om items weer te geven die overeenkomen met een bepaald label, pagina's op basis van een zoekopdracht en recentelijk gewijzigde items.
• Sociale samenwerking: Deze categorie bevat webonderdelen die zijn ontworpen voor de sociale componenten van SharePoint, zoals gebruikerscontactdetails, gedeeld notitiebord, tag clouds en gebruikerstaken.

Paginasoorten SharePoint 2016

Er zijn een paar dingen die u moet weten over de paginatypes van SharePoint 2016. Een webpagina is een document dat wordt weergegeven in uw webbrowser. Het enige verschil tussen een webpagina en een gewoon tekstdocument is dat een webpagina een speciale opmaak heeft die de webbrowser vertelt hoe deze moet worden weergegeven.

SharePoint neemt de details van de speciale opmaak en gooit deze achter de schermen. Wat overblijft, is een paar verschillende typen pagina's die u kunt toevoegen aan uw SharePoint-sites.

Deze omvatten:

• Wiki-pagina: Een wiki-pagina is ook bekend als een inhoudspagina. U kunt er inhoud aan toevoegen door tekst te typen en op te maken. Bovendien kunt u afbeeldingen en webonderdelen invoegen. Het toevoegen van inhoud aan een wikipagina lijkt veel op werken met Office Word, omdat alle mogelijkheden voor het formatteren van de inhoud zich bovenaan de pagina in het lint bevinden.En zoals de naam al aangeeft, verwerkt een wiki-pagina alle wiki-opdrachten zoals de [en] karakters.
• Webonderdeelpagina: Een pagina met webonderdelen is specifiek ontworpen voor webonderdelen. Een pagina met een webonderdeel bevat zones met webonderdelen waar u webonderdelen kunt toevoegen. Met behulp van een pagina met een webonderdeel kunt u webonderdelen tussen zones slepen en ze met elkaar verbinden. Er zijn meerdere zoneverdelingen voor webonderdelen waaruit u kunt kiezen bij het maken van een pagina met webonderdelen.
• Publicatiepagina: De publicatiepagina wordt gebruikt wanneer u een scheiding moet maken tussen het publiceren van inhoud en de lay-out van de inhoud op de pagina. Op een publicatiepagina kunt u een standaard pagina-indeling maken en vervolgens meerdere gebruikers toegang geven tot inhoud met behulp van de pagina-indeling. Hiermee kunt u gebruikers vertrouwd maken met hun inhoud, maar niet met SharePoint-lay-outs, publiceren naar de site terwijl ze toch het uiterlijk behouden.