SharePoint Online inhoud en inhoudstypen - dummies

Een van de vele coole functies die SharePoint Online biedt, is de mogelijkheid voor gebruikers om niet alleen documenten te uploaden, maar ook om een ​​nieuw Word-document te maken, rechtstreeks vanuit het document bibliotheek door te klikken op Documenten in de bibliotheektools op het lint en vervolgens op Nieuw te klikken. Deze actie opent een nieuw leeg document in Microsoft Word dat online wordt opgeslagen nadat u het een bestandsnaam hebt gegeven.

Wat de meeste nieuwe SharePoint-gebruikers niet weten, is dat u een koppeling naar een document in een andere bibliotheek daadwerkelijk kunt "uploaden" of nieuwe Microsoft Office-documenten kunt maken, behalve Word. In het geval van het eerste elimineert dit dubbele documenten die een nachtmerrie zouden kunnen worden om te synchroniseren. Voor de laatste stroomlijnt het het creëren van op formulieren gebaseerde documenten.

Een koppeling uploaden in plaats van een bestand wordt mogelijk gemaakt door de functies van SharePoint-inhoud en inhoudstypes. Denk aan inhoud als het Word-document dat u hebt geüpload of het nieuwe bestand dat u hebt gemaakt in de documentbibliotheek. De manier waarop u de instellingen voor uw documenten hebt gedefinieerd, is het inhoudstype.

Eén versie van een document bewaren op meerdere SharePoint Online-sites

U beheert twee afzonderlijke SharePoint-sites en u hebt een document dat u wilt delen tussen de twee sites. Als u twee documenten maakt om er voor elke site een te uploaden, moet u twee documenten bijwerken wanneer er iets verandert. Om extra werk te vermijden, kunt u één document op één site uploaden en een link naar het document uploaden op de andere site. Hiertoe gaat u als volgt te werk:

1. Klik in de documentbibliotheek waar u de koppeling aan wilt toevoegen op het tabblad Bibliotheek in het menu Bibliotheek-tools op het lint.

2. Klik op Bibliotheekinstellingen op het lint.

3. Klik onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.

4. Selecteer onder Allow Management van inhoudstypen Ja. Scroll naar beneden en klik op OK.

5. Onder inhoudstypen ziet u dat het document al wordt vermeld als het standaard inhoudstype.

6. Klik op de koppeling Toevoegen van bestaande sitecategorieën onder het documentinhoudstype.

7. Selecteer op de pagina Typen inhoud toevoegen de optie Koppelen aan een document onder het veld Beschikbare sitecontenttypen:

8. Klik in het midden op de knop Toevoegen om het geselecteerde inhoudstype toe te voegen aan het vak Inhoudstypen om toe te voegen: rechts.

9. Klik op OK.

   U gaat terug naar de instellingenpagina Documentbibliotheek.

Nu links als inhoudstype zijn toegevoegd, laten we het in actie zien. Sluit de bibliotheekinstellingenweergave en ga terug naar uw documentbibliotheek. Hiertoe gaat u als volgt te werk:

1. Klik op het tabblad Document in het menu Bibliotheek-tools op het lint.

2. Klik op het pictogram Nieuw document om de beschikbare inhoudstypen weer te geven. Selecteer Link naar een document.

3. Voer in het venster Nieuwe koppeling naar een document de documentnaam en de URL in.

4. Klik op OK.

   U wordt teruggebracht naar uw documentbibliotheek.

Viola! Nu kunt u de koppeling zien als een echt document in de bibliotheek. Wanneer u het originele bestand bijwerkt, opent de koppeling altijd de laatste versie van het bestand waaraan het is gekoppeld.

Een Excel-sjabloon toevoegen in het SharePoint Online-inhoudstype

U wilt niet alleen Word-documenten uit uw bibliotheek, maar ook Excel-bestanden kunnen maken. Het Excel-bestand dat u wilt gebruiken wanneer u nieuwe Excel-bestanden maakt, is een formuliersjabloon voor een factuur die u hebt gemaakt. Om dit te bereiken, moet u eerst uw factuurtemplate toevoegen als een nieuw inhoudstype in de siteverzameling.

De tweede stap is om dit nieuwe inhoudstype aan uw documentbibliotheek toe te voegen volgens de stappen 1 tot en met 9 in het voorgaande gedeelte, maar de koppeling naar een document te vervangen door de nieuwe Excel-formuliersjabloon.

Volg deze stappen om uw factuursjabloon toe te voegen als een nieuw inhoudstype in de siteverzameling:

1. Ga op de bovenliggende site naar Siteacties → Site-instellingen.

2. Klik onder Gallerijen op Inhoudstypen van site en klik op Maken.

3. Geef het een naam (Factuursjabloon), voer indien nodig een beschrijving in en selecteer Documentcontenttype onder Selecteer bovenliggende inhoudstype uit.

4. Selecteer Document onder Bovenliggend inhoudstype en kies uit een van de bestaande groepen of maak een nieuwe groep voor uw nieuwe inhoudstype en klik vervolgens op OK.

5. Klik op Geavanceerd onder Instellingen, selecteer Een nieuwe documentsjabloon uploaden, blader naar uw sjabloon en klik vervolgens op OK.

Uw nieuwe sjabloon wordt nu als een optie weergegeven wanneer u nieuwe documenten in uw documentbibliotheek maakt.