Video: How to Create and Use Surveys in SharePoint 2013 2024
Het gebied Versioning-instellingen in SharePoint 2016 enkele van de meest gewilde instellingen in elke app. De instellingen voor versiebeheer omvatten de meeste opties voor documentbeheer of contentbeheer. Uw nieuwe Mantra voor document- / inhoudsbeheer is dus goedkeuring, versiebeheer, en uitchecken. Je kunt het in je slaap zeggen. Standaard zijn Approval, Versioning of Check Out Requirement-instellingen niet ingeschakeld op een teamsite.
De reden dat versiebeheer standaard is uitgeschakeld, is dat het veel ruimte in beslag neemt in de database. Elke keer dat een nieuwe versie wordt gemaakt, groeit de database. Versleuteling is echter belangrijk voor elk echt werk, dus het is aan te bevelen om het in te schakelen.
Als u deze opties wilt inschakelen wanneer uw sites zijn geconfigureerd, kunt u overwegen om in plaats daarvan een publicatiesite te gebruiken. Voordat u deze opties selecteert, moet u ervoor zorgen dat u de bedrijfsprocessen van uw team kent. Als documenten grondig zijn doorgelicht en goedgekeurd buiten het SharePoint-proces, wilt u misschien geen goedkeuringsinstellingen of uitgeprocedeerde controles. Als uw documenten afbeeldingen zijn, kunt u wel of niet versiebeheer toepassen als de versies er niet toe doen en u niet naar een oudere versie hoeft terug te keren.
Versiebeheer kan een van de meest onbegrepen functies van SharePoint-documentbeheer zijn. Versiebeheer is een handig beveiligingsmechanisme omdat u zo nodig kunt terugkeren naar een eerdere versie van het document.
Versies in SharePoint zijn kopieën van hetzelfde document met verschillende intervallen tijdens het bewerken.
Voer de onderstaande stappen uit om de Versioning-instellingen toe te passen of te wijzigen:
Klik op de koppeling Versie-instellingen op de pagina Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.
- De secties van de versie-instellingenversie omvatten inhoudgoedkeuring, documentversiegeschiedenis, conceptitembeveiliging en Checkout vereisen (alleen bibliotheek-apps).
Vervolgens moet u kiezen of u goedkeuring van de inhoud voor ingezonden items wilt. U maakt deze selectie door te kiezen voor het keuzerondje Ja of Nee op de pagina Versies-instellingen (beschikbaar in stap 1).
- Als u Ja hebt geselecteerd als antwoord op Goedkeuring van inhoud vereisen voor ingeleverde items?, individuen met de machtigingen Machtigingen bevestigen, kunnen altijd conceptitems bekijken.
Items die nog niet zijn goedgekeurd (wat betekent dat ze conceptversies zijn) zijn niet zichtbaar voor leden van de site of bezoekers. U kunt aangeven wie u concepten wilt bekijken in het gedeelte Conceptbeveiliging.
Selecteer in het gedeelte Documentversiegeschiedenis een keuzerondje om aan te geven of geen versies moeten worden gebruikt, hoofdversies moeten worden gemaakt, hoofd- en kleine (concept) versies moeten worden gemaakt of (optioneel) om het aantal te behouden versies op te geven door een getal in te voeren.
- De standaardinstelling voor een lijst- of bibliotheek-app is Geen versie. U kunt de hoofdversies selecteren (1. 0, 2. 0., 3. 0, enzovoort) of de hoofd- en kleine versies (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, enzovoort). Als u een van de laatste twee opties selecteert, kunt u een limiet opgeven voor het aantal versies van elk type door een getal tot maximaal 10.000 in te voeren.
Kies wie conceptitems kan bekijken door een keuzerondje Conceptartikelbeveiliging in de Ontwerpartikelbeveiligingssectie.
- Dit gedeelte is uitgeschakeld, tenzij u kleine (concept) versies toestaat of goedkeuring van de inhoud van uw documenten of lijstitems vereist. Dit zijn de drie opties voor wie conceptitems kan bekijken: elke gebruiker die artikelen kan lezen, alleen gebruikers die items kunnen bewerken of alleen gebruikers die kunnen goedkeuren (en de auteur).
Bepaal of u wilt uitchecken voor gebruikers die documenten bewerken door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren.
- Hoewel het soms lastig kan zijn om uit te checken, is nog een goed veiligheidsmechanisme dat ervoor zorgt dat de andere gebruikers een document niet in het midden van de wijziging zien of tegelijkertijd meerdere gebruikers hebben die het bewerken (laatste save-wins).
Overweeg de uitgecheckte kolom aan uw weergaven toe te voegen, zodat gebruikers snel kunnen zien wie een item heeft uitgecheckt.
Klik op OK of Annuleren.
- Als u op OK klikt, worden uw versie-instellingen toegepast. Ga ze uitproberen!
Wanneer u documenten in een Bibliotheek-app bekijkt, kunt u op de ellips klikken om een contextmenu te bekijken. Met dit menu kan de editor van een document het document uitchecken / inchecken, goedkeuren, een workflow laten verlopen, enzovoort. Omdat het menu contextueel is en goedkeuring niet is ingesteld op de bibliotheek of lijst, wordt Goedkeuren niet weergegeven in het menu. Als een document is uitgecheckt, verschijnt de optie om Afmelden te verwijderen.
Het contextmenu van een document.
Vermijd frustratie door even de tijd te nemen om de instellingen en opties met uw team door te nemen. Training over deze opties voor documentbeheer is een van de belangrijkste aanbevelingen voor het succes van SharePoint-samenwerking, met name voor teams met veel leden of bijdragers.
