Versiebeheer Instellingen in SharePoint 2010 - dummies

Het gebied Versie-instellingen in SharePoint 2010 bevat waarschijnlijk enkele van de meest gewilde instellingen in elke bibliotheek of lijst. De instellingen voor versiebeheer omvatten de meeste opties voor documentbeheer of contentbeheer. Uw nieuwe Mantra voor document- / inhoudsbeheer is dus goedkeuring, versiebeheer, en uitchecken. Standaard zijn de instellingen voor Goedkeuring, Versiebeheer of Uitchecken vereist niet ingeschakeld op een teamsite.

Als u deze opties wilt inschakelen wanneer uw sites zijn geconfigureerd, overweeg dan om een ​​publicatiesite te gebruiken. Voordat u deze opties selecteert, moet u ervoor zorgen dat u de bedrijfsprocessen van uw team kent. Als documenten grondig zijn doorgelicht en goedgekeurd buiten het SharePoint-proces, wilt u misschien geen goedkeuringsinstellingen of uitgeprocedeerde controles. Als uw documenten afbeeldingen zijn, kunt u wel of niet versiebeheer toepassen als de versies er niet toe doen en u niet naar een oudere versie hoeft terug te keren.

Overweeg om meerdere documentbibliotheken te gebruiken en verschillende instellingen toe te passen op basis van behoefte. Als u bijvoorbeeld 100 documenten in een bibliotheek hebt en eigenlijk alleen versiebeheer en goedkeuring nodig hebt voor 5 van die documenten, kunnen ze misschien in een bibliotheek met extra configuratie worden geplaatst.

Versiebeheer kan een van de meest onbegrepen functies van SharePoint-documentbeheer zijn. Versiebeheer is een handig beveiligingsmechanisme omdat u zo nodig kunt terugkeren naar een vorige versie van het document.

Versies

in SharePoint zijn kopieën van hetzelfde document met verschillende intervallen tijdens het bewerken. Als u wilt dat gebruikers verschillende versies van een document bekijken, misschien om tussen de twee te kiezen, moet u een aanduiding opnemen in de naam (zoals v1. 0 in het eerdere voorbeeld) of een extra kolom met metagegevens. Voer de onderstaande stappen uit om de Versioning-instellingen toe te passen of te wijzigen:

Klik op de koppeling Versie-instellingen op de pagina Bibliotheek / Lijstinstellingen.

1. De secties van de versie-instellingenversie omvatten inhoudgoedkeuring, documentversiegeschiedenis, conceptitembeveiliging en Checkout vereisen (alleen bibliotheken).

   Kies of u itemgoedkeuring wilt toestaan ​​in het gedeelte Inhoudsgoedkeuring door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren.

2. Als u Ja hebt geselecteerd als antwoord op 'Goedkeuring van inhoud vereisen voor ingediende items', kunnen personen met de machtigingen Items goedkeuren altijd conceptitems bekijken.

   Items die nog niet zijn goedgekeurd, zijn niet zichtbaar voor leden van de site of bezoekers.U kunt aangeven wie u concepten wilt bekijken in het gedeelte Conceptbeveiliging.

   Selecteer in het gedeelte Documentversiegeschiedenis een keuzerondje om aan te geven of geen versies moeten worden gebruikt, hoofdversies moeten worden gemaakt, hoofd- en kleine (concept) versies moeten worden gemaakt en (optioneel) het aantal gewenste versies moeten worden opgegeven door de juiste vink het vakje aan en voer een nummer in.

3. De standaardinstelling voor een lijst / bibliotheek is Geen versie. U kunt hoofdversies selecteren (1. 0, 2. 0. 3. 0 enzovoort) of grote en kleine versies (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, enzovoort). Als u een van de laatste twee opties selecteert, kunt u een limiet opgeven voor het aantal versies van elk type door een getal tot maximaal 10.000 in te voeren.

   Kies wie conceptitems kan bekijken door een keuzerondje Conceptartikelbeveiliging in de Ontwerpartikelbeveiligingssectie.

4. Dit gedeelte is uitgeschakeld, tenzij u kleine (concept) versies van uw documenten of lijstitems toestaat. Dit zijn de drie opties voor wie conceptitems kan bekijken: elke gebruiker die artikelen kan lezen, alleen gebruikers die items kunnen bewerken of alleen gebruikers die kunnen goedkeuren (en de auteur).

   Bepaal of u wilt uitchecken voor gebruikers die documenten bewerken door het keuzerondje Ja of Nee te selecteren.

5. Hoewel het soms lastig kan zijn, is uitchecken een ander goed veiligheidsmechanisme dat ervoor zorgt dat de andere gebruikers een document niet tussentijds aanpassen of dat meerdere gebruikers tegelijkertijd worden bewerkt (laatste save-wins).

   Overweeg de uitgecheckte kolom aan uw weergaven toe te voegen, zodat gebruikers snel kunnen zien wie een item heeft uitgecheckt.

   Klik op OK of Annuleren.

6. Als u op OK klikt, worden uw versie-instellingen toegepast. Ga ze uitproberen!