Met behulp van geavanceerde app-instellingen in SharePoint 2016 - dummies

SharePoint 2016 biedt u veel geweldige functionaliteit met geavanceerde app-instellingen. Geavanceerde instellingen omvatten veel krachtige configuratie-opties voor Bibliotheek- en Lijst-apps:

• Inhoudstypen: Hiermee kunt u inhoudstypen toevoegen en verwijderen die aan de app zijn gekoppeld.
• Documentsjabloon (alleen bibliotheek-app): Hiermee kunt u de standaardsjabloon opgeven, zoals een sjabloon voor Word, Excel of PowerPoint, die wordt gebruikt wanneer iemand op de knop Nieuw klikt om een ​​nieuw document te maken.

U kunt documentsjablonen ook koppelen aan inhoudstypen, zodat u meerdere inhoudstypen met een bibliotheek kunt gebruiken om meerdere documentsjablonen te koppelen. Klinkt verwarrend, maar in een notendop: met meerdere documenttypen en sjablonen hebt u meerdere opties voor het maken van een document wanneer u op de knop Nieuw klikt. U hebt bijvoorbeeld een Word-sjabloon voor uitgaven en een Word-sjabloon voor vakantieaanvragen. Deze kunnen allebei worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst Nieuw met behulp van inhoudstypen.

• Documenten openen in de browser (alleen bibliotheek-app): Hiermee kunt u het gedrag van de browser bepalen wanneer iemand op een document klikt om het te openen. Als u de Office-webapps niet wilt gebruiken, schakelt u het openen van documenten in de browser uit. Hierdoor kunnen gebruikers indien nodig ook directe links naar de documenten verzenden.
• Aangepast verzenden naar bestemming (alleen bibliotheek-app): Dit is een geweldige optie waarmee u uw eigen webadres kunt toevoegen aan het menu Verzenden naar in het menu Bewerken van een document. Uw SharePoint-beheerder kan ook globale adressen toevoegen die in het menu Verzenden naar in elke documentbibliotheek verschijnen. Met de opdracht Verzenden naar wordt een kopie van uw bestand naar een andere locatie verzonden, zoals een andere teamsite waar u het document wilt delen.
• Mappen: Geeft aan of gebruikers nieuwe mappen kunnen maken in de Bibliotheek-app. Je kunt deze optie uitschakelen zodat mensen niet gek worden. U kunt de optie altijd inschakelen, zodat u wanneer nodig mappen kunt maken en deze vervolgens kunt uitschakelen.
• Zoeken: Geeft aan of items in de app in de zoekresultaten moeten worden weergegeven.
• Indexering: Opties voor het indexeren van niet-standaardweergaven en het opnieuw indexeren van de documentbibliotheek. Indexering biedt extra gegevens voor zoekopdrachten, zodat het doorzoeken van de bibliotheek sneller gaat. Er is wat overhead met indexering, dus SharePoint stelt enkele opties ter beschikking om het te besturen.
• Beschikbaarheid offlineclient: Hiermee kunt u opgeven of gebruikers van desktopclientsoftware, zoals Outlook, inhoud kunnen downloaden voor offline weergave.
• Site Assets-bibliotheek (alleen bibliotheek-app): Hiermee kunt u de Bibliotheek-app aanwijzen als een Site Assets-bibliotheek, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om naar de Bibliotheek-app te bladeren om multimediabestanden te vinden.
• Snel bewerken: Hiermee kunt u opgeven of Quick Edit in deze bibliotheek kan worden gebruikt. Met Snel bewerken kunnen gebruikers de weergave in een raster openen en bewerken metagegevens on the fly. Dit lijkt veel op het bewerken van de metadata (gegevens over de documenten in de bibliotheek) in een Excel-interface.
• Dialogen: Standaard starten lijst- en bibliotheekformulieren in een dialoogvenster. Met deze optie kunt u opgeven dat formulieren in het browservenster moeten worden geopend als een pagina in plaats van als een dialoogvenster.

Bovendien bevatten de geavanceerde instellingen van Lijst-app machtigingen op itemniveau en bijlagen.

Volg deze stappen om geavanceerde instellingen toe te passen of aan te passen:

1. Klik op de koppeling Geavanceerde instellingen op de pagina Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

   De pagina Geavanceerde instellingen wordt weergegeven.

   

   Geavanceerde instellingen configureren.

2. Kies of u het beheer van inhoudstypen wilt inschakelen door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren.

   Als u Ja selecteert, bevat uw instellingen voor Bibliotheekinstellingen of Lijst App-instellingen na het toepassen een nieuw gedeelte voor Inhoudstypen. De standaardinstelling is Nee.

3. Wijzig de documentsjabloon (alleen bibliotheek-app) door een sjabloon-URL op te geven in het tekstvak Sjabloon-URL.

   Bibliotheek-apps hebben een standaardsjabloon voor nieuwe documenten. Vergeet niet dat u een nieuw document in een Bibliotheek-app kunt maken en documenten kunt uploaden die eerder zijn gemaakt. De documentsjabloon voor een Documentbibliotheek-app is bijvoorbeeld de standaardsjabloon voor Word. U kunt dit wijzigen in een Excel- of PowerPoint-sjabloon. U kunt dit ook wijzigen in een aangepaste sjabloon die u in een van deze toepassingen hebt gemaakt.

   Als u werkt met inhoudstypen, kunt u een andere sjabloon inschakelen voor elk documenttype. Uw bibliotheek kan bijvoorbeeld contracten bevatten en heeft drie inhoudstypen voor verschillende contracten, allemaal met een andere sjabloon beschikbaar op de knop Nieuw.

   Als u kiest voor een andere documentsjabloon, uploadt u de sjabloon naar de map Forms in de Documentenbibliotheek-app en wijzigt u de sjabloon-URL in het gedeelte Documentsjabloon van de pagina Geavanceerde instellingen.

4. Kies wanneer u documenten in de browser (alleen de bibliotheek-app), de clienttoepassing of als de standaard van de server wilt openen door een keuzerondje te selecteren in het gedeelte Openingsdocumenten in de browser.

   Als de clienttoepassing niet beschikbaar is, wordt het document geopend in de browser.

5. Voeg een aangepaste verzending naar bestemming toe (alleen bibliotheek-app) door de naam in te voeren die moet worden weergegeven in het menu Verzenden naar en de URL-bestemming.

   Net als bij Windows-opdrachten (bijvoorbeeld Verzenden naar bureaublad), kunt u een optie maken om in het menu Bewerken te verschijnen voor documenten in deze bibliotheek-app die naar een andere SharePoint-bestemming moeten worden verzonden. Geef een korte naam op voor weergave in het contextmenu en een URL voor de bestemming in de tekstvakken Doelnaam en URL.

6. Selecteer of mappen kunnen worden gemaakt in deze app door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in het gedeelte Mappen.

   Als u Ja of Nee selecteert, bepaalt u of de opdracht Nieuwe map beschikbaar is in het menu Nieuw. De standaardinstelling is Ja.

7. Bepaal de zoekzichtbaarheid voor deze app door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in het gedeelte Zoeken.

   Als u Nee selecteert voor de zoekoptie, kunnen de items in de app niet worden weergegeven in de zoekresultaten, zelfs als de site of app is opgenomen in de zoekinstellingen. De standaardinstelling is Ja.

8. Schakel de beschikbaarheid van offline clients in door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in het gedeelte Offline Client-beschikbaarheid.

   De optie Offline-clientbeschikbaarheid bepaalt of items in de app kunnen worden gedownload naar offlineclienttoepassingen, zoals Outlook. De standaardinstelling is Ja.

9. Voeg app-locatie toe aan de Site Assets-bibliotheek (alleen bibliotheek-app) door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in het gedeelte Site Assets-bibliotheek.

   Deze nieuwe bibliotheek met sitebasets geeft aan of deze Bibliotheek-app wordt weergegeven als standaardlocatie bij het uploaden van afbeeldingen of andere bestanden naar een wiki-pagina. Dit kan met name nuttig zijn voor documentenbibliotheek-apps die afbeeldingen bevatten of een app voor afbeeldingenbibliotheek. Hierdoor blijven wiki-editors overal zoeken naar de afbeeldingen die ze zouden moeten gebruiken. De standaardinstelling is Nee.

10. Bepaal of de app kan worden bewerkt met Snel bewerken door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in het gedeelte Snel bewerken.

    Deze optie bepaalt of Quick Edit kan worden gebruikt om gegevens in bulk in deze app te bewerken. De standaardinstelling is Ja.

11. Geef aan of formulieren moeten worden gestart in een modaal dialoogvenster door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren in de sectie Dialoogvensters.

    Modale dialoogvensters worden vrij snel oud, dus u kunt vrij vaak de optie Geen selecteren in dit gedeelte.

12. Klik op OK of Annuleren.

    Als u op OK klikt, worden uw selecties toegepast.

Andere geavanceerde configuratie-instellingen die beschikbaar zijn in een Lijst-app (niet Bibliotheek-app) bevatten een Ja / Nee-optie om bijlagen toe te staan ​​voor een lijstitem (standaard is Ja) en machtigingen op itemniveau. De standaard voor machtigingen op itemniveau in een Lijst-app is voor alle leden (bijdragers) om alle items te kunnen lezen en wijzigen. U kunt deze instellingen aanpassen zodat gebruikers alleen hun eigen items kunnen lezen en / of alleen hun eigen items kunnen bewerken.